Factuurverwerking slimmer maken met OCR: waarom het essentieel is en hoe het werkt

Het handmatig verwerken van facturen zit vol met menselijke fouten (we blijven tenslotte mensen). Daardoor kan je data onnauwkeurig worden, wat het lastig maakt om goed onderbouwde zakelijke beslissingen te nemen die groei stimuleren en ondersteunen.

Het goede nieuws: AI verandert het hele backoffice-landschap, en optical character recognition (OCR) is nog maar het begin. Dankzij kunstmatige intelligentie haalt de OCR-technologie van Payhawk in één keer alle belangrijke gegevens uit je facturen, waardoor verwerking sneller, nauwkeuriger en moeiteloos verloopt. En omdat AI de kern vormt van alles wat we bij Payhawk bouwen, is nog slimmere automatisering dichterbij dan ooit. Hier lees je hoe.

Hoe Payhawk OCR werkt bij factuurverwerking

Hoe werkt het precies? OCR-technologie verhoogt de nauwkeurigheid van factuurverwerking in verschillende formaten door gebruik te maken van machine learning-technieken die factuurdata beter analyseren en interpreteren.

Kort samengevat biedt het:

• Ondersteuning voor meerdere talen. Onze OCR-technologie kan facturen lezen in meer dan 65 talen, waaronder talen met het Cyrillische alfabet. Zo kun je moeiteloos facturen verwerken van al je entiteiten zonder ze eerst te hoeven vertalen.
• AI-gestuurde data-extractie. Onze AI-ondersteunde OCR leest en haalt automatisch alle factuur- en leveranciersgegevens op, wat zorgt voor volledig geautomatiseerde categorisatie tot aan het laatste aangepaste veld. Dit vereist geen handmatig werk en voorkomt dat je ooit nog een dubbele factuur verwerkt.
• Eenvoudige drag-and-drop-upload. Sleep facturen eenvoudig naar het Payhawk-platform of gebruik een slimme, speciale mailbox om facturen rechtstreeks vanuit e-mails te verzamelen. Nog meer tijd besparen? Gebruik dan de bulk-uploadfunctie.
• Machine learning-algoritmes. Payhawk OCR gebruikt machine learning om factuurgegevens automatisch in te vullen op basis van eerdere invoer en andere regels. Het systeem leert voortdurend van elke interactie, waardoor de nauwkeurigheid steeds beter wordt.
• Automatische categorisatie. De technologie onderscheidt automatisch facturen van bonnetjes en categoriseert ze correct. Hierdoor vervalt handmatig sorteren en komen documenten vanaf het begin op de juiste plek terecht.
• Dynamische data-automatisering. Naast het scheiden van facturen en bonnetjes past onze AI veldregels toe die jij instelt. Zie het als automatische gegevensautomatisering: je kunt categorieën definiëren op basis van leveranciers, zodat uitgaven van bijvoorbeeld Apple altijd als CapEx worden voorgesteld. Stel het één keer in en alle nieuwe documenten volgen automatisch dezelfde logica.

Het proces van data-extractie

Het uitlezen van factuurgegevens verloopt in vijf stappen:

1. Documentopname: Gebruikers kunnen documenten uploaden via de Payhawk mobiele app (door een foto te maken met onze AI-camera) of ze e-mailen naar een speciale slimme mailbox voor bonnetjes.
2. Tekstherkenning: OCR zet de afbeelding of gescande factuur om in machineleesbare tekst.
3. Data-extractie uit facturen: Het systeem identificeert en haalt de volgende kerngegevens op:
   • Naam leverancier
   • Datum
   • Vervaldatum
   • Land
   • Btw-nummer
   • Bedrag
   • Btw-bedrag
4. Veldinvulling: De geëxtraheerde gegevens worden automatisch ingevuld in de juiste kostenvelden.
5. Generatie van onkostendeclaraties: Het systeem maakt automatisch declaraties aan op basis van de geëxtraheerde data.

Zeven voordelen van het gebruik van Payhawk OCR voor factuurverwerking

Nog vragen over het gebruik van OCR voor je factuurverwerking? Laten we beginnen met wat het meest telt: de voordelen. Hier zijn zeven eenvoudige maar krachtige redenen om Payhawk OCR te gebruiken.

1. Gebruiksgemak

Handmatige gegevensinvoer kost tijd en energie. Met OCR gaat factuurverwerking veel sneller, wat betekent dat je betalingscycli korter worden. Bovendien kun je grotere hoeveelheden facturen moeiteloos verwerken.

Data wordt automatisch geëxtraheerd, waardoor handmatig werk overbodig wordt. Sleep je factuur eenvoudig in het platform en je bent klaar.

2. Betere datanauwkeurigheid

89% van de CFO’s neemt belangrijke beslissingen op basis van onnauwkeurige data. Met OCR wordt je data betrouwbaarder, omdat fouten door handmatige invoer worden geminimaliseerd. Geen typefouten meer, maar weloverwogen financiële beslissingen.

OCR-technologie detecteert automatisch verschillen tussen bankkosten en factuurbedragen, evenals dubbele facturen. Zo weet je zeker dat betalingen aan leveranciers correct zijn en niet dubbel worden verwerkt. Consistente data-extractie zorgt bovendien voor betrouwbare financiële rapportages.

3. Directe 2- of 3-way matching

Een van de belangrijkste voordelen van Payhawk OCR is directe 2- of 3-way matching. Inkooporders, facturen en leveringsbonnen worden automatisch vergeleken en gecontroleerd op prijs- of hoeveelheidsverschillen.

Zo voorkom je kostbare fouten, borg je nauwkeurigheid en los je afwijkingen op voordat je betalingen uitvoert.

Zoals beschreven op de Payhawk Procure-to-Pay-pagina:
“Voorkom kostbare fouten met automatische 3-way matching. Controleer de juistheid van aankopen en identificeer afwijkingen voordat betalingen aan leveranciers plaatsvinden, door inkooporders, leveringsbonnen en facturen te koppelen.”

4. Kostenbesparing

Door minder afhankelijk te zijn van handmatige processen, verlaag je personeelskosten. De tijd die je team eerder besteedde aan het handmatig verwerken van facturen, kan nu worden gebruikt voor forecasting of budgetplanning.

Daarnaast kun je boetes voor te late betalingen vermijden en profiteren van kortingen voor vroege betaling, omdat OCR-data sneller bij de goedkeuring belandt en betalingen op tijd kunnen worden gepland.

5. Betere data-toegankelijkheid

Zodra je facturen met OCR hebt verwerkt, zijn ze doorzoekbaar en direct beschikbaar voor iedereen in de organisatie. Zo kun je snel rapportages maken, uitgavenpatronen analyseren en leveranciersprestaties volgen.

Dit helpt je om je inkoopproces te stroomlijnen en aankoopstrategieën te optimaliseren. OCR maakt efficiënter werken en datagedreven beslissingen mogelijk.

6. Betere compliance en archivering

Door facturen digitaal vast te leggen, creëer je een duidelijke audittrail. Dit verkleint de kans op fraude en zorgt dat je voldoet aan belasting- en rapportageverplichtingen. Digitale toegankelijkheid maakt het bovendien eenvoudiger om naleving aan te tonen wanneer dat nodig is.

OCR maakt realtime reconciliatie mogelijk door gegevens direct te synchroniseren. Zo herken je snel afwijkingen of complianceproblemen voordat ze groter worden. De automatische werking van OCR garandeert consistente en nauwkeurige dataverwerking, wat essentieel is voor compliance.

7. Gestroomlijnde workflows

Door belangrijke onderdelen van de factuurverwerking te automatiseren, verminder je complexe handmatige processen en geef je je finance-team ruimte om zich te richten op strategische taken die groei en innovatie stimuleren.

Je team kan meer zien door minder te doen. Het vinden van geautomatiseerde software voor factuurbeheer die echt waarde toevoegt, verandert de manier waarop jij en je team werken.

“Minder fouten, ze hoeven alleen nog de juiste categorie te kiezen.”

Na frustraties met betalingsopvolging en reconciliatie koos IT-recruiter Mindquest (voorheen Club Freelance) voor Payhawk om hun financiële processen efficiënter te maken.

Finance Director Alessandro Lupo legt uit:

De Payhawk-app is slim en intuïtief. Het team werkt er graag mee omdat het makkelijk te gebruiken is voor iedereen. We zien ook minder fouten sinds de ingebouwde OCR-technologie automatisch alle bongegevens vastlegt zodra iemand een bon uploadt. Ze hoeven alleen nog de juiste uitgavencategorie te kiezen.

OCR integreren in je factuurverwerking is een must

Het toevoegen van optical character recognition aan je factuurproces zou hoog op je prioriteitenlijst moeten staan. Zonder OCR loop je niet alleen het risico op fouten die tijd kosten om te herstellen, maar beperk je ook de toegang tot belangrijke informatie.

Met OCR verhoog je de efficiëntie van je processen en de nauwkeurigheid van je financiële workflows.

Het resultaat? Je bent beter in staat om voorop te blijven lopen in je sector, met meer focus op inzicht in uitgaven en middelenverdeling voor slimmere, snellere beslissingen.
Boek een persoonlijke demo en ontdek hoe onze oplossing — inclusief app en OCR — jouw bedrijf vooruit helpt met betere inzichten, slimmere kostenbeheersing en meer efficiëntie.