Reconnaissance automatique des factures : tout savoir sur la technologie OCR

Les processus manuels de gestion des factures sont susceptibles de générer de nombreuses erreurs. Le risque : des données imprécises, et une prise de décisions qui s’en trouve affectée.

Mais il y a une bonne nouvelle : grâce à l'intelligence artificielle, la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut extraire instantanément toutes les données essentielles de vos factures, rendant le traitement documentaire plus rapide, plus facile et plus précis. Voici comment.

Traitement des factures : comment fonctionne la technologie OCR de Payhawk ?

Basée sur l’intelligence artificielle, la technologie OCR (acronyme de Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères en français), permet de traiter automatiquement toutes les informations contenues dans un document. Concrètement, elle convertit des documents imprimés ou numérisés (texte, PDF…) en texte exploitable. Elle est ainsi particulièrement utile pour la gestion des factures, puisqu’elle réduit voire supprime la saisie manuelle et améliore la fiabilité des données comptables. Ainsi, les données essentielles comme les montants ou les numéros de TVA sont extraites des reçus ou des factures, puis intégrées directement dans un logiciel comptable.

Plus précisément, chez Payhawk, nous proposons :

• Une prise en charge multilingue. Notre technologie OCR de traitement des factures peut lire des factures dans plus de 65 langues, y compris celles qui utilisent l'alphabet cyrillique. Vous pouvez ainsi traiter les factures de toutes vos entités sans avoir à les traduire.
• Une extraction de données alimentée par l'IA. Notre OCR alimenté par l'IA lit et extrait toutes les informations relatives aux factures et aux fournisseurs.
• Le téléchargement simple des factures par glisser-déposer. Il vous suffit de glisser-déposer les factures dans la plateforme Payhawk ou d'utiliser une boîte mail dédiée. Vous voulez gagner encore plus de temps ? La fonctionnalité de téléchargement groupé est faite pour vous.
• Des algorithmes d'apprentissage automatique. L'OCR de Payhawk utilise l'apprentissage automatique pour remplir automatiquement les données des factures en fonction notamment des entrées précédentes. Il continue d'apprendre à chaque nouvelle interaction, ce qui améliore sa précision au fil du temps.
• La catégorisation automatique. Notre technologie distingue automatiquement les factures des reçus et les catégorise en conséquence. Elle élimine le tri manuel afin que vos documents soient classés au bon endroit dès le départ.
• L’automatisation dynamique des données. Au-delà de la séparation des factures et des reçus, notre outil applique les règles que vous définissez vous-même. Par exemple, vous pouvez configurer des catégories en fonction des fournisseurs, pour que les dépenses liées au fournisseur X soient toujours suggérées comme des dépenses d'investissement.

Zoom sur le processus d'extraction des données

L'extraction des données des factures se fait en cinq étapes simples :

1. La capture de documents : les utilisateurs peuvent télécharger des documents via l'application mobile Payhawk (en prenant une photo avec notre appareil photo IA) ou les envoyer par e-mail à une boîte mail dédiée.
2. La reconnaissance de texte : notre technologie OCR convertit l'image ou le document numérisé en texte lisible.
3. L’extraction des données des factures : le système identifie et extrait toutes les informations clés, notamment :

• Le nom du fournisseur
• La date
• La date d'échéance
• Le pays
• Le numéro de TVA
• Le montant
• Le montant de la TVA.

4. Le remplissage des champs : les données extraites sont automatiquement renseignées dans les champs adéquats.
5. La génération de notes de frais : le système crée automatiquement des notes de frais à partir des données extraites.

Les 7 avantages de notre outil OCR pour le traitement des factures

Voici sept bonnes raisons d'utiliser notre outil de reconnaissance automatique des factures :

1. La facilité d'utilisation

La saisie manuelle des données ? Aussi chronophage que dépassé. Avec l'OCR, le traitement des factures est considérablement accéléré, ce qui se traduit par des cycles de paiement plus courts. Les données sont extraites automatiquement : il suffit ensuite de glisser-déposer la facture dans le logiciel, et le tour est joué. Vous pouvez désormais traiter des volumes de factures plus importants.

2. L’amélioration de la précision des données

89 % des directeurs financiers disent prendre des décisions importantes sur la base de données inexactes. Heureusement, ce n’est pas une fatalité. L'OCR vous permet ainsi d’obtenir des données beaucoup plus précises, et donc de prendre des décisions financières pertinentes.

Comment ça marche ? C’est simple : la technologie de reconnaissance optique de caractères signale automatiquement tout écart entre les comptes bancaires et le montant réel des factures, ainsi que les factures en double. Enfin, l'extraction des données garantit la fiabilité des registres comptables de l’entreprise.

3. Le rapprochement instantané à 2 ou 3 voies

L'un des avantages les plus importants de notre outil est le rapprochement instantané à 2 ou 3 voies. Ainsi, les bons de commande, les factures et les notes de réception sont automatiquement rapprochés et recoupés afin d'identifier et de signaler tout écart.

Cette fonctionnalité garantit l'exactitude des données et détecte les problèmes avant tout paiement.

4. La réduction des coûts

En réduisant sa dépendance aux processus manuels, on réduit les coûts de main-d'œuvre. Le temps autrefois consacré au traitement manuel des factures peut désormais être consacré à des tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée. Enfin, la saisie des données avec l'OCR permet également de valider les factures plus rapidement et d’éviter les pénalités de retard de paiement.

5. Une meilleure accessibilité des données

Une fois vos factures converties, celles-ci sont disponibles dans un fichier PDF consultable. Leurs données sont donc instantanément accessibles à tous les membres de l’entreprise. Ainsi, il devient facile de suivre et d’analyser les dépenses et d’obtenir des informations sur les performances des fournisseurs. A la clé : une efficacité accrue de l’entreprise.

6. Une meilleure conformité et une meilleure conservation des documents

L’enregistrement numérique des factures garantit une piste d'audit fiable et claire. Cela réduit les risques de fraude et améliore la conformité réglementaire. Et comme on l’a vu plus haut, grâce à la synchronisation immédiate des données, l'OCR permet également d’effectuer des rapprochements en temps réel.

7. Des flux de travail rationalisés

En automatisant les étapes clés du processus de facturation, les processus complexes et chronophages sont éliminés, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Votre logiciel de gestion automatisée des factures apporte désormais une réelle valeur ajoutée à votre organisation et transforme en profondeur votre façon de travailler.

Finies les erreurs : il suffit de choisir la bonne catégorie ! Le témoignage d’un de nos clients

Après avoir fait face à des problèmes liés au suivi des paiements et au rapprochement bancaire, le cabinet de recrutement informatique Mindquest (anciennement Club Freelance) s'est tourné vers Payhawk pour améliorer la gestion de ses finances. Alessandro Lupo, directeur financier, témoigne :

L'application Payhawk est intelligente et intuitive. Nos équipes l’ont très vite adoptée, car elle est simple à utiliser pour tout le monde. Nous constatons moins d'erreurs maintenant que la technologie OCR intégrée capture toutes les données dès qu'un reçu est téléchargé. Il suffit de choisir la bonne catégorie de dépenses.

Facturation électronique : une aubaine pour la dématérialisation

Dans le sillage de la réforme italienne de 2019 sur la facturation électronique B2B et de l’Allemagne depuis janvier 2025, 2026 sera également déterminante pour d’autres pays européens. La Belgique rendra obligatoires les factures électroniques basées sur Peppol, tandis qu’en France, un déploiement national est prévu pour 2026-2027. Enfin, l’Espagne devrait être le prochain pays européen à adopter cette obligation.

Ces réformes visent à améliorer la transparence, à lutter contre la fraude et à accélérer la transformation numérique. Toutefois, pour les multinationales, la fragmentation des cadres réglementaires nationaux et la diversité de formats (de Factur-X à UBL) sont sources de complexité et de risques.

Grâce à son partenariat noué avec Invopop, Payhawk offre un réseau de conformité unique et connecté. Cette intégration combine la connectivité certifiée Peppol et l’intelligence réglementaire d’Invopop avec le puissant processus d’automatisation des factures fournisseurs de Payhawk. Elle garantit que les factures électroniques structurées sont directement transmises à Payhawk, où elles sont automatiquement validées en fonction de normes locales avant d’être approuvées, payées et rapprochées en temps réel via l’ERP.

Intégrez la technologie OCR dans votre processus de traitement des factures maintenant !

En intégrant la technologie OCR à votre boîte à outils stratégique, vous pouvez améliorer facilement l'efficacité opérationnelle de votre entreprise, ainsi que la précision de ses flux financiers. Finies les tâches manuelles et redondantes, souvent susceptibles de générer des erreurs ! Demandez dès maintenant votre démonstration personnalisée.