Gestion des notes de fraisContrôlez vos notes de frais de bout en bout grâce à l'IA
Toutes les dépenses sont validées, catégorisées et rapprochées en temps réel. Grâce une plateforme unique pour toutes vos entités, vous bénéficiez d'une visibilité totale, d'un contrôle accru et d'une clôture plus rapide.
"La flexibilité offerte par Payhawk est formidable : on peut configurer les workflows de manière à ce qu'ils s'adaptent parfaitement à notre entreprise. Chez Essentia, nous centralisons la gestion des fournisseurs et des abonnements, mais nous laissons aux employés le soin de gérer leurs propres dépenses. Et Payhawk nous permet de configurer cela de la manière qui nous convient le mieux."
Ne laissez pas votre gestion des dépenses vous ralentir
Le Financial Controller Agent recherche et récupère les justificatifs, puis comble les données manquantes avant qu'elles n'atteignent votre cycle de reporting. L'entreprise peut ainsi gagner en agilité. Et vous commencez votre clôture avec des chiffres précis et fiables.
5 cas d'usage. Un workflow financier optimisé par l'IA.
Avec Payhawk, un seul système centralisé, géré par l'équipe Finance, assure la cohérence de l'ensemble des données et élimine les tâches manuelles grâce à l'automatisation et à des contrôles IA.
Traitez plus rapidement les dépenses en cartes et les remboursements grâce à la catégorisation assistée par IA et au suivi automatique des reçus assurés par Le Financial Controller Agent (sur la plateforme et sur l'application).
Du marketing à l'équipe commerciale, offrez à vos collaborateurs une plus grande flexibilité sans compromis sur lecontrôle. Validez les dépenses avant qu’elles ne soient engagées grâce à des demandes d’autorisation, des budgets et le contrôle proactif des cartes corporate. Organisez ensuite les validations en fonction du montant, du fournisseur, de la catégorie ou de la structure de l’équipe, en vous aidant de l’assistant de vérification et de la fonctionnalité de redirection en cas d'absence.
Saisissez le coût réel d'un projet pendant qu'il est encore en cours. Affectez chaque dépense au projet, à l'événement ou au centre de coûts correspondant en temps réel. Suivez les marges au fur et à mesure et ne laissez plus de place aux estimations.
Gardez une vue d'ensemble sur les dépenses récurrentes et assurez-vous qu'elles restent sous contrôle. Centralisez les abonnements (IT, services, etc.) et leur utilisation, suivez les renouvellements, évitez les doublons et prévenez la dérive des coûts sans ralentir le travail des équipes.
Gérez les dépenses exceptionnelles sans alourdir les processus en place. Définissez votre politique de dépenses et laissez le Financial Controller Agent signaler automatiquement les anomalies et les dépenses non conformes. Ainsi, vous n'intervenez que lorsque c'est vraiment nécessaire.
Nos clients témoignent
Les leaders de la finance ont déjà choisi Payhawk.
"Nous avons quadruplé la productivité de nos employés et nous nous attendons à un impact positif croissant à mesure que notre flotte s'agrandit. L'automatisation, rendue possible par Payhawk, nous a permis de réduire le temps de traitement de nos dépenses mais aussi le risque d'erreur lié aux tâches manuelles."
Tsvetomir Uzunov
DAF de Discordia
"Étant donné que toutes nos dépenses sont catégorisées par codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons désormais établir un reporting précis sur nos marges par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions avoir ce champ personnalisé de NetSuite et le code de projet de NetSuite dans Payhawk."
Howard Thompson
Contrôleur Financier Global chez GDS Group
“Auparavant, notre temps était entièrement consacré à l’acquisition de données auprès de nos collaborateurs, au détriment de l’analyse des dépenses. Depuis que nous avons adopté Payhawk, nous pouvons y consacrer davantage de temps. Nous bénéficions également de davantage de transparence, d’un degré de contrôle plus élevé et nous avons réduit notre charge administrative.”
Gabriela Leovac
Comptable chez Porsche eBike
Reprenez le contrôle des notes de frais, en temps réel.
Tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos notes de frais
Équipez vos employés d'une application intuitive et facile d'utilisation pour gérer leurs notes de frais partout et en tout temps.
Notre algorithme de Machine Learning lit les reçus et remplit automatiquement les champs de dépenses à votre place.
Récupérez automatiquement la TVA pour chaque reçu et simplifiez ainsi le traitement des taxes pour toutes vos entités.
Obtenez des données plus granulaires grâce à la possibilité de diviser ou de fusionner une dépense en plusieurs dépenses ou lignes comptables.
 2.svg){kind=small}
Assurez une bonne gestion des reçus grâce à des notifications pop-up pour les récupérer après chaque transaction.
Paramétrez des rappels envoyés aux salariés en cas de reçus manquants ou de dépenses non complétées.
Définissez des workflows d'approbation par type de dépense. Créez des règles et des déclencheurs selon la structure d'équipe, le montant, la catégorie ou selon vos champs personnalisés.
Simplifiez la gestion des déplacements professionnels de vos employés grâce aux indemnités journalières et/ou remboursez-les directement sur leurs comptes bancaires personnels.
Calculez le remboursement des frais kilométriques selon vos déplacements et définissez des taux personnalisés pour vos cas d'usage.
Saisissez, approuvez, vérifiez, payez... en masse. Adaptez votre gestion des notes de frais grâce à une solution vous permettant d'être rapide et efficace.
 1.svg){kind=small}
Sélectionnez uniquement les dépenses qui nécessitent votre attention et traitez tout le reste en masse.
Accélérez le processus d'approbation grâce à la possibilité de faire des commentaires et de mentionner des collaborateurs directement dans la plateforme.
Intégrations natives
Accélérez votre clôture mensuelle grâce à une infrastructure financière entièrement synchronisée. Les intégrations natives avec votre ERP, votre outil comptable et votre SIRH garantissent que chaque transaction est automatiquement comptabilisée et réconciliée en temps réel. Votre équipe consacre ainsi moins de temps aux tâches administratives et davantage aux décisions qui comptent.
.svg)
Découvrez la puissance d'une solution avancée, sans complexité.
Gérez les frais professionnels de vos collaborateurs ainsi que toutes les autres dépenses de l'entreprise. Avec Payhawk, vous bénéficiez d'un contrôle total sur vos politiques, vos processus et vos paiements, le tout sur une seule et même plateforme.
FAQ
Un logiciel de gestion des notes de frais est conçu pour rationaliser le processus de suivi, de soumission et d'approbation des notes de frais. Il permet aux entreprises de gérer tous leurs frais professionnels : des frais de déplacements aux fournitures de bureau, en automatisant des tâches telles que la saisie des reçus, le remboursement et les paiements.
Comment ça marche ?
- Saisie des données : Les employés peuvent télécharger leurs reçus et soumettre leurs notes de frais via le logiciel, souvent à l'aide d'une application mobile. Certaines plateformes permettent même aux utilisateurs de scanner les reçus, en extrayant automatiquement les détails clés tels que la date, le montant et le commerçant.
- Workflows d'approbation : Une fois soumise, la note de frais est acheminée vers le responsable ou le service approprié pour vérification et approbation, garantissant ainsi la conformité avec les politiques de l'entreprise.
- Application de la politique : Le logiciel peut être configuré pour signaler les dépenses non conformes, comme le dépassement des limites de dépenses ou les demandes de remboursement pour des achats non autorisés.
- Remboursement : Après approbation, le logiciel facilite un remboursement rapide via des virements bancaires.
- Rapports et analyses : Les responsables peuvent accéder à des données et à des rapports en temps réel sur les tendances en matière de dépenses, ce qui contribue à améliorer la budgétisation et la planification financière.
En automatisant ces processus, les logiciels de gestion des notes de frais réduisent les erreurs manuelles, accélèrent les remboursements et offrent une meilleure visibilité sur les dépenses de l'entreprise.
Les principaux avantages de ce type de logiciel sont les suivants :
- Réduction du risque d'erreur humaine : l'automatisation permet de limiter ce risque grâce à des outils intelligents tels que l'OCR qui lit automatiquement les informations des reçus notamment.
- Traitement plus rapide : la rationalisation des outils pour soumettre, vérifier et approuver une dépense permet d'accélérer les processus financiers.
- Productivité en hausse : moins les employés passent de temps à traiter leurs notes de frais, plus ils peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
- Gain de temps et d'argent : les erreurs peuvent coûter de l'argent, tant en remboursement inutile qu'en productivité des salariés. Lorsqu'une entreprise s'équipe d'un logiciel de gestion des notes de frais, elle peut se concentrer sur ce qui compte vraiment.
La gestion des dépenses fait référence au processus plus large de contrôle et d'optimisation des dépenses globales d'une entreprise. Ce processus comprend les achats, la gestion des fournisseurs, la gestion des contrats et la garantie que les dépenses sont conformes aux budgets et aux politiques de l'entreprise. Elle se concentre sur la prévention des dépenses inutiles avant qu'elles ne se produisent et sur la gestion de l'ensemble du cycle de vie des dépenses.
La gestion des notes de frais, quant à elle, est plus spécifique au suivi et au traitement des frais engagés par les employés, telles que les voyages d'affaires, les repas ou les fournitures de bureau. Elle implique généralement la saisie, l'approbation et le remboursement des frais professionnels, ainsi que le respect des politiques de l'entreprise une fois que les dépenses ont été effectuées.
En résumé, la gestion des dépenses est une approche plus globale et proactive de la gestion de toutes les dépenses de l'entreprise, tandis que la gestion des notes de frais traite spécifiquement du suivi et du remboursement des frais professionnels des employés.
Payhawk simplifie les processus de saisie et de remboursement des notes de frais en automatisant les tâches clés. Les employés peuvent facilement capturer les reçus à l'aide de leurs smartphones, tandis que le logiciel extrait automatiquement les données pertinentes, réduisant ainsi la saisie manuelle. Les dépenses sont classées en temps réel et les workflows d'approbation sont rationalisés, ce qui garantit un traitement plus rapide. De plus, Payhawk s'intègre nativement à plusieurs logiciels comptables, ce qui accélère les remboursements et réduit la charge administrative. Cette automatisation de bout en bout permet non seulement d'améliorer la précision, mais aussi de faire gagner du temps aux employés et aux équipes financières.
Vous pouvez suivre différents types de dépenses avec Payhawk, à savoir :
- Frais professionnels des employés : Contrôlez les dépenses individuelles de votre équipe, y compris les voyages d'affaires, les repas et les fournitures de bureau.
- Paiements d'abonnements : Gardez un œil sur les paiements récurrents pour les logiciels, les adhésions et autres services.
- Transactions par carte d'entreprise : Suivez tous les achats effectués à l'aide de cartes émises par l'entreprise.
- Paiements fournisseurs : Gérez les paiements de vos fournisseurs, vos sous-traitants et autres parties prenantes.
- Remboursements : Enregistrez et traitez les frais remboursables soumis par les employés.
- Frais de déplacements professionnels : Suivez les dépenses liées aux voyages d'affaires, tels que les vols, les hôtels et les transports.
Payhawk fournit une vue d'ensemble des dépenses de votre entreprise, vous permettant ainsi de mieux gérer et optimiser vos processus financiers.
Payhawk aide à garantir la conformité avec les politiques de dépenses de l'entreprise en offrant des contrôles de dépenses personnalisables, des workflows d'approbation automatisés et un suivi des dépenses en temps réel. Les administrateurs peuvent définir des limites et des règles spécifiques pour différentes équipes ou individus, garantissant ainsi que toutes les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise. De plus, Payhawk s'intègre aux logiciels comptables, de façon à rationaliser les rapports et les audits, et ainsi faciliter l'identification et la résolution des transactions non conformes.
Oui, Payhawk s'intègre nativement aux meilleurs ERP et logiciels comptables du marché, ce qui vous permet de rationaliser vos flux financiers et d'améliorer votre efficacité opérationnelle. Consultez la liste complète de nos intégrations ici.
.avif)
