Pathé simplifie son processus de gestion des notes de frais grâce à Payhawk

Les enjeux de Pathé

Avant Payhawk, Pathé utilisait une solution concurrente de gestion des dépenses qui présentait des limites en termes de flexibilité. En conséquence, un grand nombre de salariés se retrouvaient souvent à devoir gérer leurs propres notes de frais.
Selon Hans Unger, directeur commercial chez Pathé, ce processus était surtout inefficace et extrêmement chronophage :

Nous étions à la recherche d’une solution qui évite au maximum à nos employés d’avancer des frais de leur propre poche et qui leur permette d’utiliser leur carte de paiement en toute simplicité pour chaque transaction, qu’elle soit physique ou en ligne.

Pathé souhaitait donc adopter une solution capable de mieux répondre à ses besoins et qui permette aux employés de ses salles de cinéma d'effectuer des dépenses facilement et de manière contrôlée, sans avoir recours à un système de réclamations ou à des processus d'autorisation fastidieux.

Les bénéfices de Payhawk pour Pathé

Après avoir mené des recherches approfondies et mis plusieurs solutions en concurrence, Pathé a porté son choix sur Payhawk et sa plateforme complète de gestion des dépenses pour les raisons suivantes :

• Une grande facilité d'utilisation : les directeurs de salles de cinéma peuvent désormais effectuer des paiements de manière indépendante et en toute simplicité.
• Des contrôles flexibles : Payhawk permet de fixer des plafonds de dépenses mensuels, ce qui permet à l’équipe Finance de toujours disposer d’une visibilité complète sur les dépenses et de pouvoir les gérer plus facilement.
• Des workflows d’approbation rapides : grâce à des fonctions de contrôle et à des circuits d’approbation personnalisables, les dépenses peuvent être immédiatement approuvées par le manager et par l’équipe Finance.

Hans Unger explique ce qui a motivé sa décision :

La grande facilité d'utilisation du système a été un facteur décisif dans notre choix. J'ai eu l’opportunité de discuter avec plusieurs utilisateurs de Payhawk et tous ont affirmé être extrêmement satisfaits de cette solution. Une chose est sûre : dès que nous avons commencé à l'utiliser, nous ne l'avons pas regretté une seule seconde !

Gagner en efficacité en réduisant le risque d’erreurs

En implémentant la solution Payhawk, Pathé a non seulement été en mesure de rationaliser son processus de gestion des notes de frais, mais aussi de réduire les erreurs humaines et de se délester d’une partie des tâches administratives chronophages et redondantes.

Selon Renée Brand, responsable de la comptabilité et du reporting chez Pathé :

La solution Payhawk est non seulement intuitive et rapide, mais elle nous permet également de réduire les interventions manuelles et donc d’éliminer les éventuelles erreurs humaines. L'ajout de nouveaux employés se fait très rapidement et le chat est extrêmement utile lorsque nous avons des questions à soumettre. En somme, cette solution nous permet de gagner énormément de temps.

Hans Unger constate également une différence notable avec le système utilisé auparavant par Pathé :

Contrairement à notre ancienne solution, nous disposons désormais d’une visibilité et d’un contrôle en temps réel sur les dépenses : si le montant déboursé dépasse la limite fixée, le salarié qui engage la dépense concernée effectue une demande d’approbation. La magie opère en un clin d'œil !

Grâce à cette approche rigoureuse mais flexible, le processus de gestion des notes de frais a considérablement gagné en simplicité et ne nécessite aucune intervention supplémentaire de la part de l’équipe Finance ou des employés des cinémas Pathé.

Une gestion plus autonome des dépenses avec Payhawk

Pathé accorde une grande importance aux dépenses et aux investissements stratégiques. L’adoption de Payhawk a renforcé cette approche, sans pour autant limiter la flexibilité et l’autonomie des employés.

Hans Unger explique :

La solution proposée par Payhawk correspond parfaitement à notre manière de travailler ; elle nous permet ainsi d’effectuer des transactions partout et en toute simplicité, tout en respectant des politiques claires et bien définies.

L'IA, un atout indispensable pour l'avenir de la finance

Outre les avantages concrets apportés par Payhawk, Pathé s’intéresse de très près au rôle joué par l'IA dans le domaine de la finance.

Pour Hans Unger, cette technologie constitue un véritable atout :

Aujourd’hui, l'IA peut nous aider à effectuer une analyse plus approfondie de nos données financières et à identifier des schémas de dépenses que nous n’aurions jamais pu déceler autrement.