Salonkee est une entreprise en pleine croissance qui fournit des solutions logicielles as-a-Service (SaaS) pour la réservation en ligne, destinées aux salons de coiffure et de beauté en Europe. Fondée au Luxembourg, l'entreprise est désormais présente dans plusieurs pays et aide des milliers de professionnels de la beauté et du bien-être à optimiser leur fonctionnement opérationnel et leur expérience client.
Depuis l’adoption de Payhawk, Salonkee observe une progression considérable en matière d’organisation, de visibilité et d'efficacité. Grâce à la plateforme, l’entreprise a pu :
Avant l’adoption de Payhawk, l'équipe Finance de Salonkee était débordée. Elle s’occupait de traiter manuellement les factures sur Excel, de les classer selon un code couleur en fonction du statut de chaque paiement et de les stocker dans des dossiers physiques. Ce manque de centralisation et de visibilité en temps réel menait à des erreurs. Par ailleurs, il arrivait que des factures se perdent au cours du processus.
Arina Joly, responsable de l'équipe Comptabilité, explique : « Nous ne disposions pas d’une vue d'ensemble claire sur ce qui avait été réglé ou non. Il était difficile de distinguer un paiement d’un autre. Avec autant de factures entrantes, il était facile de se tromper ou d'oublier tout simplement quelque chose. »
De plus, l’entreprise gérait les cartes de paiement séparément avec Revolut. L’équipe devait traiter les remboursements en masse et courir après les reçus et autres informations manquantes.
Kelly-Ann Lam, responsable Finance, raconte : « Tout avait lieu à la fin du mois. Mais à ce moment-là, personne ne se souvenait de la teneur de la transaction. »
Au fil du développement de Salonkee et en raison de l’expansion dans plusieurs pays mais aussi de la multiplication des fournisseurs et des factures, le manque d’organisation structurée est devenu un véritable facteur de risque pour l’entreprise. L'équipe avait conscience qu'il existait un moyen plus efficace et plus moderne de contrôler ses dépenses, qui corresponde davantage à son approche des solutions SaaS et à sa croissance.
Arina Joly explique :
Nous avions besoin de processus financiers capables de suivre l’allure à laquelle l'entreprise se développait. Nous ne pouvions plus nous contenter de nous reposer sur Excel ou sur notre mémoire.
"Nous avons adopté une approche plus analytique. Nous sommes en mesure de distinguer les facteurs de dépenses, de comprendre ce qui est efficace, ce qui ne l'est pas et ce qui doit être amélioré."
Depuis le déploiement de la solution Payhawk, l'équipe Finance de Salonkee travaille non seulement plus vite, mais de manière plus pertinente. Des processus qui prenaient auparavant des heures sont achevés en quelques minutes. En conséquence, les membres de l’équipe disposent de davantage de temps, d’un meilleur contrôle sur les dépenses et ils ont pu minimiser les erreurs.
Arina Joly explique :
« Si un fournisseur nous demande des informations sur un paiement, nous n'avons plus besoin de jouer aux devinettes. Il nous suffit de consulter la plateforme Payhawk et nous pouvons savoir instantanément si un paiement a été effectué et à quel moment, ou bien si nous ne l’avons jamais reçu. »
Depuis que l’ensemble des opérations liées aux dépenses (cartes d'entreprise, remboursements, factures fournisseurs) sont gérées sur une seule et même plateforme, l'équipe est en mesure d’agir plus rapidement et de manière proactive. Finis les marathons de fin de mois, les chaînes d'e-mails et les interminables chasses aux reçus. Pour Kelly-Ann Lam : « Si nous utilisions encore notre ancien système et au vu du volume actuel de factures, les opérations comptables prendraient beaucoup plus de temps. Nous économisons plusieurs heures de travail chaque mois. »
Auparavant disparates et imprévisibles, les remboursements sont désormais effectués deux fois par mois. Arina Joly explique : « Nous pouvons mieux nous organiser et cela renforce la satisfaction de nos collaborateurs. »
Cette nouvelle organisation permet également à d'autres départements, à l’image de l’équipe RH, de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les habitudes de dépenses des employés :
« Il est plus facile de repérer les anomalies. Cela nous permet de déterminer qui soumet régulièrement ses notes de frais, qui demande des remboursements excessifs pour des dîners d'équipes ou qui ne demande jamais rien. Payhawk nous aide à assurer un suivi complet. »
Tous ces éléments font de Payhawk une solution parfaitement adaptée aux besoins de Salonkee et largement adoptée par les équipes. Selon Kelly-Ann Lam : « L'interface de Payhawk nous a semblé plus intuitive, plus facile à naviguer et plus complète que celles des autres solutions. »
Au-delà de la rationalisation des tâches quotidiennes, la solution Payhawk constitue désormais une source d'informations majeure pour l'équipe Finance de Salonkee. Grâce à des données claires et centralisées sur les cartes de paiement, les remboursements et les factures, l’équipe Finance a pu passer d'une approche réactive à une approche analytique.
Elle bénéficie d’une meilleure visibilité sur les dépenses, mais aussi sur les habitudes et la fréquence de ces dépenses. Kelly-Ann Lam explique :
« Nous avons adopté une approche plus analytique. Nous sommes en mesure de distinguer les facteurs de dépenses, de comprendre ce qui est efficace, ce qui ne l'est pas et ce qui doit être amélioré. »
Un tel degré de visibilité favorise également une meilleure collaboration entre les différents départements. Les RH ont désormais une vision plus claire des habitudes de dépenses des collaborateurs, ce qui leur permet de signaler rapidement tout comportement inhabituel ou incohérent. Arina Joly ajoute :
« Nous sommes en mesure de savoir qui demande régulièrement des remboursements et qui déclare des dépenses non conformes à nos politiques internes. Ce degré de transparence nous aide à garantir l'équité et à garder le contrôle sur les dépenses. »
Les avantages ne se limitent pas seulement au contrôle des dépenses ; la confiance et l’autonomie s’en trouvent également renforcées. Qu'il s'agisse d’assurer le suivi des budgets, de détecter des facteurs d’inefficacité ou de préparer des audits, l'équipe Finance de Salonkee travaille désormais à partir d'une source de données unique et fiable. Comme le décrit Kelly-Ann Lam : « [Payhawk] nous aide à prendre de meilleures décisions. Nous ne nous contentons plus simplement de dépenser ; nous apprenons de nos dépenses. »
"Nous n'avons plus besoin de disposer de plusieurs outils. Payhawk nous a permis de tout simplifier. Nous pouvons définir des filtres en fonction des fournisseurs, du montant des dépenses ou des départements. Cela nous facilite considérablement la tâche. À titre d’exemple, l'équipe Procurement souhaitait bénéficier d’une meilleure visibilité sur les budgets ainsi que de processus d'approbation plus clairs. Elle voulait éviter de devoir passer systématiquement par un responsable, tout en profitant des avantages d’un système simplifié."
Des cartes d'entreprise aux remboursements en passant par les factures fournisseurs, les flux financiers de Salonkee sont désormais regroupés au même endroit. « Nous n'avons plus besoin de disposer de plusieurs outils. Payhawk nous a permis de tout simplifier. Nous pouvons définir des filtres en fonction des fournisseurs, du montant des dépenses ou des départements. Cela nous facilite considérablement la tâche, » explique Arina Joly.
Les principales fonctionnalités appréciées par les utilisateurs sont les suivantes :
L'équipe de Salonkee a également intégré les bons de commande : « L'équipe Procurement souhaitait bénéficier d’une meilleure visibilité sur les budgets et de processus d'approbation plus clairs. Elle voulait éviter de devoir passer systématiquement par un responsable, tout en profitant des avantages d’un système simplifié qui leur permette de créer une demande et d’obtenir rapidement une réponse positive ou négative. »
La gestion des opérations au sein de différents pays et systèmes financiers peut rapidement devenir complexe à mesure qu’une entreprise se développe à l’international et Salonkee ne fait pas exception.
L'équipe utilisait les logiciels de comptabilité Exact Online aux Pays-Bas et DATEV en Allemagne. Les données et les informations étaient donc dispersées entre deux solutions, entraînant de nombreuses lacunes et des retards dans la visibilité globale des dépenses à travers les entités.
Grâce à la fonctionnalité de gestion multi-entités de Payhawk (et à son intégration native avec Exact Online, DATEV), Salonkee dispose désormais d'une vue d’ensemble unifiée sur toutes les dépenses.
Arina Joly explique :
« Chaque entité dispose de ses propres règles, mais nous utilisons toujours le tableau de bord afin de contrôler les budgets et de déterminer s’il est nécessaire d’affecter des fonds. Cela nous offre une grande flexibilité. »
En raison de sa présence en Europe de plus en plus forte et de la croissance de son équipe, Salonkee avait besoin d'une solution capable d'évoluer avec elle. En sélectionnant Payhawk, elle a gagné en visibilité, en organisation et en confiance afin de pouvoir se développer en toute sérénité.
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