Epona fait confiance à Payhawk et Novutech pour simplifier sa gestion des dépenses
Epona révolutionne le fonctionnement des équipes juridiques en combinant la gestion des documents et des dossiers basée sur l'IA, l'intégration de Microsoft 365 et des outils de connaissance avancés. L’entreprise possède des bureaux aux États-Unis, au Portugal, aux Pays-Bas et au Danemark. À mesure qu’elle poursuit son développement à l’échelle mondiale, Epona avait besoin de s’appuyer sur une infrastructure financière capable d’évoluer à ses côtés, tout en bénéficiant d’un haut niveau de contrôle et d’une meilleure visibilité sur ses résultats, tout en respectant les normes et les exigences du secteur.
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Déploiement de Payhawk
Ce qu'il faut retenir du témoignage d'Epona
Depuis l’adoption de Payhawk combiné avec l’ERP NetSuite, Epona a complètement transformé sa façon de gérer ses dépenses et bénéficie désormais des avantages suivants :
- Plus de chasse aux reçus chronophage et laborieuse : chaque transaction est automatiquement associée à des pièces justificatives.
- Les frais d'abonnement, auparavant dispersés dans plusieurs contrats et feuilles de calcul, sont immédiatement visibles dans Payhawk.
- Les approbations, le traitement des factures et la gestion des dépenses s'effectuent désormais dans un workflow intégré, au lieu d’être répartis et pris en charge dans différents systèmes.
Les enjeux d’Epona
Avant de passer à Payhawk, l'équipe Finance d'Epona travaillait avec des processus fragmentés. Chaque entité utilisait son propre système local, ce qui empêchait d’obtenir des résultats unifiés et d’avoir une visibilité en temps réel sur les performances de l’entreprise.
Pour Alex van der Kooi, DAF chez Epona, il était nécessaire de passer à une solution unique et tout-en-un :
Nous étions avant tout à la recherche d’un système unique qui nous permette de compiler les résultats de tous les pays où nous exerçons nos activités, afin d’obtenir une meilleure visibilité sur les performances réelles de l'entreprise.
Cependant, l’adoption d’un ERP seul ne suffisait pas à résoudre les problèmes rencontrés par les équipes au quotidien. La gestion des dépenses, notamment, constituait un défi de taille : les employés d’Epona utilisaient des cartes de crédit physiques, mais les reçus, au format papier, étaient souvent égarés. L'équipe Finance était donc amenée à traiter des notes de frais parfois sans aucun justificatif et les approbations étaient effectuées à l’aide de différents outils selon le pays concerné.
L’implémentation de NetSuite avec Novutech
Epona a donc fait appel à Novutech, partenaire d’implémentation NetSuite leader du marché européen, afin de pouvoir déployer NetSuite à l'échelle mondiale. Grâce à sa couverture internationale et à ses services de conseil, Novutech constituait la meilleure option pour Epona.
Alex van der Kooi explique la raison de ce choix :
Pour nous, il était essentiel de travailler avec un partenaire d’implémentation spécialisé, qui disposait d'une expertise locale sur l’ensemble de nos marchés. C’est pourquoi nous avons porté notre choix sur Novutech, qui correspondait parfaitement à ce critère.
Grâce à un partenariat stratégique noué entre Novutech et Payhawk, les deux entreprises ont travaillé de concert pour mettre en place cette intégration native. En conséquence, les dépenses, les paiements par carte et les factures fournisseurs sont désormais transférés automatiquement vers NetSuite, sans nécessiter aucune intervention manuelle.
Maria Stranakova, Chief Sales Officer de Novutech, explique :
Lorsqu’une entreprise telle qu’Epona se développe sur plusieurs marchés européens, elle doit pouvoir compter sur un écosystème financier intégré et complet, et pas seulement sur un simple ERP. Chez Novutech, nous avons configuré NetSuite pour qu’il serve de système central, tandis que Payhawk se charge de l'automatisation. Grâce à cette approche, Epona bénéficie ainsi d'une visibilité et d'un contrôle en temps réel sur toutes ses entités, du Portugal au Danemark en l'occurrence, sans aucune complexité.
"Auparavant, la chasse aux reçus occupait une grande partie de notre temps. Désormais, grâce à Payhawk, chaque dépense effectuée par carte est automatiquement traitée grâce à un reçu scanné. C'est un vrai soulagement pour notre équipe !"
Les bénéfices de Payhawk & NetSuite pour Epona
Les avantages du duo Payhawk et NetSuite se sont tout de suite fait ressentir : chaque demande est désormais traitée rapidement car tous les documents justificatifs requis sont automatiquement fournis.
Pour Alex van der Kooi, l’équipe Finance s’est vite retrouvée soulagée d’un poids :
Auparavant, la chasse aux reçus occupait une grande partie de notre temps. Désormais, grâce à Payhawk, chaque dépense effectuée par carte est automatiquement traitée grâce à un reçu scanné ou pris en photo via l'application, et le document est associé au fournisseur concerné.
Ainsi, grâce aux cartes de paiement physiques et virtuelles émises par Payhawk, les employés peuvent désormais soumettre eux-mêmes leurs dépenses en toute simplicité, via un processus facilement adopté par l’ensemble des équipes et cela évite au service comptable de devoir se lancer dans une chasse aux reçus chronophage et laborieuse.
Par ailleurs, le processus de traitement des factures d’Epona a été totalement transformé, de sorte à gagner considérablement en simplicité.
Alex van der Kooi a été agréablement surpris :
Vous pouvez scanner quinze ou vingt factures, aller vous chercher un café à la machine et quand vous revenez à votre bureau, elles sont déjà toutes prêtes à être traitées. C’est incroyablement rapide.
Cette automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir l'exactitude des données obtenues. Les frais d’abonnement, qui étaient auparavant dissimulés dans plusieurs contrats ou factures, sont désormais clairement visibles et regroupés. Par ailleurs, la solution Payhawk est capable d’identifier et d’enregistrer les dates de début et de fin des abonnements souscrits, ce qui permet aux équipes d’obtenir une meilleure visibilité et une meilleure compréhension des sujets.
"Lorsque vous vous développez sur plusieurs marchés européens comme Epona, vous avez besoin de plus qu'un simple ERP. Vous avez besoin d'un écosystème financier intégré. Nous avons configuré NetSuite comme système central, avec Payhawk pour l'automatisation. Cela permet à Epona d'avoir une visibilité et un contrôle en temps réel sur toutes les entités, sans complexité."
Selon Maria Stranakova, Payhawk a surtout permis d’apporter davantage de structure à Epona :
Désormais, les approbations des dépenses, le traitement des factures et la gestion des notes de frais ne sont plus dispersés entre différents outils, mais intégrés dans un workflow unique avec NetSuite, ce qui facilite grandement le travail de l’équipe Finance d’Epona au quotidien.
Maria Stranakova poursuit :
L'intégration native que nous avons mise en place pour Epona illustre parfaitement notre approche : lorsque les systèmes sont correctement connectés entre eux, l’équipe Finance peut se concentrer davantage sur les activités à plus forte valeur ajoutée. Chaque transaction effectuée via Payhawk est automatiquement transférée dans NetSuite après avoir été correctement codée, validée et soumise à un contrôle de conformité. Nous aidons ainsi les scale-ups comme Epona à se développer, sans alourdir leur charge administrative.
Pour Alex van der Kooi, Payhawk et Novutech ont véritablement révolutionné le système de gestion des dépenses de l’entreprise :
Tout est devenu beaucoup plus simple grâce à Payhawk et Novutech. Désormais, nous avons accès à toutes les données nécessaires dès que nous en avons besoin. C'est un avantage considérable !
Payhawk, NetSuite et Novutech : une collaboration prometteuse
Epona est aujourd’hui en pleine phase de déploiement de NetSuite à l’international, le chemin emprunté par la scale-up semble donc tout tracé. Grâce à notre plateforme de gestion des dépenses et son intégration native à NetSuite, l'entreprise dispose ainsi d’une infrastructure financière qui évoluera à ses côtés au fur et à mesure de sa croissance.
Alex van der Kooi conclut :
Dans l’idéal, j’imagine un avenir où toutes les tâches et tous les processus financiers seront pilotés par des systèmes. Une chose est certaine : Payhawk, NetSuite et Novutech forment la combinaison gagnante qui nous pousse avec succès dans cette direction.
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