Comment CERATIZIT Scandinavia a gagné 4 à 5 heures par mois avec Payhawk
« Payhawk nous donne la souplesse nécessaire pour concevoir des workflows d'approbation adaptés aux besoins des différentes entités et des différents départements du groupe. »
À propos de CERATIZIT
CERATIZIT est un groupe industriel dont le siège se trouve à Mamer, au Luxembourg. Il emploie environ 7 000 personnes dans le monde. Son entité suédoise, CERATIZIT Scandinavia, compte une équipe de 25 personnes.
En fin de mois, l'équipe financière relançait les employés et vérifiait les relevés de carte ligne par ligne
Avant Payhawk, CERATIZIT Scandinavia gérait ses dépenses avec Eurocard. Les employés devaient conserver leurs justificatifs et les remettre à l'équipe financière à la fin de chaque mois.
Cette dernière examinait les relevés de carte ligne par ligne. Elle rapprochait chaque justificatif de la transaction correspondante, imputait la dépense, puis la saisissait en comptabilité. Pour les personnes concernées, ce travail manuel représentait une perte de temps significative.
L'équipe cherchait une façon de gérer les dépenses simplement, d'avoir une meilleure visibilité et de recevoir les justificatifs dans les délais.
À chaque fin de mois, la vérification et le traitement des justificatifs nous prenaient beaucoup de temps. Nous avions aussi du mal à suivre les justificatifs transmis par les différents employés et à nous assurer que toutes les dépenses étaient enregistrées et soumises dans les délais.
Payhawk centralise les cartes, les approbations et les dépenses du groupe
CERATIZIT a choisi Payhawk pour sa simplicité d'utilisation, sa flexibilité et les possibilités de contrôle qu'il offre. La gestion des cartes est claire et intuitive, et les workflows d'approbation peuvent être configurés en fonction des besoins du groupe.
« La simplicité d'utilisation, la flexibilité et les possibilités de contrôle offertes par Payhawk ont été déterminantes dans notre choix », explique Sofie Svensson.
L'équipe suédoise utilise principalement trois fonctionnalités :
- La soumission des dépenses sur mobile : une application facile à utiliser permet aux employés de soumettre rapidement leurs dépenses.
- Le concepteur de workflow : les dépenses sont vérifiées, puis acheminées automatiquement vers la personne chargée de les approuver.
- La gestion multi-entités : les dépenses de plusieurs sociétés du groupe sont gérées sur une seule plateforme.
Il est très agréable de travailler avec les équipes Support et Customer Success qui sont toujours disponibles et particulièrement réactives. Grâce à nos échanges réguliers, elles connaissent déjà les sujets en cours et les difficultés que nous rencontrons. Elles peuvent ainsi nous apporter un accompagnement plus ciblé et plus efficace que celui proposé par les autres solutions SaaS que nous utilisons.
L'équipe financière a gagné 4 à 5 heures par mois et dispose d'une meilleure visibilité sur les dépenses du groupe
CERATIZIT Scandinavia a gagné 4 à 5 heures par mois par rapport à son ancien mode de gestion. « Je dirais que nous économisons 4 à 5 heures par mois grâce à Payhawk », confie Sofie Svensson.
À l'échelle du groupe, les bénéfices vont au-delà du temps gagné. Payhawk donne à CERATIZIT une meilleure visibilité sur les dépenses et des workflows d'approbation plus robustes. L'attribution de cartes d'entreprise aux employés a allégé le travail administratif et facilité le respect des politiques internes.
Nous pouvons ainsi prendre des décisions plus éclairées et nous gérons nos processus financiers de manière plus stratégique et plus efficace.
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