Donna accélère sa clôture et réduit le coût de ses paiements internationaux avec Payhawk

Donna est un assistant d’IA proactif conçu par Dealside BV pour les équipes commerciales de terrain. Il aide les commerciaux à réduire le temps consacré aux tâches administratives et à conclure davantage de ventes. Entre 2024 et 2025, l’entreprise a connu une forte croissance, mais ses processus financiers n’ont pas évolué au même rythme. À cette époque, les dépenses étaient réglées avec des cartes bancaires Mastercard classiques, puis traitées dans Excel et par e-mail. Les factures fournisseurs passaient par un outil de pré-comptabilité distinct avant leur transfert dans Exact Online. Pour payer ses fournisseurs américains, Donna effectuait manuellement des virements bancaires internationaux, facturés 28 € par transaction.

Cette organisation faisait perdre un temps précieux à l’équipe, qui savait qu’une meilleure solution existait. Les collaborateurs photographiaient leurs justificatifs et les envoyaient vers une boîte de réception partagée. Une personne devait ensuite les transférer manuellement vers l’outil de pré-comptabilité. Faute d’intégration directe avec Exact Online, l’expert-comptable externe consacrait ensuite six à huit heures supplémentaires à vérifier les données extraites par OCR, à corriger les catégories attribuées et à rapprocher manuellement les transactions.

Cette organisation cloisonnée compliquait également le contrôle des paiements fournisseurs. Comme le système ne détectait pas les factures déjà réglées, des factures en double passaient fréquemment entre les mailles du filet.

Enfin, l’équipe financière de Donna ne disposait d’aucune vue consolidée des abonnements SaaS, alors que le nombre de ses fournisseurs augmentait. Des hausses de prix inattendues pouvaient donc passer inaperçues d’un mois à l’autre.

Donna poursuivait son expansion, mais ses outils financiers ne répondaient plus à ses besoins. Aujourd’hui, l’équipe financière de Donna utilise Payhawk pour émettre des cartes d’entreprise destinées à l’ensemble des collaborateurs. L’application mobile de Payhawk a remplacé les échanges par e-mail et les transferts manuels de justificatifs. Les collaborateurs scannent leurs justificatifs au moment de l’achat. La plateforme effectue automatiquement la mise en correspondance des catégories avec les codes du grand livre d’Exact Online et bloque toute soumission sans justificatif.

Pour les factures fournisseurs, le module Comptes fournisseurs de Payhawk détecte les doublons et élimine une grande partie du travail manuel de traitement et de validation. Grâce aux responsables de catégorie, l’équipe financière peut créer des flux de validation qui acheminent automatiquement chaque facture vers la bonne personne, sans que celle-ci ait à connaître la configuration comptable.

Dans la section Fonds, Wouter van Eetvelde visualise clairement les soldes disponibles de l’entreprise. Il consulte les vues à 7 et 14 jours pour anticiper les besoins de trésorerie et approvisionner le compte principal avant que son solde ne devienne insuffisant.

Agent Fetch : moins de justificatifs manquants et une clôture mensuelle plus rapide

Agent Fetch a transformé la façon dont l’équipe financière de Donna aborde la clôture mensuelle. Cet agent IA récupère directement les justificatifs et les factures auprès des fournisseurs d’abonnements, même lorsque les relances manuelles n’avaient pas permis de les obtenir.

Avec l’adoption de Payhawk, l’équipe a gagné 50 heures par mois, qui étaient auparavant consacrées à la collecte et au transfert des justificatifs. Grâce au blocage automatique appliqué au moment de la soumission et à l’intégration à Exact Online, qui comptabilise automatiquement les transactions dès leur validation, l’équipe financière n’effectue plus de saisie manuelle ni de vérification OCR : son travail se limite désormais au contrôle des données.

Le traitement automatisé des factures et les workflows de validation font gagner 15 à 20 heures supplémentaires à l’équipe chaque mois. Les contrôles des doublons renforcent la maîtrise des paiements. Les factures sont transmises automatiquement aux approbateurs, sans relance de la part de l’équipe financière.

Agent Fetch a réduit de 40 à 50 % la charge de travail liée aux abonnements lors de la clôture mensuelle chez Donna. La vue d’ensemble des abonnements permet également à l’équipe de suivre les frais récurrents et de repérer d’éventuels changements sans avoir à examiner les abonnements fournisseur par fournisseur.

L’équipe financière anticipe aussi plus facilement les besoins de trésorerie. Elle peut visualiser les besoins de financement sur 7 ou 14 jours et transférer des fonds avant que la situation ne devienne urgente.

Les virements internationaux, facturés 28 € chacun, représentaient un coût non négligeable pour les factures de faible montant. Ils ont été remplacés par des paiements directs depuis un portefeuille en dollars.

Avec le serveur MCP de Payhawk, désormais intégré à ses outils quotidiens, Donna continue d’explorer de nouvelles façons d’utiliser l’IA dans ses opérations financières.