PrimeFlight utilise Payhawk pour optimiser l'efficacité de son Procurement

PrimeFlight est un ensemble d'entreprises aéronautiques bâti au fil de cinq à six années d'acquisitions rapides. Une croissance enthousiasmante, certes, mais qui a laissé l'équipe face à un véritable labyrinthe de systèmes, des processus différents dans chaque entité, et aucune façon de travailler de manière cohérente. Le constat était sans appel : tout était en silo.

L'équipe PrimeFlight savait qu'il existait une meilleure façon de faire. Comme le rappelle Sean Taylor, Directeur Financier EMEA & APAC chez PrimeFlight UK :

Le principal problème venait de notre logiciel de comptabilité et du nombre de prestataires et de systèmes différents que nous gérions en parallèle.

Sean Taylor et son équipe voulaient un vrai workflow de validation pour les bons de commande et les factures — et davantage de contrôle en amont, plutôt que de passer leurs journées à corriger ce qui s'était déjà produit. Ils ont fait appel à Shapes, une agence comptable et marketing en pleine croissance, pour les aider à trouver une solution capable de transformer le Procurement, la gestion des dépenses et l'ensemble des opérations financières.

Lorsque Shapes et Payhawk ont entrepris de reconstruire le dispositif financier de PrimeFlight, l'objectif était de remplacer un patchwork de systèmes par un workflow connecté et cohérent pour chaque entité. Il fallait des validations harmonisées, des contrôles renforcés et une visibilité en temps réel. Les différents paramétrages proposés par Payhawk ont répondu exactement à ces attentes.

L'une des améliorations majeures : la capacité à standardiser les achats et les dépenses par projet. Fini les allers-retours de devis ou les décisions perdues dans des fils de mails — les équipes peuvent désormais consigner leur raisonnement directement dans Payhawk. Les remises fournisseurs sont capturées au moment de la demande, ce qui permet un rapprochement propre avec les factures. Même les situations habituellement compliquées — devis tardifs ou dépassements de chantier — disposent désormais d'un workflow simple. Les écarts entre le coût prévu et la facture finale peuvent être validés instantanément, avec tout le contexte nécessaire.

L'automatisation de Payhawk a également supprimé une grande partie du travail comptable manuel qui ralentissait l'équipe : plus de ressaisie de codification, plus d'erreurs de plan comptable à corriger, plus d'ajustements post-synchronisation. Les taux de TVA par défaut, les répartitions par ligne et les règles de codification sont gérés en amont, de sorte que chaque transaction arrive dans Xero correctement dès le premier envoi.

Jim Leeves, co-fondateur de Shapes, l'explique :

Si chaque ligne nécessite un compte général ou un taux de TVA différent, vous pouvez l'ajuster dans Payhawk avant que cela n'arrive dans le logiciel comptable — ce qui garantit que tout ce qui entre dans Xero est exact.

PrimeFlight a également gagné en rigueur sur les achats de services et de biens. Le rapprochement à deux et trois facteurs permet un contrôle plus strict, et les services peuvent être enregistrés avant même la réception de la facture. Chaque entité UK conserve ses propres conditions d'achat, tout en bénéficiant d'un processus unifié.

Le résultat : une véritable orchestration financière, une visibilité accrue, et une équipe qui regarde enfin devant elle plutôt que de passer son temps à réparer ce qui s'est passé la veille.

Le passage à Payhawk a transformé le quotidien de l'équipe finance de PrimeFlight. Au lieu de réagir aux dépenses après coup, elle dispose désormais d'une visibilité en temps réel sur chaque entité. L'équipe n'attend plus la clôture mensuelle pour comprendre ce qui se passe. L'information est disponible instantanément, ce qui permet de prendre des décisions plus tôt, d'accélérer les validations, et de garder la fonction finance en avance sur les événements plutôt que de nettoyer ce qui s'est déjà produit.

L'impact est particulièrement visible sur la comptabilité fournisseurs, notamment pour les achats et les approbations. Ce qui était autrefois un processus manuel et hétérogène est désormais structuré et traçable. Les managers ont une vision claire de ce qui requiert leur attention, et les collaborateurs peuvent soumettre leurs notes de frais directement depuis l'application mobile.

Pour Katy de Shapes PrimeFlight est passé du mode correction au mode anticipation.

PrimeFlight n'avait pas de processus de validation unifié. [Avec Payhawk, nous voulons les aider à] regarder vers l'avenir plutôt que de corriger le passé. Il s'agit d'apporter de la clarté et de leur redonner du temps.

L'automatisation a encore allégé la charge administrative. La codification est appliquée correctement dès le départ, les données remontent directement dans Xero, et l'équipe ne perd plus de temps à retravailler les écritures ou à gérer des intégrations manuelles. La direction financière peut enfin consacrer son énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt qu'à des tâches répétitives.

Pour PrimeFlight, le bilan est simple : la finance va plus vite, travaille mieux, et opère avec bien plus de sérénité.