Cómo PrimeFlight Aviation mejora los procesos de compras con Payhawk

El reto: demasiados sistemas y ningún proceso unificado

PrimeFlight es un grupo construido a lo largo de cinco o seis años de crecimiento acelerado mediante adquisiciones. Ese crecimiento, aunque positivo, dejó al equipo con un entorno complejo: múltiples sistemas, procesos distintos en cada entidad y ninguna forma unificada de trabajar. El problema era evidente: todo estaba desconectado y generaba fricción constante.

El equipo de PrimeFlight sabía que tenía que haber una forma mejor de operar. Como recuerda Sean Taylor, Finance Director EMEA & APAC de PrimeFlight UK: “El mayor problema estaba en el software contable y en la cantidad de proveedores y sistemas distintos que teníamos que gestionar.”

Sean y su equipo necesitaban un flujo de aprobaciones sólido para pedidos de compra y facturas, y más control desde el inicio del proceso, en lugar de dedicar el día a corregir errores a posteriori. Por eso recurrieron a Shapes, una agencia de contabilidad y marketing en rápido crecimiento, para ayudarles a encontrar una solución capaz de transformar las compras, la gestión del gasto y, en general, la función financiera.

Como explica Katy, de Shapes, su partner contable:

“El equipo de PrimeFlight no tenía un proceso claro de aprobación de pedidos de compra. Eso significaba volver atrás para arreglar algo que ya había ocurrido, en lugar de contar con un proceso de aprobación claro que permitiera mirar hacia adelante y no hacia atrás.”

La solución: Payhawk y Shapes unifican todas las operaciones financieras en una sola plataforma

Cuando Shapes y Payhawk se propusieron rediseñar el entorno financiero de PrimeFlight, el objetivo era claro: sustituir un mosaico de sistemas por un único flujo conectado en todas las entidades. El equipo necesitaba aprobaciones consistentes, controles más sólidos y visibilidad en tiempo real. La nueva configuración de Payhawk cumplió exactamente con eso.

Una de las mejoras clave fue la estandarización de las compras y del gasto por proyecto. En lugar de gestionar presupuestos y decisiones a través de cadenas de correos, los equipos ahora documentan el razonamiento directamente en Payhawk. Los descuentos de proveedores se registran en el momento de la solicitud, lo que permite que las facturas cuadren correctamente después. Incluso situaciones habituales como presupuestos tardíos o trabajos que se extienden más de lo previsto cuentan ahora con un flujo sencillo. Las diferencias entre el coste previsto y la factura final se aprueban al instante, con todo el contexto.

La automatización de Payhawk también eliminó gran parte del trabajo contable manual que ralentizaba al equipo. Ya no es necesario volver a introducir datos, corregir errores del plan contable ni ajustar transacciones tras la sincronización. Los tipos impositivos por defecto, los desgloses por línea y las reglas de imputación se aplican desde el inicio, de modo que cada transacción llega a Xero correctamente a la primera.

Jim Leeves, co-founder at Shapes, explains: “Si cada línea necesita una cuenta contable o un tipo impositivo distinto, se ajusta en Payhawk antes de llegar al software contable. Así, todo entra en Xero de forma correcta.”

Nick Best, Financial Controller de PrimeFlight UK, añade:

La solución de compras de Payhawk es muy potente y está altamente automatizada. Rellena los datos por nosotros, así que solo tenemos que enviar la solicitud. No necesitamos introducir manualmente el plan contable ni otros detalles.

PrimeFlight también ganó una mayor estructura en la compra de servicios y bienes. La conciliación a dos y tres vías refuerza el control, y los servicios pueden registrarse por horas incluso antes de que llegue la factura. Cada entidad del Reino Unido mantiene sus propias condiciones de compra, pero todas operan bajo un proceso unificado.

El resultado es una verdadera orquestación financiera: menos tareas manuales, mayor visibilidad y un equipo que puede mirar hacia adelante en lugar de dedicar tiempo a corregir lo que ocurrió ayer.

Los resultados: aprobaciones más rápidas, claridad en tiempo real y más tiempo para aportar valor

El cambio a Payhawk transformó la operativa diaria del equipo financiero de PrimeFlight. En lugar de reaccionar al gasto a posteriori, ahora cuentan con visibilidad en tiempo real en todas las entidades. Ya no es necesario esperar al cierre de mes para entender qué está pasando en el negocio. La información está disponible al instante, lo que permite tomar decisiones antes, agilizar aprobaciones y mantener a finanzas siempre un paso por delante.

El impacto es especialmente visible en cuentas a pagar, incluidas las compras y sus aprobaciones. Lo que antes era un proceso manual e inconsistente ahora es estructurado y trazable. Los responsables tienen una visión clara de lo que requiere atención, y los empleados pueden enviar gastos directamente desde la app móvil, sin pasos innecesarios.

Como resume Katy, de Shapes, el cambio clave ha sido pasar de corregir a anticipar:

PrimeFlight no tenía un proceso de aprobación unificado. Con Payhawk, el objetivo es ayudarles a mirar hacia adelante en lugar de estar arreglando errores. Se trata de aportar claridad y liberar tiempo.

La automatización ha reducido aún más la carga administrativa. La imputación se aplica correctamente desde el inicio, los datos fluyen directamente a Xero y el equipo deja de rehacer asientos o gestionar integraciones manuales. La función financiera puede centrarse por fin en tareas de mayor valor.

Para PrimeFlight, el resultado es claro: finanzas trabaja más rápido, de forma más limpia y con mucha más confianza.

Nick lo resume así:

Con Payhawk, todo va mucho más rápido. Antes teníamos que asignar cada detalle y ejecutar integraciones manualmente. Ahora podemos dedicar ese tiempo a aportar más valor a la empresa.

Próximos pasos

Si tu equipo también se enfrenta a sistemas desconectados, procesos de compra poco claros y falta de visibilidad en tiempo real, hay una forma más sencilla de operar. Payhawk te permite unificar la gestión del gasto en todas tus entidades, reforzar el control desde el inicio del proceso y reducir la carga operativa del equipo financiero.

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