Oficina IA para CFOsControl para Finanzas. Agentes para todo lo demás
Tú defines cómo se gasta en la empresa. Los Agentes de IA se encargan del resto: aplican las políticas de gasto, impulsan las aprobaciones y añaden la información que falta.
El control se mantiene. Los procesos se simplifican
Los Agentes de Payhawk hacen que las normas se cumplen solas, transformando pasos complejos en conversaciones fáciles. Siguen tus reglas, recuerdan los hábitos de tu equipo y simplifican la gestión de gastos.
Los Agentes actúan únicamente dentro de las políticas, controles, lógicas de aprobación y estructura financiera que ya has establecido, de modo que la autonomía nunca compromete la normativa interna.
Los Agentes aprenden los hábitos personales y las preferencias de los empleados, haciendo que cada interacción sea natural, rápida y personalizada.
Al ocurrir todo mediante conversaciones simples, los empleados siguen el proceso correcto de forma natural, guiados paso a paso por el Agente.
Los Agentes funcionan dentro de Payhawk, Slack y Teams para gestionar todo tipo de gasto y aprobaciones de forma rápida y sencilla.
Desde el punto de vista de Finanzas, los Agentes de Payhawk son un gran ahorro de energía: reduce muchísimo el ir y venir con los equipos. Mientras que nuestros empleados ganan autonomía y, al mismo tiempo, mejora nuestra relación con ellos. Estoy llamando al Agente IA de Control Financiero, mi nuevo mejor amigo. Y el Agente de Viajes convierte lo que antes podía tomar hasta una hora, ahora es una tarea de solo 4 minutos.
Viajes de negocio que se planifican, reservan y pagan con una simple conversación
El Agente de Viajes convierte cada viaje en una experiencia fluida y cumpliendo la política de viajes al 100%. Tú solo describes tu viaje y el agente se encarga del resto, desde la solicitud inicial hasta la reserva, el pago y la conciliación.
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Simplemente describe el viaje que quieres realizar y el Agente lo transforma en una solicitud completa con vuelos, hoteles y dietas. Además el Agente inicia automáticamente el proceso de aprobación del mismo.
El Agente recomienda vuelos y hoteles en todo el mundo y, al elegir tu preferencia, realiza la reserva y el pago con una tarjeta predefinida o nueva. También alerta opciones fuera de política y activa aprobaciones adicionales cuando es necesario.
Los vuelos, hoteles, taxis y comidas se agrupan en un informe de gastos listo para revisión, evitando la gestión administrativa después del viaje.
Solicita, aprueba y paga sin fricciones
El Agente de Compras convierte el proceso de compra en una solicitud simple y en lenguaje natural además de cumpliendo con la política. Gestionando aprobaciones y pagos sin seguimientos manuales ni suposiciones. Tu aliado que hace que las compras sean sencillas, desde la solicitud hasta el pago final.
Con una sola frase explicando lo que necesitas, el Agente crea una solicitud de compra completamente estructurada, añadiendo los detalles que falten. Luego genera la solicitud y pone en marcha el flujo de aprobación correcto.
El Agente entiende lo que quieres comprar y dirige cada solicitud por la ruta de aprobación correcta, la cual la has predefinido según tus políticas internas, incluyendo a aprobadores, revisores y responsables de presupuesto adecuados.
Una vez aprobada la solicitud de compra el Agente completa todo el proceso: emite o añade fondos a la tarjeta seleccionada o dirige el pago vía transferencia bancaria. Al compartir el mismo contexto entre todos, se acelera la toma de decisiones.
El asistente para cualquier duda sobre los pagos
El Agente de Pagos ayuda a los empleados a resolver dudas sobre la plataforma y las transacciones: explica por qué fallaron los pagos y sugiere qué hacer, evitando que estas consultas lleguen a Finanzas.
El Agente te notifica cuando un pago o transacción con tarjeta falla y explica la razón. Siempre que es posible, sugiere los siguientes pasos o los ejecuta por ti.
Responde al instante a consultas como “¿Para qué puedo usar mi tarjeta?” o “¿Ya he cobrado mi reembolso?”. Accede automáticamente a los estados del pago o a las políticas necesarias.
El Agente actúa como experto de la herramienta para tu equipo respondiendo preguntas sobre las tarjetas, los flujos de aprobación y cómo funcionan las cosas.
Gastos que se gestionan solos
El Agente de Control Financiero recopila recibos, completa campos y hace que cada gasto avance sin tener que perseguir a los empleados.
El Agente hace seguimiento con los empleados de los recibos, datos incompletos o gastos no enviados. Comunicándose por los canales que ellos realmente usan, para que nada quede atascado.
El Agente extrae información de fotos, PDFs y facturas. Rellena los campos contables, categoriza los gastos e incluso agrega notas claras, para que los informes estén listos para revisión mucho más rápido.
Descarga automáticamente las facturas recurrentes de los proveedores, las sube y prepara el gasto correspondiente. Se acabaron las descargas mensuales y las subidas manuales.
El por qué y el cómo de los Agentes IA
Encuentra aquí todas las respuestas del equipo que creó la Oficina IA del CFO en Payhawk. En cada episodio, explicamos cómo piensan, actúan y toman decisiones los Agentes. Para que puedas adoptar la IA con confianza, no con miedo.
Preguntas frecuentes
Un agente IA en finanzas es un sistema que puede entender lo que un usuario intenta hacer, aplicar las normas financieras de la empresa y completar un flujo de aprobación completo de principio a fin. A diferencia de un chatbot, que solo responde con información, o una regla de automatización, que activa una acción predefinida, un agente IA puede transformar solicitudes en lenguaje natural en pasos operativos reales. Por ejemplo, puede crear una solicitud de compra, aplicar políticas, dirigir aprobaciones, emitir una tarjeta o preparar un informe de gastos. Se comporta como un socio operativo entrenado que sigue los controles de tu empresa y completa el trabajo directamente dentro del sistema financiero.
Los agentes IA de Payhawk están integrados directamente en la plataforma, lo que significa que actúan dentro de tus políticas de empresa, flujos de aprobación, reglas de viaje, controles de tarjetas, límites de gasto y configuración contable existentes. Gracias a que tienen acceso estructurado a la configuración financiera real de tu empresa, van mucho más allá de responder preguntas. Pueden interpretar la solicitud, seleccionar el flujo de trabajo correcto, seguir la cadena de aprobación adecuada, completar cada paso y registrar todo el proceso. Un chatbot genérico no puede hacer esto, ya que no entiende tus reglas específicas, permisos de usuario ni el contexto financiero. Los agentes de Payhawk operan dentro de estos límites y realizan trabajo real, no solo asistencia superficial.
Los agentes de IA de Payhawk funcionan interpretando la solicitud en lenguaje natural de un usuario, verificándola según las políticas financieras y la lógica de aprobación de tu empresa, y ejecutando la tarea dentro de la plataforma. Pueden recopilar detalles faltantes, crear y categorizar solicitudes, dirigir aprobaciones, emitir o financiar tarjetas, preparar gastos o hacer seguimiento de elementos pendientes.
Siempre actúan dentro del rol y los permisos del usuario, lo que constituye un mecanismo clave de seguridad. Un agente no puede acceder a información sensible ni realizar ninguna acción que el empleado que lo utiliza no esté autorizado a hacer. Todas las acciones se registran, supervisan y cumplen con los estándares de seguridad de Payhawk, incluidos SOC 2 e ISO 27001. Esto garantiza que los agentes sean seguros, ya que operan estrictamente dentro de las reglas de la empresa y los límites de permisos del usuario.
La memoria en Payhawk funciona en dos niveles. El primer nivel es la memoria del sistema, que incluye todo lo definido en la configuración de la plataforma, como las políticas de gasto, los controles de tarjetas, las políticas de viaje, las directrices de proveedores, los flujos de aprobación y los mapeos contables. El agente utiliza esta información para garantizar que cada acción cumpla con las normas.
El segundo nivel es la memoria conversacional a largo plazo, que es personal para cada usuario. Con el tiempo, el agente puede aprender preferencias como horarios de viaje habituales, estilos de hotel favoritos o patrones de comunicación preferidos. Esto permite que el agente ofrezca sugerencias personalizadas, sin acceder nunca a información que el usuario no tenga permiso de ver.
Los agentes de IA de Payhawk ya gestionan una amplia gama de operaciones financieras diarias. Pueden encargarse de las solicitudes de compras, viajes y gastos, interpretar la intención del usuario y convertir una simple frase en un flujo de aprobación estructurado. Siguen la lógica de aprobación correcta, contactan a las personas indicadas, hacen avanzar las solicitudes y completan pasos como reservar viajes, emitir tarjetas, financiar tarjetas, preparar gastos, extraer datos de recibos, conciliar transacciones y recuperar facturas recurrentes desde los portales de proveedores. También pueden responder preguntas comunes sobre tarjetas, reembolsos y el uso de la plataforma. Todas las tareas que realizan se ejecutan dentro de las reglas y controles definidos por tu equipo financiero.
Los agentes de Payhawk automatizan la ejecución de tareas financieras, pero no reemplazan a quienes toman decisiones. Nunca anulan cadenas de aprobación, límites de gasto ni requisitos de política. Cuando un usuario debe tomar una decisión o aprobar un gasto, el agente simplemente se asegura de que la solicitud llegue a la persona correcta de manera rápida y con el contexto adecuado. La automatización sucede alrededor del usuario, no en lugar del usuario. Esto permite que los agentes mantengan el trabajo en movimiento sin saltarse nunca las normas de gobernanza.
Si, los agentes de Payhawk operan completamente dentro de la estructura configurada en tu espacio de trabajo. Siguen tus flujos de aprobación específicos, controles de tarjetas, tipos de solicitud personalizados, políticas de viaje, presupuestos, reglas de proveedores y lógica contable. Interpretan la intención del usuario y seleccionan el flujo de aprobación correcto según tu configuración. Además, al heredar los permisos de cada empleado, no pueden realizar acciones ni acceder a información fuera de los límites definidos por tu equipo financiero.
No. Los agentes de Payhawk están diseñados para hacer que los equipos financieros sean más eficientes, no para reemplazarlos. Se encargan del trabajo operativo repetitivo que consume tiempo como perseguir recibos, recordar a los aprobadores, preparar gastos, recuperar facturas o responder preguntas comunes. Esto permite que los profesionales de Finanzas concentren su atención en análisis, previsión, planificación, colaboración con otros equipos de la empresa y trabajo estratégico. Los agentes eliminan las tareas repetitivas y urgentes que consumen tiempo, pero la supervisión y el criterio humano siguen siendo indispensables.
Los agentes de Payhawk se entrenan con la lógica del producto de la plataforma y la estructura de los flujos de aprobación financieros comunes. Cuando se habilitan en el entorno de tu empresa, utilizan tus políticas, flujos de aprobación, solicitudes históricas, reglas de tarjetas y configuraciones contables como marco operativo.
Seguimos las mismas reglas de seguridad de datos que en el resto del producto. Nuestros propios agentes acceden a los datos dentro de la seguridad de nuestra infraestructura, manteniéndolo todo contenido. Esto también significa que los proveedores de modelos de lenguaje (como Google Gemini) no utilizan los datos de nuestros clientes para entrenamiento. La privacidad de tus datos es nuestra máxima prioridad y no se compromete bajo ningún concepto.
Sí. Payhawk aplica el mismo modelo de seguridad a sus agentes IA que al resto de la plataforma. Esto incluye SOC 2 Tipo II, ISO 27001, controles estrictos de acceso basados en roles, cifrado y registros completos de auditoría. Como los agentes heredan los permisos del usuario, no pueden acceder ni actuar sobre nada que el empleado no esté autorizado a manejar. Todas las acciones se registran y se rigen por las políticas financieras existentes.
Esto garantiza que cada agente opere de manera segura dentro de los estándares de seguridad y cumplimiento de tu organización. Seguimos las mismas reglas de seguridad de datos que en el resto del producto. Nuestros propios agentes acceden a los datos dentro de la seguridad de nuestra infraestructura, manteniéndolo todo contenido. Además, los proveedores de modelos de lenguaje (como Google Gemini) no utilizan los datos de nuestros clientes para entrenamiento. La privacidad de sus datos es nuestra máxima prioridad y no se compromete bajo ningún concepto.
Los agentes IA en Payhawk funcionan de inmediato y se pueden habilitar al instante. No hay un proyecto de implementación separado, ya que los agentes operan dentro de las reglas, flujos de trabajo y lógica de aprobación que ya están definidos en tu configuración de Payhawk. Para viajes, solo necesitas confirmar tu política de viajes; para compras, asegurarte de que los tipos de solicitud y los flujos de aprobación estén configurados. Después de eso, habilitar un agente es tan simple como encender la luz de tu despacho. Puedes elegir si el agente debe operar dentro de la plataforma Payhawk o comunicarse con los empleados a través de Slack o Microsoft Teams, y estará disponible de inmediato.
Gestiona las finanzas a través de conversaciones.
