Automatiza tu proceso de comprasCompras inteligentes basadas en IA y sin cuellos de botella
Gestiona todo el proceso, desde la solicitud hasta el pago, con controles basados en IA, flujos de trabajo personalizados y visibilidad del presupuesto en tiempo real. Mantén a los equipos coordinados (incluso cuando las compras se inicien fuera de Payhawk) y, a continuación, paga a los proveedores de todo el mundo desde la misma plataforma.
Descubre las compras con IA nativa
Unifica toda la gestión de compras, de la solicitud al pago, en un único sistema inteligente. Los flujos de trabajo basados en IA aplican controles, mantienen la visibilidad de los presupuestos y ayudan a los equipos a actuar con mayor rapidez sin perder el control.
Facilita las compras a los empleados y haz que el Departamento de Finanzas mantenga el control. El proceso de solicitud de Payhawk desde el móvil guía a los solicitantes a lo largo de cada solicitud de compra, mientras que el Agente de Compras recopila los datos, sigue el proceso y garantiza que el Departamento de Finanzas mantenga el control tanto en la plataforma como en los dispositivos móviles.
Actúa con mayor rapidez sin perder de vista el presupuesto. Payhawk asigna cada solicitud a la previsión correspondiente en tiempo real, de modo que los responsables de la aprobación pueden ver el impacto en el presupuesto antes de dar su visto bueno. Se acabaron las decisiones poco claras, las correcciones a posteriori y las sorpresas a final de mes.
Disfruta de una visibilidad total mientras cada solicitud de compra avanza automáticamente. Se notifica a las personas adecuadas en el momento en que se necesita su intervención, dándoles todo el contexto para que nada se pierda en conversaciones paralelas ni se quede esperando una respuesta.
Una única fuente de información
Todas las solicitudes, aprobaciones, compromisos y pagos en un mismo lugar. Todo está conectado, siempre actualizado y accesible para cualquiera que lo necesite.
Centraliza todo tu proceso de órdenes de compra en un solo lugar. Importa las órdenes de compra existentes desde cualquier sistema externo, crea otras nuevas directamente en Payhawk y gestiónalo todo con total visibilidad para los Departamentos de Finanzas y Compras. Todas las órdenes de compra quedan centralizadas, se realiza un seguimiento de ellas y se concilian, lo que evita que los datos estén dispersos y garantiza una visibilidad completa.
Tanto si pagas mediante factura como con tarjeta, Payhawk agrupa todos los gastos y pagos en una única fuente de información. Ya no tendrás que conciliar herramientas inconexas. El Departamento de Finanzas obtiene una visibilidad completa del gasto en tiempo real, gracias a la recuperación de facturas asistida por IA, el OCR avanzado y el cumplimiento normativo integrado para las facturas electrónicas en toda Europa.
Paga las facturas de proveedores aprobadas desde las cuentas de Payhawk en EUR, GBP, USD, DKK, PLN y CHF, sin cambio de divisa cuando pagues en la misma moneda. Para los pagos internacionales, utiliza las funciones globales de J.P. Morgan para pagar en 119 divisas, con márgenes por cambio de divisa a partir del 0,3% en las principales divisas.
"Desde que se adoptó Payhawk, el equipo de Greystone GT ha ganado una visibilidad y un control fundamentales sobre sus operaciones de compras a nivel mundial. Ahora puede realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Con Payhawk, ahora podemos ver exactamente cuánto se gasta y quién lo gasta".
Todo lo que necesitas para un proceso "de la solicitud al pago" más inteligente
Todas las herramientas, flujos de trabajo e inteligencia que necesitas para gestionar el proceso "de la solicitud al pago" en una misma plataforma.
Solicitudes mediante conversación
Inicia las solicitudes de compra usando un lenguaje sencillo. Sin formularios ni complicaciones.
Tipos de compra configurables
Configura los tipos de compra con aprobaciones, campos y formas de pago que se ajusten a tus políticas.
Envío inteligente
Deja que las solicitudes de compra se dirijan automáticamente a las personas adecuadas, mientras nuestro Agente de IA se encarga del seguimiento.
Flujos de trabajo configurables
Personaliza los flujos de aprobación por tipo de gasto, proveedor o presupuesto.
Visibilidad del gasto en tiempo real
Controla el impacto de cada solicitud en el presupuesto en tiempo real.
Creación automática de órdenes de compra
Genera órdenes de compra para enviarlas a los proveedores o utilizarlas en la elaboración de informes internos.
Conciliación doble y triple
Concilia automáticamente las solicitudes o las órdenes de compra con las GRN y las facturas.
Pagos integrados
Diseña tu proceso para gestionar las recargas de tarjetas, las tarjetas de un solo uso o las facturas centralizadas.
Automatización de cuentas por pagar
Clasifica, señala las discrepancias y, a continuación, concilia con facilidad.
Integraciones fluidas
Acelera el cierre de fin de mes con un conjunto de herramientas financieras totalmente sincronizadas. Conecta Payhawk directamente con tu ERP, tu sistema de contabilidad y tus herramientas de RR. HH. para que cada transacción se codifique, se coteje y se concilie en tiempo real. Ayuda a que tu equipo dedique menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo a tomar decisiones importantes.
Descubre cómo funciona el proceso "de la solicitud al pago" cuando se hace correctamente.
Sin complicaciones ni conjeturas
Preguntas frecuentes
El proceso "de la solicitud al pago" abarca todo el recorrido, desde que un empleado solicita algo hasta que el Departamento de Finanzas efectúa el pago. La mayoría de los sistemas solo gestionan algunas partes de este recorrido. En cambio, Payhawk lo integra todo (las solicitudes, las aprobaciones, los presupuestos, la conciliación y los pagos) en un único flujo para que nunca pierdas el control ni la visibilidad.
Cada solicitud se vincula a un presupuesto desde el principio. Las aprobaciones comprometen los fondos en tiempo real, por lo que los responsables de la aprobación siempre ven lo que queda antes de dar el visto bueno. Las comprobaciones de cada línea detectan las discrepancias al instante, lo que significa que solo pagas lo que realmente se ha pedido.
La conciliación doble compara una orden de compra con una factura. La conciliación triple va más allá, ya que también comprueba los albaranes o las notas de entrega. Payhawk automatiza este proceso hasta el nivel de cada partida para detectar las discrepancias antes de que lleguen a tu libro mayor.
Sí, esa es la idea. Los empleados solo tienen que escribir lo que necesitan usando un lenguaje sencillo. El Agente de IA de Payhawk recopila la información necesaria, aplica tus normas y la envía a la persona adecuada para su aprobación. Sin formularios confusos ni quebraderos de cabeza para cumplir la normativa.
Es muy sencillo. Una vez que se aprueba la solicitud, el Departamento de Finanzas puede tramitar las facturas de los proveedores a través de Cuentas por pagar o se pueden cargar los fondos en una tarjeta de un solo uso o en una tarjeta de empleado. Tú fijas las reglas y Payhawk se asegura de que se cumplan.
El proceso "de la solicitud al pago" abarca todo el recorrido, desde la solicitud de compra hasta el pago final. El proceso "de la compra al pago" suele empezar más tarde, una vez que se ha aprobado la compra. Con Payhawk puedes controlar el gasto desde una fase más temprana al gestionar solicitudes, aprobaciones, órdenes de compra, facturas y pagos en un único flujo.
El software de compras ayuda a tu empresa a aprobar los gastos antes de que se produzcan, a reducir el trabajo manual y a mejorar la visibilidad de todas las compras. Con Payhawk, los equipos financieros pueden gestionar solicitudes, proveedores, órdenes de compra, facturas y pagos desde una única plataforma.
Busca un software que sea fácil de usar para los empleados, que ofrezca al Departamento de Finanzas visibilidad de los gastos en tiempo real, que admita flujos de aprobación y que se integre con tu sistema ERP o de contabilidad. Payhawk está diseñado para empresas en crecimiento que necesitan tener el control sin ralentizar el trabajo de sus equipos.
Entre las funciones clave se encuentran las solicitudes de compra, los flujos de aprobación, las órdenes de compra, la gestión de proveedores, la conciliación de facturas, los pagos y los informes de gastos. Payhawk también es compatible con flujos de trabajo configurables, creación automática de órdenes de compra, conciliación doble y triple, automatización de cuentas por pagar y pagos integrados.
Empieza por analizar tu proceso de compras actual y, a continuación, establece normas de aprobación, presupuestos, usuarios, proveedores e integraciones. Con Payhawk, los equipos pueden configurar los flujos de trabajo, conectar los sistemas financieros, incorporar nuevos empleados y gestionar todo el proceso de compra, desde la solicitud hasta el pago.
Por un lado, el software de compras es la herramienta digital que se utiliza para gestionar las tareas relacionadas con las compras. Por otro lado, el sistema de gestión de compras es más extenso e incluye el software, las políticas, los procesos de aprobación y las personas implicadas en el proceso de compra.
Payhawk se integra con diversos sistemas ERP y de contabilidad, como NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, Odoo, Exact Online, DATEV y muchos más. Payhawk también es compatible con las exportaciones de Excel y las integraciones basadas en API.
El proceso suele comenzar con una solicitud de un empleado, a la que siguen el trámite de aprobación, las comprobaciones presupuestarias, la selección de proveedores, la creación de la orden de compra, la conciliación de facturas y el pago. Payhawk agrupa todos estos pasos para que los equipos financieros puedan controlar el gasto antes de que el dinero salga de la empresa.
Payhawk ofrece una sincronización bidireccional con NetSuite que conecta ambos sistemas en todo el flujo del proceso "de la compra al pago". Las órdenes de compra pueden enviarse automáticamente desde Payhawk a NetSuite o importarse desde NetSuite a Payhawk, lo que elimina la necesidad de exportaciones en formato CSV, la reintroducción manual de datos o los procesos de aprobación inconexos.
Esta sincronización bidireccional garantiza que las órdenes de compra, las notas de entrega y albaranes (GRN), las facturas y los pagos se mantengan sincronizados en tiempo real en ambas plataformas. Los equipos de Finanzas y de Cuentas por pagar consiguen una visibilidad completa, menos trabajo duplicado y una conciliación más rápida, todo ello mientras los datos de compras y contabilidad se mantienen totalmente sincronizados.
