Automatización de Cuentas a Pagar: Transforma tu Gestión Financiera con Payhawk

Gestionar las cuentas por pagar con sistemas obsoletos a menudo implica navegar por montones de ineficiencias y descubrir costes ocultos. Además, los costes de procesamiento manual de facturas son más de cinco veces superiores a los de las facturas automatizadas (según el Institute of Finance & Management), lo que significa que cualquier duda a la hora de actualizarse resulta costosa en más de un sentido.

Los directivos financieros son conscientes de la carga que supone, pero convencer a los altos cargos para que adopten soluciones modernas puede ser un quebradero de cabeza.

Pero en Payhawk, ofrecemos una solución (y una excelente implementación) a la que incluso los miembros de la alta dirección más reacios al cambio tendrán dificultades para resistirse. Conoce una solución automatizada de cuentas a pagar (incluyendo órdenes de compra avanzadas), gestión de gastos, gestión de suscripciones y mucho más, todo en un solo lugar.

Los mayores beneficios de la automatización de cuentas a pagar y órdenes de compra con Payhawk

Con nuestro software de cuentas por pagar y órdenes de compra, puedes transformar los procesos tradicionales en operaciones ágiles, automatizadas y sin errores.

Proceso: automatización de cuentas a pagar

Payhawk optimiza el proceso de cuentas a pagar automatizando la captura y procesamiento de facturas, reduciendo drásticamente los esfuerzos y errores manuales. El sistema puede:

• Conectar automáticamente nuevas facturas a pedidos de compra existentes en cuestión de segundos.
• Extraer datos de facturas en más de 60 idiomas utilizando tecnología OCR avanzada, reduciendo la introducción manual y los errores (y estableciendo una categorización fácil: quede claro a qué equipo, proyecto y presupuesto corresponde el gasto desde el momento de su presentación).
• Establecer flujos de aprobación personalizados de varios pasos que reflejen la estructura y las políticas de tu organización, garantizando que cualquier gasto planificado se revise y autorice adecuadamente.

Gestión eficiente de los pedidos de compra

Con nuestras funcionalidades, puedes evitar gastos fuera de la política de la empresa, errores en el procesamiento de los documentos que acaban saliendo caros e incluso detectar discrepancias con los proveedores:

• Triple conciliación automatizada los pedidos de compra, el acuse de recibo y las facturas, lo que garantiza que los pagos sean precisos y estén justificados antes de emitirse.
• Políticas de pedidos de compra avanzadas y altamente configurables que se pueden adaptar para satisfacer las necesidades específicas de la empresa y mejorar la gobernanza financiera.

Gestión de pagos centralizada

Gestiona todo tipo de pagos en un solo lugar, incluidos los pagos de facturas y los reembolsos a empleados.

Esta centralización proporciona:

• Una clara visualización de los gastos por equipo y entidad, lo que ayuda a identificar oportunidades de optimización de costes.
• Un proceso de fin de mes sin estrés con conciliaciones automatizadas e integraciones con los principales sistemas ERP como Microsoft Dynamics y NetSuite.

Otras grandes ventajas

Además de poder llevar a cabo la automatización de cuentas a pagar y la gestión de proveedores, Payhawk ofrece una serie de ventajas adicionales, entre las que se incluyen:

• Gestión unificada de gastos en tiempo real: Atrás quedaron los días de sombras y sorpresas financieras. Proporcionamos una visión global y en tiempo real de los gastos de tu empresa, lo que te permite contabilizar cada euro gastado, garantizando que tomes cada decisión presupuestaria con precisión.
• Esfuerzo manual minimizado: Con Payhawk, se elimina la carga del trabajo manual. Nuestra solución ayuda a eliminar por completo cualquier tedioso trabajo manual.
• Conciliación automatizada de principio a fin: Cada transacción se sincroniza con un proceso de conciliación automatizado. Puedes sustituir la tediosa búsqueda de recibos por un sistema eficiente y sin fisuras que alinea cada gasto con su prueba de compra.
• Gestión de gastos digitalizada: Desde el momento en que alguien realiza un gasto hasta su anotación final en los libros, Payhawk digitaliza y automatiza cada paso. Esta transformación digital de los gastos de los empleados anuncia un nuevo estándar de eficiencia.
• Pre-contabilidad: Di adiós a la introducción manual de datos. En Payhawk, automatizamos el proceso de pre-contabilidad, lo que permite a los equipos financieros y contables reorientar sus conocimientos hacia el análisis estratégico y la planificación prospectiva.
• Gestión mejorada de tarjetas corporativas: Nuestras tarjetas corporativas te proporcionarán un nuevo nivel de control y comodidad cuando se trate de gastos empresariales. Con funcionalidades como controles de gastos personalizados, saldos cero, auto-bloqueo de tarjetas y opciones de solicitud de fondos, estas tarjetas capacitan a tus empleados a la vez que te ofrecen una supervisión completa de todos los gastos de la empresa.

David Watson, Controlador Financiero del Grupo de Hostelería State of Play, dice:

Antes de cambiar a Payhawk, utilizábamos tarjetas de crédito y bill.com como sistema de gestión de cuentas a pagar. No se integraba con NetSuite ni combinaba tarjetas ni políticas de cuentas a pagar, por lo que había que cambiar de herramienta. Una de las mayores ventajas de Payhawk es la integración de nuestro software de contabilidad y la posibilidad de establecer un control exhaustivo a los gastos con tarjetas corporativas para que no haya sorpresas (ni transacciones fraudulentas).

Primeros pasos con Payhawk para conseguir la automatización de cuentas a pagar

Esta primera fase se centra en la integración y la formación, para garantizar que los sistemas están sincronizados y que el personal está preparado para los cambios que se avecinan.

Como afirma Robbie Hadfield, ACCA, Director de Ingeniería de Soluciones de Payhawk:

Hemos realizado la transición de miles de empresas a Payhawk. Nuestras importaciones de datos maestros, las integraciones y las checklists garantizan un cambio con una interrupción mínima para cualquier organización. Además, nuestros experimentados gestores de implementación ofrecen orientación y las mejores prácticas para una implementación 360 por fases, haciendo que la gestión de gastos sea fácil para todas las personas involucradas en el proceso.

Con este apoyo, tu transición a Payhawk no sólo se alinea con las mejores prácticas, sino que también ayuda a la empresa a tener una mejor gestión de los flujos financieros.

Integración perfecta con ERP

Tu viaje con Payhawk comienza con la integración a tu sistema ERP, que es crucial para la gestión de múltiples entidades. Aquí, debes sincronizar cada filial dentro de tu grupo, creando un ecosistema financiero cohesionado e interconectado. Payhawk facilita este proceso al adaptarse a tu configuración actual, garantizando una transición sencilla y lo ágil.

Importa tu conjunto maestro de datos a Payhawk

Antes de empezar a utilizar Payhawk en vuestro día a día, necesitamos introducir tu conjunto de datos maestros del ERP a nuestro sistema.

Con nuestros expertos gestores de implantación, este proceso es realmente fácil. Podrás importar directamente datos desde Excel, garantizando que toda tu información financiera se migre y esté lista para funcionar desde el primer día.

Configuración adicional

Con tus datos en Payhawk, el siguiente paso es ajustar tus flujos de aprobación. Nuestros clientes destacan principalmente 2 aspectos:

• Lo fácil que es implementar los flujos de aprobación.
• Lo bien que se adaptan a cada empresa.

Además, si tienes varias entidades en Payhawk, solo tendrás que configurarlos una vez. Después, la herramienta es capaz de exportar la configuración y aplicarla a las entidades que quieras.

Capacitación mediante formación

De nada sirve tener la herramienta más poderosa del mercado si el equipo no sabe utilizarla adecuadamente. Desde Payhawk no solo formamos a los diferentes roles que interactuarán de una forma u otra con la herramienta, sino que también te daremos consejos útiles y casos prácticos para que puedas sacarle el máximo provecho.

• Integración con ERP: Prueba y confirma la correcta asignación y categorización de gastos para garantizar unos informes financieros impecables.
• Procesos de revisión de gastos: Conoce las mejores prácticas, asegurándote de que la gestión y la aprobación de gastos sea un proceso sencillo.
• Gestión de suscripciones: Transfiere los gastos recurrentes a Payhawk para detectar nuevas posibilidades de ahorro y mejorar tu ROI.
• Cierre de mes acelerado: Tu equipo tendrá los conocimientos necesarios para cerrar los libros de forma eficiente a final de mes utilizando nuestras herramientas.

Importante: la conciliación se realiza de forma automática y en tiempo real. ¿Imaginas la cantidad de horas que te ahorrarás en el cierre mensual?

En palabras de Howard Thompson, Controlador Financiero Global de GDS Group:

Con todos nuestros gastos codificados en Payhawk, no sólo hacemos un seguimiento de los costes, sino que analizamos nuestro rendimiento financiero con precisión. La integración de Payhawk extrae los campos personalizados directamente de NetSuite a nuestra plataforma, haciendo que los informes financieros sean pan comido.

Comienza tu viaje con Payhawk

La automatización de las cuentas a pagar es lo mejor que le podría pasar a tu departamento financiero.

Automatización de Cuentas a Pagar

El primer paso es establecer un plan de transición claro para tus cuentas por pagar.

A continuación te explicamos cómo hacerlo realidad:

Implementación por fases

Para evitar problemas de conciliación a final de mes, proponemos una implantación escalonada, empezando de cero a principios de mes. Esto simplifica notablemente la transición de tu proceso o sistema antiguo a Payhawk.

Transición desde los antiguos sistemas a Payhawk

Para no trabajar dos veces, lo primero que debes hacer es establecer qué día vas a dejar de utilizar el sistema antiguo. Al incluir las facturas pendientes en el sistema antiguo hasta la fecha que tú mismo hayas elegido, te aseguras de no tener que hacer malabarismos con dos libros contables, allanando el camino para hacer borrón y cuenta nueva con Payhawk.

Configuración adicional

Con tus datos maestros ya importados durante la fase de pre-lanzamiento, tus necesidades están más que cubiertas con Payhawk:

• Buzón de recibos de Payhawk: Automatiza la creación de facturas de cuentas a pagar con una dirección de correo electrónico específica.
• Flujos de aprobación de cuentas a pagar: Establece quién se encarga de qué en el proceso de pago, garantizando una clara división de responsabilidades y control.
• Funcionalidades de control de pagos: Asegúrate de decidir y asignar funciones a los miembros del equipo para especificar quién puede pagar facturas, quién puede confirmar pagos y quién puede ejecutarlos.

Sesiones de formación exhaustivas

Inscribe a tu equipo de cuentas por pagar (y a cualquier otro personal financiero implicado en el procesamiento de facturas) en sesiones de formación detalladas para garantizar el dominio de todas nuestras funcionalidades.

Cómo realizar tu primer cierre de mes con Payhawk

Entendemos que el primer cierre de mes puede ser desafiante; por lo tanto, proporcionamos amplios recursos y guías para asegurar que estés preparado.

• Checklist de fin de mes: Comienza por revisar esta checklist y céntrate en la conciliación de los libros mayores.
• Revisión de facturas: Asegúrate de que se revisen las facturas de los proveedores de Payhawk y de que se tengan en cuenta los ajustes necesarios antes de empezar el proceso de cierre de mes.
• Devengos para pedidos: Para los pedidos de compra con mercancías recibidas pero no facturadas, aconsejamos establecer periodificaciones para alinear tus informes financieros con las mercancías reales recibidas.

Además, debes tener en cuenta que Payhawk tiene uno de los mejores equipos de soporte. A diferencia de los bots que cada vez son más abundantes, Payhawk cuenta con un equipo humano, resolutivo y realmente rápido.

Conclusión y próximos pasos

Como dice Martin Reindl, Director de Implantación de Payhawk:

Payhawk es muy fácil de configurar gracias a a) nuestro experimentado equipo y b) los procesos de importación a gran escala. Nos aseguramos de que no vuelvas a perder tiempo en la introducción manual de datos. Si al leer este artículo te ha entrado curiosidad y quieres ver nuestro software (o bien te han surgido dudas), te invitamos a que programes una llamada con nuestros especialistas.