Moderniseer betalingen met geavanceerde software voor crediteurenadministratie

Het beheren van crediteurenadministraties met verouderde systemen betekent vaak dat je een hoop inefficiënties moet overwaaien het licht moet brengen. Bovendien zijn de kosten voor handmatige factuurverwerking meer dan vijf keer hoger dan geautomatiseerde facturen (volgens het Institute of Finance & Management), wat betekent dat aarzelen om te upgraden in meerdere opzichten duur is.

Financiële leiders erkennen de last, maar de C-suite overtuigen om moderne oplossingen te gebruiken kan een grote hoofdpijn zijn.

Maar bij Payhawk bieden we een oplossing (en een uitstekende implementatie) die zelfs de meest veranderingsangstige leden van de C-suite moeilijk zullen kunnen weerstaan. Met een gestroomlijnde crediteurenadministratie (inclusief geavanceerde inkooporders), onkostenbeheer, abonnementenbeheer en meer, allemaal op één plek.

De grootste voordelen van crediteuren en inkooporders van Payhawk

Met onze crediteuren en inkoopordersoftware kunt u traditionele processen omzetten in gestroomlijnde, geautomatiseerde, foutloze activiteiten.

Geautomatiseerde crediteurenadministratie

Payhawk waardeert het crediteurenproces op door het vastleggen en verwerken van facturen te automatiseren, waardoor handmatige inspanningen en fouten drastisch worden verminderd. Het systeem kan:Tijd besteden aan het controleren van betalingsgegevens van facturen? Cijfers matchen? En nog veel meer? Bij Payhawk verminderen we handmatige werkzaamheden en fouten drastisch door de verwerking van facturen te automatiseren.

Met onze oplossing kunt u:

• Moeiteloos nieuwe facturen koppelen aan bestaande inkooporders in enkele seconden.
• Naadloos gegevens overnemen van facturen in meer dan 60 talen met behulp van geavanceerde OCR technologie, waardoor handmatige invoer en fouten worden verminderd (en eenvoudig te selecteren categorisatie instellen, zodat vanaf het moment van uploaden duidelijk is waar de uitgaven thuishoren, bijv. team, project en budget).
• Aangepaste goedkeuringsworkflows in meerdere stappen instellen die de structuur en het beleid van uw organisatie weerspiegelen, zodat alle geplande uitgaven goed worden gecontroleerd en geautoriseerd.

Efficiënt inkooporderbeheer

Met onze functies kun je overbesteding en dure fouten voorkomen door:

• Automatische 3-weg matching van inkooporders, ontvangstbewijzen en facturen, die ervoor zorgt dat betalingen nauwkeurig en gerechtvaardigd zijn voordat ze worden uitgegeven
• Zeer configureerbaar inkooporderbeleid dat kan worden aangepast u kunt aanpassen aan specifieke bedrijfsbehoeften en de financiële governance verbeteren

Gecentraliseerd betalingsbeheer

Beheer alle soorten betalingen op één plek, inclusief factuurbetalingen en vergoedingen aan medewerkers. Deze centralisatie biedt:

• Een duidelijk overzicht van uitgaven per team en entiteit, wat helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor kostenoptimalisatie.
• Een stressvrij maandafsluitingsproces met geautomatiseerde afstemmingen en integraties met toonaangevende ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics en NetSuite.

Andere grote voordelen

Payhawk stroomlijnt niet alleen de crediteurenadministratie en leveranciersbeheer, maar biedt nog veel meer voordelen, waaronder

• Geünificeerd real-time uitgavenbeheer: Voorbij zijn de dagen van financiële schaduwen en verrassingen. Wij bieden een allesomvattend, realtime overzicht van de uitgaven van uw bedrijf, zodat je elke uitgegeven dollar kunt verantwoorden en elke budgetbeslissing met precisie kunt nemen.
• Minimale handmatige inspanning: Met Payhawk wordt de last van handmatig werk weggenomen. Onze oplossing helpt alle vervelende handmatige werkzaamheden volledig uit te bannen. Wij helpen jou om het belangrijke toezicht van leidinggevenden en het vermoeiende beheer van onkosten- en uitgavenprocessen om te zetten in iets wat papierloos, moeiteloos, en flexibel is, zodat jouw team zich kan richten op wat echt belangrijk is
• End-to-end geautomatiseerde reconciliatie: Elke transactie vindt zijn overeenkomst met een geautomatiseerd reconciliatieproces. Je kunt het vervelende nazoeken van bonnetjes vervangen door een naadloos, efficiënt systeem dat elke uitgave afstemt op het aankoopbewijs.
• Gedigitaliseerd onkostenbeheer: Vanaf het moment dat iemand een uitgave doet tot de uiteindelijke boeking, digitaliseert en automatiseert Payhawk elke stap. Deze digitale transformatie van personeelsuitgaven luidt een nieuwe standaard van efficiëntie in.
• Gestroomlijnde pre-accounting: Zeg maar dag tegen handmatige gegevensinvoer. Bij Payhawk automatiseren we het pre-boekhoudproces, zodat financiële en boekhoudkundige teams hun expertise kunnen richten op strategische analyse en planning.
• Verbeterd beheer van bedrijfskaarten: Onze zakelijke betaalkaarten geven jou een nieuw niveau van controle en gemak als het gaat om zakelijke uitgaven. Met functies zoals aangepaste uitgavencontroles, nulsaldo's en opties voor het aanvragen van fondsen, geven deze kaarten jouw werknemers meer macht terwijl je volledig overzicht houdt over alle bedrijfsuitgaven.

David Watson, Group Financial Controller bij the State of Play Hospitality, zegt:

Voordat we overstapten naar Payhawk gebruikten we creditcards en bill.com voor het accounts payable (AP) fulfilment systeem. Het integreerde niet met NetSuite en combineerde kaarten en AP fulfilment niet, dus we moesten wel wat schakelen tussen tools. Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie met onze boekhoudsoftware en de mogelijkheid om betalingen in handen te geven van de daadwerkelijke gebruikers en exploitanten (locaties).

Installatie van Payhawk: De eerste stappen

In deze voorbereidende fase draait alles om integratie en educatie - ervoor zorgen dat jouw systemen gesynchroniseerd zijn en jouw mensen klaar zijn voor de komende veranderingen.

Zoals Robbie Hadfield, ACCA, Directeur Solution Engineering bij Payhawk, zegt:

We hebben duizenden bedrijven naadloos overgezet naar Payhawk. Onze gegevensimport, integraties en praktische checklists zorgen voor een soepele overgang met minimale verstoring van jouw organisatie. Bovendien bieden onze ervaren implementatiemanagers begeleiding en best practices voor een grondige en volledig gefaseerde uitrol, waardoor het beheer van onkosten naadloos en zonder stress verloopt.

Met deze toegewijde ondersteuning is jouw overgang naar Payhawk niet alleen in lijn met best practices, maar positioneert jouw bedrijf zich ook voor een gestroomlijnde transformatie in het beheer van financiële uitstromen.

Naadloze ERP-integraties

Jouw reis met Payhawk begint met een naadloze integratie van jouw ERP-systeem, wat cruciaal is voor multi-entiteit beheer. Hier moet je elke dochteronderneming binnen jouw groep op één lijn brengen, zodat er een samenhangend, onderling verbonden financieel ecosysteem ontstaat. Payhawk vergemakkelijkt dit door aan te sluiten bij jouw huidige opzet, zodat de overgang soepel en met minimale verstoring verloopt.

Jouw "stamgegevens" importeren in Payhawk

Voordat we overgaan op onze robuuste oplossing, inclusief software voor factuurbeheer, moeten we jouw stamgegevens (ERP-gegevens) in ons systeem krijgen.

Met onze deskundige implementatiemanagers is dit proces eenvoudiger dan ooit. We ondersteunen directe gegevensimport vanuit Excel, zodat al je essentiële financiële informatie vanaf de eerste dag wordt gemigreerd en klaar is voor gebruik.

Extra configuratie

Nu jouw gegevens veilig in Payhawk staan, is de volgende stap het fine-tunen van jouw workflows. Van het instellen van goedkeuringshiërarchieën tot het implementeren van kaartbeleid en ontvangstregels, met onze flexibele configuratieopties kunt je jouw systeem precies instellen zoals je het nodig hebt.

Empowerment door training

Een goed opgeleid team is de hoeksteen van een succesvolle systeemimplementatie. Daarom krijgen kerngebruikers - waaronder controllers en directeuren boekhouding - uitgebreide training over al onze topfuncties, waaronder:

• ERP integratie: Test en bevestig de juiste mapping van uitgaven voor een vlekkeloze financiële rapportage
• Processen voor onkostendeclaraties: Leer de kneepjes van onze uitgavenbeoordelingen, zodat het beheren en goedkeuren van uitgaven soepel verloopt
• Abonnementenbeheer: Transfereer terugkerende kaartuitgaven van jouw vorige provider naar Payhawk, zodat je meteen cashback begint te verdienen
• Maandafsluiting: Rust jouw team uit met de knowhow om de boeken efficiënt af te sluiten aan het einde van de maand met behulp van onze tools

Zoals Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, zegt:

Nu al onze uitgaven gecodeerd zijn tot projectcodes in Payhawk, houden we niet alleen de kosten bij - we analyseren onze financiële prestaties met precisie. De integratie van Payhawk trekt aangepaste velden rechtstreeks van NetSuite naar ons platform, waardoor financiële rapportage een fluitje van een cent wordt.

Begin jouw reis met Payhawk

Het activeren van jouw crediteurenadministratie oplossing is waar alles samenkomt, en verandert de manier waarop jouw bedrijf zijn financiën beheert van A tot Z.

Fase 1: Crediteurenadministratie

De eerste stap is het opstellen van een duidelijk overgangsplan voor je crediteurenadministratie. Dit is hoe we dat voor elkaar krijgen:

Gespreide uitrol

Om kopzorgen over reconciliatie aan het einde van de maand te voorkomen, stellen we een gespreide uitrol voor, waarbij we aan het begin van een nieuwe maand opnieuw beginnen. Zo worden jouw processen afgestemd op ons systeem zonder jouw bestaande workflows te verstoren.

Overgang van oudere systemen

Om dubbel werk te voorkomen, trek je een lijn in het zand met een einddatum voor het oude systeem. Door openstaande facturen in het oude systeem te verpakken, hoef je niet met twee grootboeken te jongleren en kun je met Payhawk met een schone lei beginnen.

Extra configuratie

Met jouw basisgegevens al geïmporteerd tijdens de pre-launch fase, passen we jouw Payhawk setup verder aan jouw behoeften aan:

• Payhawk mailbox voor crediteuren: Het aanmaken van crediteurenfacturen automatiseren met een speciaal e-mailadres
• Crediteuren workflows: Stel vast wie wat doet in het betalingsproces, zodat er een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en controle is
• Functies voor betalingscontrole: zorg ervoor dat jij bepaalt en rollen toewijst aan teamleden om te specificeren wie facturen mag betalen, wie betalingen mag bevestigen en wie ze mag uitvoeren

Uitgebreide trainingssessies

Schrijf je crediteurenteam (en alle andere financiële medewerkers die betrokken zijn bij factuurverwerking) in voor gedetailleerde trainingssessies om te zorgen dat je al onze functies beheerst.

• ERP-integratie: We bespreken hoe je jouw crediteurenfacturen kunt integreren met jouw ERP-systeem, zodat de gegevensstroom soepel en nauwkeurig verloopt.
• Factuurbeheer: Leer hoe je facturen kunt uploaden, coderen en automatiseren binnen Payhawk, waardoor het hele facturatieproces wordt gestroomlijnd
• Beoordelings- en betalingsprocessen: We leiden jou door de controle- en betalingsfuncties binnen Payhawk om jouw financiële activiteiten te optimaliseren.
• Protocollen voor het einde van de maand: Tijdens de training leer je hoe je efficiënt omgaat met de processen aan het einde van de maand, zodat je jouw boeken snel en nauwkeurig kunt afsluiten.

Jouw eerste maandafsluiting met Payhawk

We begrijpen dat de eerste maandafsluiting ontmoedigend kan zijn; daarom bieden we uitgebreide hulpmiddelen en gidsen om ervoor te zorgen dat je goed voorbereid bent.

• Maandafsluitingschecklist: Begin met het doornemen van je maandafsluitingschecklist, waarbij je je concentreert op het afstemmen van grootboeken, waaronder Bank, AR, AP, kaartuitgaven en intercompany-transacties. We raden aan om deze voor de vijfde werkdag van de volgende maand af te ronden voor optimale efficiëntie.
• Facturen nakijken: Zorg ervoor dat de Payhawk leveranciersfacturen worden nagekeken en dat noodzakelijke aanpassingen aan het einde van de maand worden overwogen, door gebruik te maken van hulpmiddelen zoals toekomstige afschrijvingsschema's of aangepaste velden.
• Overlopende posten voor inkooporders: Voor inkooporders met ontvangen maar niet gefactureerde goederen adviseren wij om overlopende posten in te stellen om uw financiële rapportage in lijn te brengen met de werkelijk ontvangen goederen.

Conclusie & volgende stappen

Zoals Martin Reindl, directeur implementatie bij Payhawk, zegt:

Payhawk is zeer eenvoudig op te zetten dankzij a) ons ervaren team en b) bulk importprocessen. We zorgen ervoor dat er geen tijd wordt verspild aan het handmatig invoeren van gegevens! Ja, we hebben een checklist, maar het is belangrijk dat we werken volgens de specifieke uitdagingen en doelen van de klant. We willen dat de klant snel en effectief de voordelen ervaart die ze hebben benadrukt, dus dit is voor ons een hoge prioriteit!

Wil je een naadloze implementatie, een gestroomlijnde crediteurenadministratie en talloze uren tijdsbesparing ervaren? Boek vandaag nog een persoonlijke demo.