Conduite du changement : bien choisir sa solution de gestion des factures fournisseurs

La gestion des factures fournisseurs s’accompagne bien souvent de coûts cachés, ainsi que d’un manque d’efficacité dans de nombreux domaines lorsqu’une entreprise se repose sur des systèmes obsolètes. De plus, selon l'Institute of Finance & Management, les dépenses relatives au traitement manuel des factures sont plus de cinq fois supérieures à celles liées aux factures automatisées.

Les dirigeants financiers sont conscients de ce problème, mais convaincre les décideurs d'adopter des solutions modernes peut se révéler un véritable casse-tête.

Chez Payhawk, nous offrons une solution (et un accompagnement pour son implémentation) à laquelle même les dirigeants les plus réfractaires au changement auront du mal à résister. Grâce à une solution de gestion des factures fournisseurs optimisée (qui inclut la gestion avancée des bons de commande), vous serez en mesure de gérer vos dépenses, vos abonnements - et bien plus encore - au sein d’une plateforme unique.

Les principaux avantages de la gestion des factures fournisseurs et des bons de commande sur la plateforme Payhawk

Grâce à notre solution de gestion des factures fournisseurs et à notre fonctionnalité logicielle de traitement des bons de commande, transformez vos processus traditionnels en opérations optimisées et automatisées, tout en évitant les erreurs.

Automatiser son processus de gestion des factures fournisseurs

Payhawk améliore les processus de comptabilité fournisseurs en automatisant la saisie et le traitement des factures, ce qui permet ainsi de réduire considérablement les tâches et les erreurs manuelles. Ce système vous évite de passer des heures à vérifier le détail de chaque règlement de facture ou à effectuer des rapprochements comptables. Grâce à notre solution, vous pourrez :

• Procéder au rapprochement des nouvelles factures et des bons de commande existants en quelques secondes.
• Extraire de manière transparente les données relatives aux factures dans plus de 60 langues à l'aide de la technologie OCR avancée, réduisant ainsi les tâches de saisie et les erreurs manuelles (tout en les classant dans des catégories faciles à définir afin de visualiser clairement à quel poste ces dépenses sont affectées – équipe, projet ou budget – à la seconde où elles sont téléchargées).
• Mettre en place des workflows d'approbation personnalisés en plusieurs étapes qui reflètent la structure et les politiques de votre organisation, tout en veillant à ce que les dépenses planifiées soient correctement examinées et approuvées.

Gagner en efficacité grâce aux bons de commande

Évitez les dépenses excessives et les erreurs coûteuses grâce aux fonctionnalités suivantes :

Le rapprochement tripartite automatisé des bons de commande, des bons de réception et des factures garantit que les paiements sont corrects et justifiés avant d'être émis.
Les politiques d'achat peuvent être adaptées pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et améliorer la gouvernance financière.

Centraliser la gestion des paiements

Gérez tous les types de paiements au même endroit – y compris le règlement des factures et le remboursement des employés. Une telle centralisation offre :

Une vue d'ensemble claire des dépenses par équipe et par entité, ce qui permet d'identifier les opportunités d'optimisation des coûts.
Des processus de clôtures mensuelles sereins grâce aux rapprochements automatisés et à l’intégration de la solution avec les principaux systèmes ERP, tels que Microsoft Dynamics ou NetSuite.

Des bénéfices multiples

Outre l’optimisation des comptes et de la gestion des fournisseurs, Payhawk s’accompagne d’une multitude de fonctionnalités qui vous permettront d’améliorer votre efficacité opérationnelle :

• Gestion unifiée des dépenses en temps réel : L’ère des surprises financières et des coûts cachés est révolue. Payhawk vous permet de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble des dépenses de votre entreprise, ce qui vous permet de justifier chaque euro dépensé et de prendre des décisions adaptées en matière budgétaire.
• Réduction de la charge de travail manuelle : Grâce à Payhawk, vos équipes ne croulent plus sous la charge de travail manuelle. Notre solution permet d'éliminer complètement les tâches manuelles fastidieuses. Les décideurs peuvent ainsi procéder à des contrôles essentiels et les équipes peuvent gérer les processus de dépenses facilement, sans documents papier et de manière flexible, afin de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
• Rapprochement automatisé de bout en bout : Chaque transaction trouve sa correspondance grâce au processus de rapprochement automatisé. Remplacez la chasse aux reçus chronophage par un système transparent et efficace qui aligne chaque dépense avec sa preuve d'achat.
• Gestion digitale des dépenses : Payhawk dématérialise chaque étape, depuis le moment où une personne effectue une dépense jusqu'à son inscription finale dans les livres comptables. Cela permet d’établir un nouveau standard en matière d'efficacité.
• Optimisation de la pré-comptabilité : Dites adieu à la saisie manuelle des données. Chez Payhawk, nous automatisons le processus de pré-comptabilité, ce qui permet aux équipes financières et comptables de réorienter leur expertise vers l'analyse stratégique et la planification à long terme.
• Gestion améliorée des cartes d'entreprise : Nos cartes d'entreprise vous offrent un niveau de contrôle et de commodité supérieur pour vos dépenses professionnelles. Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle personnalisé des dépenses, le solde zéro et les options de demande de fonds, ces cartes responsabilisent vos employés tout en vous permettant de garder une maîtrise complète sur l’ensemble des dépenses de l'entreprise.

Selon David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play Hospitality :

Avant de passer à Payhawk, nous utilisions des cartes de crédit et bill.com pour le traitement des factures fournisseurs. Ce système ne s'intégrait pas à NetSuite et ne combinait pas les cartes et le traitement des factures fournisseurs, ce qui nous obligeait à passer d'un outil à l'autre. L'un des principaux avantages de Payhawk réside dans son intégration avec notre logiciel comptable, ainsi que dans la possibilité de confier la gestion des paiements aux utilisateurs et aux exploitants des différents sites.

Changer pour Payhawk, c’est facile !

« Nous avons fait passer des milliers d'entreprises à Payhawk en toute simplicité. Nos imports de données, nos intégrations et nos listes de contrôle garantissent une transition en douceur avec un minimum de perturbations pour votre organisation. De plus, nos Implementation Managers expérimentés offrent des conseils et des bonnes pratiques pour un déploiement complet et progressif, pour une gestion des dépenses transparente et sans stress. » explique Robbie Hadfield, Directeur of Solution Engineering chez Payhawk.

Grâce à ce niveau d’accompagnement, la transition vers Payhawk ne se contente pas de mettre en œuvre les meilleures pratiques, mais met également votre entreprise dans une situation idéale pour optimiser la gestion des flux financiers.

Des intégrations natives aux ERP, logiciels comptables et SIRH

Votre parcours Payhawk commence par l'intégration native de votre système ERP, cruciale pour la gestion multi-entités, de façon à créer un écosystème financier cohérent et interconnecté. Payhawk facilite cette démarche en s'adaptant à votre configuration actuelle, garantissant ainsi une transition avec un minimum de perturbations.

Importez l’ensemble des données de référence dans Payhawk

Avant d'adopter notre solution, nous devons intégrer vos données de référence (à savoir les données de votre ERP) au sein de notre système.

Nos Implementation Managers vous accompagneront tout au long du processus. Nous prenons en charge l'importation directe de données à partir d'Excel, ce qui garantit que toutes vos informations financières essentielles sont migrées et prêtes à l'emploi dès le premier jour.

Des possibilités de configuration avancée

Une fois vos données sécurisées dans Payhawk, l'étape suivante consiste à affiner vos workflows. De la mise en place de hiérarchies d'approbation à la mise en œuvre de politiques de cartographie et de règlement des reçus, nos options de configuration flexibles vous permettent de paramétrer votre système selon vos besoins.

Autonomisez vos équipes

Une équipe bien formée est indispensable en vue de réussir à mettre en œuvre votre nouveau système. C'est pourquoi les utilisateurs principaux - les contrôleurs de gestion, les comptables et les RAF, notamment - bénéficient d’une formation complète portant sur l’ensemble de nos principales fonctionnalités, y compris sur :

• L’intégration avec l’ERP, pour savoir tester et vérifierque les dépenses sont bien cartographiées afin de générer des rapports financiers qui ne comportent pas d’erreurs.
• Les processus d'examen des dépenses, pour se familiariser avec les spécificités liées à nos contrôles des dépenses, afin que leur gestion et leur approbation se fassent en douceur.
• La gestion des abonnements, pour être en mesure de transférer les dépenses récurrentes par carte de votre ancien fournisseur vers Payhawk.
• La maîtrise de la clôture mensuelle, pour transmettre le savoir-faire nécessaire qui leur permettra de clôturer efficacement les comptes à la fin du mois à l'aide de nos outils.

Selon Howard Thompson, Global Financial Controller chez GDS Group :

Grâce à l’encodage de l’ensemble de nos dépenses en fonction des codes de projet définis au sein de Payhawk, nous ne nous contentons pas de monitorer les coûts, nous analysons précisément nos performances financières. L'intégration avec Payhawk permet de transférer des champs personnalisés de NetSuite directement vers notre plateforme, ce qui facilite la création de rapports financiers.

Débutez votre parcours Payhawk

Vous souhaitez intégrer vos processus financiers à Payhawk ? Rien de plus simple, n’attendez plus et révolutionnez la manière dont votre entreprise gère ses finances de A à Z. La première étape consiste à établir un plan de transition clair pour vos processus de comptabilité fournisseurs. Voici comment y parvenir :

Un déploiement échelonné

Pour éviter tout problème de rapprochement en fin de mois, nous proposons un déploiement échelonné, qui commence au début d'un nouveau mois. Cela permet d'aligner vos processus sur notre système sans perturber vos workflows existants.

Une transition facile de votre ancienne solution vers Payhawk

Pour éviter les doublons, fixez une date butoir pour l'ancien système. Le fait d’intégrer les factures en suspens de l'ancien système vous évite de jongler avec deux grands livres.

Des possibilités de configuration supplémentaires

Grâce aux données de référence importées pendant la phase de pré-lancement, nous adaptons votre configuration Payhawk selon vos besoins :

• Messagerie Payhawk : Automatisez la création de factures de comptabilité fournisseurs grâce à une adresse électronique dédiée.
• Workflows dédiés à la comptabilité fournisseurs : Déterminez les différents managers et admins qui seront responsables du processus de paiement, en veillant à une répartition claire des responsabilités et des activités de contrôle.
• Fonctionnalités de contrôle des paiements : Veillez à définir et à attribuer des rôles aux membres de votre équipe afin d’indiquer qui sera autorisé à régler les factures, qui pourra confirmer les paiements et qui aura la possibilité de les exécuter.

Des sessions de formation complètes

N’hésitez pas à inscrire votre équipe Finance à des sessions de formation détaillées afin de maîtriser parfaitement l’ensemble de nos fonctionnalités.

• Intégration ERP : Familiarisez-vous avec l’intégration des factures relatives à la comptabilité fournisseurs au sein de votre système ERP, afin d'assurer un flux de données fluide et précis.
• Gestion des factures : Apprenez à télécharger, à encoder et à automatiser les factures dans Payhawk. Cela permettra d’optimiser l'ensemble du processus de facturation.
• Processus de révision et de paiement : Laissez-vous guider à travers les fonctionnalités de révision et de paiement de Payhawk afin d'optimiser vos opérations financières.
• Protocoles de clôture mensuelle : Étudiez comment gérer efficacement les processus de fin de mois afin de clôturer vos comptes de manière rapide et précise.

Exécutez votre première clôture mensuelle avec Payhawk

La première clôture mensuelle peut être intimidante ; c'est pourquoi nous fournissons des ressources et des guides complets qui vous permettront d’être bien préparés.

• Une checklist de la clôture mensuelle : Commencez par le rapprochement des grands livres (transactions bancaires, comptes créditeurs, comptes débiteurs, dépenses par carte et transactions inter-sociétés). Pour une efficacité optimale, nous recommandons de finaliser ces opérations avant le cinquième jour ouvrable du mois suivant le lancement.
• Examen des factures : Veillez à ce que les factures fournisseurs soient examinées et que tous les ajustements nécessaires en fin de mois soient pris en compte, en utilisant des outils tels que les calendriers d'amortissement futurs ou les champs personnalisés.
• Régularisation des bons de commande : Pour les bons de commande concernant des marchandises reçues mais non facturées, nous conseillons de mettre en place des régularisations afin d'aligner vos rapports financiers sur les marchandises réellement reçues.

Comme le dit Martin Reindl, Implementation Director chez Payhawk :

Payhawk est très facile à mettre en place grâce à a) notre équipe expérimentée et à b) nos processus d'importation par lots. Nous veillons à ce que vous ne perdiez pas de temps à saisir manuellement les données ! Bien sûr, nous disposons d’une liste de contrôles, mais à nos yeux, il est essentiel de travailler en tenant compte des défis et des objectifs spécifiques de chaque client. Nous voulons que chacun d’entre eux puisse rapidement profiter des bénéfices de cette transformation, c'est pourquoi nous accordons une grande importance à cet aspect !

Vous aussi, vous souhaitez changer de solution de gestion des dépenses et bénéficier d’une offre tout-en-un et clé en main ? Contactez l’un de nos experts pour une démo personnalisée, en fonction de vos besoins.