State of Play réorganise sa gestion des dépenses grâce à une catégorisation plus précise

Les enjeux de State of Play

Avant Payhawk, l’équipe State of Play utilisait plusieurs outils déconnectés pour gérer la Finance. Avec plusieurs entités et plusieurs lieux, à travers les États-Unis et le Royaume-Uni, elle avait besoin d’une vue d’ensemble sur ses dépenses et d’améliorer les processus de paiements à travers une meilleure gestion des notes de frais et une meilleure interopérabilité avec NetSuite, leur ERP.

"Avant Payhawk, nous utilisions un système assez manuel au Royaume-Uni et gérions nos dépenses entièrement à partir de NetSuite. Les dépenses par carte étaient effectuées par le biais d'une carte de crédit traditionnelle de notre banque", explique David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play. L’équipe avait besoin d’une plateforme globale, en mesure d’opérer aux États-Unis et au Royaume-Uni, et qui inclut les cartes d’entreprise, les factures et le remboursement des notes de frais.

“Avant de passer à Payhawk, nous utilisions des cartes de crédit et bill.com pour notre facturation fournisseurs. Ce système ne s’intégrait pas à NetSuite et ne combinait pas les cartes d’entreprise et la gestion fournisseurs, ce qui nous obligeait à passer d’un outil à l’autre. L’un des principaux avantages de Payhawk est l’intégration entre notre logiciel de comptabilité et la possibilité de confier les paiements directement à nos équipes”, ajoute David Watson.

Payhawk a fait la différence grâce à une proposition “tout-en-un”.

“Le fait de passer de la banque traditionnelle à une solution qui s’intègre à NetSuite pour toutes nos transactions par cartes d’entreprise a changé la donne ! Nous gagnons du temps et prenons de meilleures décisions grâce à une visibilité totale sur nos dépenses multi-entités” explique David Watson, Contrôleur Financier chez State of Play.

Simplifier la gestion multi-entités

Avec plusieurs entités et plusieurs lieux aux États-Unis et au Royaume-Uni, la gestion multi-entités est une priorité pour l’équipe.

Pour David Watson, l'aspect international de Payhawk était très important : “En particulier, la possibilité de parcourir les différents tableaux de bord et les différentes entités pour savoir exactement quand et où une transaction a eu lieu.”

Le tableau de bord de gestion multi-entités est important pour l'équipe Finance car il lui permet d'avoir une visibilité sur les dépenses de chaque entité, en temps réel.

“C’est ce qui nous a convaincu de choisir Payhawk. Nous payons par plateforme, plutôt que par transaction, c’est un élément essentiel pour nous dans l’événementiel” ajoute David Watson.

Mieux catégoriser les dépenses

En plus des fonctionnalités de gestion multi-entités, l’équipe Finance apprécie particulièrement les possibilités de personnalisation.

"Nous nous appuyons sur les paramètres personnalisables de Payhawk pour distinguer nos différents sites et analyser les performances. Cela nous est extrêmement utile pour mieux répartir les dépenses" explique Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play.

"À la fin de la période, nous examinons deux choses. Premièrement, avons-nous été en mesure de prévoir correctement nos dépenses ? Pour cela, nous mettons Payhawk directement entre les mains de nos responsables de sites afin qu'ils puissent rendre compte de leurs dépenses. Cette approche signifie qu'ils peuvent suivre les dépenses par rapport à leur budget et s'assurer qu'ils le respectent dans chaque catégorie du grand livre", poursuit Andrew Jacobi. "Ensuite, à la fin de la période, nous examinons l'écart par rapport au budget, pour voir si une catégorie de dépenses a dépassé ou n'a pas atteint le budget. Payhawk nous permet de repérer très rapidement les dépassements de budget sur des points spécifiques. Par exemple, si nous constatons que nous dépensons trop ou plus que prévu pour les DJ dans un lieu particulier".

Le suivi des dépenses peut s'avérer complexe pour une organisation multi-sites telle que State of Play. L'équipe Finance doit rester au fait des dépenses, des prévisions et du suivi des budgets. Chez Payhawk, nos catégories personnalisables sont conçues dans cette optique. L'équipe Finance de State of Play les utilise pour identifier rapidement les écarts et les problèmes de dépassement potentiels dans les différentes catégories de dépenses.

"Nous pouvons voir ce que nous avons dépensé pour les DJ au cours de la période grâce aux factures soumises par nos opérateurs, et nous avons classé ces factures dans la classe et le code GL appropriés”, ajoute Andrew Jacobi. “En examinant les dépenses, nous pouvons dire : Nous avions prévu 5 000 dollars pour cette période, mais nous en avons dépensé 7 000. Que s'est-il passé ? Avons-nous été surfacturés ? Avons-nous augmenté la fréquence des DJ ? Si c'est le cas, devrions-nous ajuster le budget pour la période suivante ?”

Optimiser la gestion des fournisseurs

La relation avec les fournisseurs est essentielle pour les acteurs de l’événementiel comme State of Play : ils doivent s’assurer d’avoir des produits et des services fiables et de qualité, pour maintenir des standards pour leurs invités et participer au succès de l’entreprise.

Avant, l’équipe Finance subissait de nombreux goulets d’étranglement dans la gestion des fournisseurs, notamment à cause des délais liés aux achats, à l’émission de cartes ou aux différentes étapes d’approbation.
“Certains de nos fournisseurs requièrent un paiement en début de collaboration, avant même d’avoir lancé une campagne. En étant en mesure d’émettre une carte instantanément pour nos collaborateurs, avec les limites de dépenses appropriées, nous permet d’être plus agiles tout en gardant le contrôle”, raconte Andrew Jacobi.

La gestion des factures est également devenue plus facile. Grâce à notre OCR, dès qu’un membre de l’équipe télécharge une facture, les informations sont envoyées directement dans NetSuite, l’ERP de State of Play.
"Nous bénéficions d'une visibilité complète de nos dépenses globales et nous pouvons voir nos reçus et nos factures directement dans NetSuite grâce à l'intégration de Payhawk. Ce flux de données signifie que nous pouvons comprendre notre P&L plus facilement", explique Andrew Jacobi.

Remporter le gros lot grâce à la gestion des dépenses

Depuis que l’équipe State of Play a adopté notre solution, les finances sont claires et bien plus faciles à gérer.
Pour les entreprises comme State of Play, le passage à Payhawk présente de nombreux avantages : gain de temps grâce à des intégrations ERP natives, amélioration de la prise de décision grâce à une plus grande visibilité des dépenses en temps réel…

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