Ainia change de solution de gestion des dépenses pour gagner en agilité et en simplicité
Centre spécialisé dans la recherche, le développement et l’innovation (R&D&I), Ainia développe des projets innovants dans le domaine de la sécurité alimentaire, dans le but de contribuer à une société plus saine et plus sûre. Javier Llusar, DAF d’Ainia, explique les décisions qu’il a prises afin de simplifier le quotidien des équipes grâce à l’adoption de systèmes et de processus de gestion des notes de frais plus adaptés.
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Déploiement de Payhawk
Les enjeux d’Ainia
Avant l’adoption de Payhawk, la gestion des dépenses chez Ainia se caractérisait par des processus manuels lents et une charge administrative élevée. Les techniciens en déplacement professionnel devaient conserver leurs factures, les agrafer sur un document papier, avant de les remettre à l’équipe Finance, puis attendre que leurs demandes de remboursement soient traitées dans l'ERP. Cela prenait beaucoup de temps et allait à l'encontre de la politique d'Ainia en matière de gestion des notes de frais, qui repose sur des principes de simplicité et de flexibilité pour ses collaborateurs.
Javier Llusar, directeur administratif et financier d’Ainia, explique :
Notre ancien processus de gestion des notes de frais s’accompagnait d’une lourde charge administrative, en particulier pour les techniciens en déplacement. En effet, ceux-ci devaient conserver leurs tickets, les classer et les remettre au service en charge de la gestion des dépenses.
L’équipe Finance, quant à elle, consacrait trop de temps à des tâches répétitives, telles que la saisie manuelle des dépenses ou la création de fichiers destinés à être téléchargés ultérieurement dans l'ERP.
Après plusieurs mois passés à utiliser une solution concurrente, Javier LLusar a préféré se tourner vers Payhawk. Il s'est rapidement rendu compte que l'application était beaucoup plus simple d’utilisation que la solution existante et qu'elle correspondait beaucoup plus à la politique d’Ainia en matière de gestion des dépenses.
"Un membre de votre équipe m'a montré l'application et j'ai vu qu'elle était beaucoup plus simple et facile à utiliser que celle que nous avions auparavant. Malgré le coût d'un changement aussi rapide, nous avons constaté que les avantages à court terme dépassaient déjà le coût du changement."
Les avantages de Payhawk au quotidien
Depuis l’implémentation de Payhawk, l'équipe d'Ainia est parvenue à optimiser ses opérations au bénéfice de ses équipes Finance et de ses techniciens.
Une intégration native à Microsoft Dynamics 365 Business Central
L’équipe Finance apprécie particulièrement des fonctionnalités comme le rapprochement automatique des dépenses, l'intégration avec leur ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central et la possibilité d'effectuer des paiements directement depuis la plateforme. Cela leur a permis d’éliminer complètement les processus manuels, comme la création de fichiers pour les virements bancaires ou l'enregistrement manuel des écritures comptables.
Les paiements directs depuis Payhawk nous aident énormément et nous font gagner beaucoup de temps. Avec l'ancien outil, nous devions générer un fichier, le traiter dans l'ERP, puis le transmettre à la banque. Ce processus s’accompagnait d’une lourde charge administrative et était par conséquent très lent. Désormais, nous effectuons les virements directement depuis l'application. De plus, nous sommes également en mesure d’émettre des cartes de paiement et de créer des profils utilisateurs en quelques minutes.
Des cartes de paiement pour tous les cas d’usages
Les techniciens d'Ainia sont particulièrement séduits par la rapidité de la solution. Selon Javier Llusa, ils estiment que cet outil est « beaucoup plus rapide et agile » que l’ancienne solution. Ils n'ont plus besoin de conserver leurs tickets ni de compléter des formulaires papier. Les cartes de paiement virtuelles directement accessibles depuis leurs téléphones leur permettent de fonctionner en toute autonomie, sans être ralentis par des processus manuels ou des délais d’attente.
Disposant d’un effectif composé de plus de 310 personnes, dont environ 150 voyagent régulièrement et 50 de manière ponctuelle, Ainia a déployé des cartes de paiement virtuelles de manière progressive, en les attribuant à mesure que le besoin s'en faisait sentir. Sachant que chaque collaborateur dispose d'un smartphone professionnel dédié, le processus d'adoption s'est parfaitement bien déroulé.
Nous avons généré des cartes de paiement pour l’ensemble des responsables et pour la plupart des techniciens chargés de projets. Désormais, nous émettons des cartes virtuelles en fonction des besoins. Par exemple, lorsque nous constatons qu'une personne a effectué plusieurs déplacements, une carte virtuelle est créée et lui est immédiatement attribuée.
Grâce à ces cartes, Ainia peut également veiller au respect de ses politiques de dépenses.
Ces cartes de paiement, ainsi que l'application, facilitent la mise en œuvre de notre politique concernant les notes de frais. Celle-ci est configurée dans Payhawk et toute action qui n’entre pas dans des limites prédéfinies nécessite une autorisation spécifique.
De plus, Payhawk a non seulement aidé Ainia à mettre en œuvre sa politique concernant les déplacements professionnels, mais aussi à la redéfinir. Grâce à l'analyse des dépenses, les équipes Finance savent comment et pourquoi l'argent est dépensé, ce qui leur permet d'ajuster les règles en fonction des comportements réels sur le terrain. "Cela nous aide à mieux paramétrer la solution, mais aussi à analyser comment l'argent est dépensé et à définir de nouvelles politiques. Nous sommes gagnants sur les deux tableaux", commente Javier Llusa.
Le point de vue du DAF
En ce qui concerne le passage à Payhawk, Javier Llusa exprime clairement sa satisfaction : "À mes yeux, Payhawk est synonyme d'agilité et de simplicité. La solution précédente nécessitait davantage de ressources et nos techniciens devaient consacrer davantage de temps à la gestion des notes de frais. Avec Payhawk, ceux-ci peuvent désormais se concentrer sur la création de valeur réelle pour les clients plutôt que sur la gestion de leurs justificatifs."
Si vous souhaitez également savoir comment une solution de gestion des dépenses peut faciliter le travail de votre équipe Finance, prenez rendez-vous dès maintenant avec un expert produit Payhawk.
