Mehr Agilität und Komfort: Ainia setzt auf eine neue Lösung für das Ausgabenmanagement
Ainia ist ein Forschungszentrum, das sich auf F&E spezialisiert hat. In seinen Laboren entwickelt das Unternehmen innovative Projekte im Bereich Lebensmittelsicherheit, mit dem Ziel, zu einem gesünderen und sichereren Leben in der Gesellschaft beizutragen. Im Gespräch mit Javier Llusar, Finanzdirektor bei Ainia, erfahren wir, wie er den Alltag der Menschen durch optimierte Systeme und Prozesse erleichtert.
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Payhawk-Kunde seit
Welche Herausforderungen hatte das Finanzteam vor der Einführung von Payhawk?
Vor der Einführung von Payhawk war die Ausgabenverwaltung bei Ainia ein langsamer, manueller Prozess mit erheblicher bürokratischer Belastung. Reisende Techniker mussten Belege aufbewahren, sie auf ein Blatt heften und in Papierform an die Verwaltung übergeben, um anschließend auf die Verarbeitung im ERP zu warten. Das kostete viel Zeit und widersprach der Ausgabenphilosophie von Ainia, die auf Einfachheit und Agilität für ihre Mitarbeitenden setzt.
Früher war die Ausgabenverwaltung eine sehr bürokratische Aufgabe, besonders für die reisenden Techniker. Sie mussten Belege aufbewahren, abheften und zur Verwaltung bringen, erklärt Javier Llusar, Finanzdirektor bei Ainia.
Auch das Verwaltungsteam investierte viel Zeit in sich wiederholende Aufgaben wie das manuelle Erfassen von Ausgaben oder das Erstellen von Dateien für die spätere Verarbeitung im ERP.
Wann erfolgte der Wechsel zu Payhawk?
Der Wechsel zu Payhawk erfolgte nachdem Ainia bereits mehrere Monate eine anderen Lösung auf dem Markt genutzt hatte.
Zu diesem Zeitpunkt nahm ein Mitglied des Payhawk-Teams Kontakt auf, woraufhin der Finanzdirektor von Ainia die Plattform testete und bewertete. Schon bald stellte er fest, dass die Anwendung nicht nur deutlich einfacher und benutzerfreundlicher war als die bisherige Lösung, sondern auch wesentlich besser zur Ausgabenphilosophie von Ainia passte.
„Ein Mitglied Ihres Teams zeigte mir die Anwendung, und ich stellte sofort fest, dass sie deutlich einfacher und benutzerfreundlicher war als unsere bisherige Lösung. Trotz der Kosten für einen so schnellen Wechsel überwog der kurzfristige Nutzen bereits den Aufwand.“
Wie Payhawk Ainia im Alltag unterstützt
Seit der Einführung von Payhawk konnte das Team von Ainia seine Abläufe auf zwei Ebenen deutlich beschleunigen: administrativ und technisch.
Im Finanzbereich schätzen sie besonders Funktionen wie die automatische Ausgabenabstimmung, die Integration mit ihrem ERP Business Central und die Möglichkeit, Zahlungen direkt über die Plattform vorzunehmen. Damit entfallen vollständig manuelle Prozesse wie das Erstellen von Dateien für Überweisungen oder das manuelle Buchen von Kontensätzen.
Direkte Überweisungen sparen uns enorm viel Arbeit. Mit der vorherigen Lösung mussten wir eine Datei erstellen, sie im ERP verarbeiten und dann zur Bank bringen. Das war ein viel bürokratischerer und langsamerer Prozess. Jetzt führen wir Überweisungen direkt über die Anwendung aus und können zudem Karten und Nutzer in wenigen Minuten anlegen.
Für die Techniker von Ainia ist vor allem die Schnelligkeit entscheidend: „Der Satz, den ich am häufigsten höre, lautet: ‚Dieses Tool gefällt mir sehr, es ist viel agiler und schneller‘“. Sie müssen keine Belege mehr aufbewahren oder Papierformulare ausfüllen. Die auf ihren Smartphones verfügbaren virtuellen Karten ermöglichen vollständige Autonomie ohne manuelle Prozesse oder Wartezeiten.
Mit mehr als 310 Mitarbeitenden, von denen rund 150 regelmäßig und weitere 50 gelegentlich reisen, führt Ainia die virtuellen Karten schrittweise ein und weist sie bei Bedarf zu. Da alle Mitarbeitenden ein Firmenhandy besitzen, verlief die Einführung sehr reibungslos.
Wir haben die Karten allen Verantwortlichen und den meisten Projektechnikern zugeteilt. Virtuelle Karten werden nach Bedarf erstellt. Wenn wir sehen, dass jemand ein- oder zweimal reist, erhält diese Person sofort eine virtuelle Karte.
Über die Karten hinaus stellt Ainia auch die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien sicher.
Die Karten und die Anwendung helfen uns, unsere Ausgabenrichtlinie umzusetzen. Wir haben die Richtlinie in Payhawk hinterlegt, und jede Abweichung von den festgelegten Grenzen erfordert eine Genehmigung.
Darüber hinaus hat Payhawk nicht nur bei der Umsetzung der Reiserichtlinien geholfen, sondern auch deren Neugestaltung ermöglicht. Mithilfe der Ausgabenanalyse können sie nachvollziehen, wie und wofür Geld ausgegeben wird, und die Regeln gezielt anpassen.
„Payhawk hilft uns, Richtlinien festzulegen, gleichzeitig aber auch zu analysieren, wie ausgegeben wird, und neue Richtlinien zu entwickeln. Es ist ein gegenseitiger Prozess“, erklärt Javier.
Zum Wechsel zu Payhawk sagt Javier eindeutig: „Ich würde Payhawk mit Agilität und Einfachheit beschreiben. Ein Rückschritt würde mehr Ressourcen und Zeit unserer Techniker erfordern, die sich jetzt auf echten Mehrwert für unsere Kunden konzentrieren können, statt Belege zu verwalten.“
Wenn auch Sie verstehen möchten, wie eine Ausgabenverwaltungslösung Ihr Finanzteam unterstützen kann, können Sie einen Termin mit einem Produktexperten von Payhawk vereinbaren.