Ainia cambia de solución de gestión de gastos para ganar en agilidad y simplicidad
Ainia es un centro de investigación especializado en I+D+I. Desde sus laboratorios, desarrolla proyectos de innovación en seguridad alimentaria con el objetivo de contribuir a una vida más saludable y segura para la sociedad. Hablamos con Javier Llusar, Director Financiero en Ainia para entender cómo simplifica el día a día de las personas a través de mejores sistemas y procesos.
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Empezó con Payhawk
¿Qué reto tenía el equipo financiero antes de empezar con Payhawk?
Antes de implementar Payhawk, la gestión de gastos en Ainia era un proceso manual, lento y con una carga burocrática considerable. Los técnicos que viajaban tenían que guardar los tickets, graparlos a una hoja, entregarlos en papel al departamento de gestión y esperar a que fueran procesados en el ERP. Esto no solo consumía tiempo, sino que iba en contra de la filosofía de gastos de Ainia, basada en los principios de ofrecer simplicidad y agilidad a sus empleados.
Antes, la gestión de gastos era una tarea muy burocrática, sobre todo para los técnicos que viajaban. Tenían que guardar los tickets, archivarlos y traerlos a gestión. Explica Javier Llusar, Director Financiero en Ainia.
Además, el equipo administrativo, por su parte, dedicaba demasiado tiempo a tareas repetitivas como picar gastos a mano o generar ficheros para su posterior carga en el ERP.
¿En qué momento se dió el paso a Payhawk?
El cambio a Payhawk se produjo tras varios meses utilizando otra solución del mercado. Fue en ese momento cuando, tras el contacto de un miembro del equipo de Payhawk, el Director Financiero de Ainia decidió ver y evaluar la plataforma, y rápidamente vió que la aplicación era mucho más fácil y mucho más sencilla que la que estaban utilizando, y que les encajaba mucho más con su filosofía de gastos.
"Un miembro de vuestro equipo me enseñó la aplicación y vi que era mucho más fácil y sencilla que la que estábamos utilizando. A pesar del coste que tenía un cambio tan rápido, vimos que el beneficio en el corto plazo ya superaba al coste del cambio."
¿Cómo Payhawk ayuda a Ainia en el día a día?
Desde que empezaron con Payhawk, el equipo de Ainia ha conseguido agilizar su operativa en dos niveles: administrativo y técnico.
A nivel financiero, destacan funcionalidades como la conciliación automática de gastos, la integración con su ERP Business Central y la posibilidad de hacer pagos directamente desde la plataforma. Esto ha eliminado por completo procesos manuales como la creación de ficheros para transferencias o el registro manual de asientos contables.
Las transferencias directas nos ayudan muchísimo y nos ahorran mucho trabajo. Con la herramienta anterior, teníamos que generar un fichero, procesarlo en el ERP y llevarlo al banco. Era un proceso mucho más burocrático y lento. Ahora hacemos las transferencias directamente desde la aplicación, y además podemos crear tarjetas y usuarios en cuestión de minutos.
Por otro lado, lo que más valoran los técnicos de Ainia es la agilidad “El comentario que más he oído es «Esta herramienta me gusta muchísimo, es mucho más ágil y es mucho más rápida», a los técnicos les gusta más". Ya no tienen que guardar tickets ni completar hojas en papel. Las tarjetas virtuales, que llevan en sus móviles, les permiten operar con total autonomía, sin procesos manuales ni esperas.
Con una plantilla de más de 310 personas, de las cuales alrededor de 150 viajan habitualmente y otras 50 lo hacen de forma puntual, Ainia ha desplegado tarjetas virtuales de forma escalonada, asignándolas en cuanto se detecta la necesidad. Gracias a que todos los empleados disponen de un teléfono de empresa, el proceso de adopción ha sido muy fluido.
Las tarjetas las hemos implementado a todos los responsables y a la mayoría de los técnicos de proyecto. Emitimos tarjetas virtuales según la necesidad. Por ejemplo, cuando vemos una que persona viaja un par de veces, en seguida le creamos la tarjeta virtual.
A partir de las tarjetas, en Ainia, también se aseguran del cumplimiento de las políticas de gastos.
Las tarjetas y la aplicación nos ayudan a implantar nuestra política de gastos. Tenemos nuestra política de gastos parametrizada en Payhawk y cualquier parámetro que se desvíe de los límites marcados implica una autorización.
Además, Payhawk no solo les ha ayudado a implantar su política de viajes, sino también a redefinirla. Gracias a la analítica de gastos, pueden ver cómo y en qué se gasta, lo que permite ajustar las reglas en función del comportamiento real. “Nos ayuda a parametrizar, pero también a analizar cómo se gasta y a establecer nuevas políticas. Es recíproco", comenta Javier.
En cuánto al cambio a Payhawk, Javier lo tienen claro: “Definiría Payhawk como agilidad y simplicidad. Volver atrás requeriría más recursos y más tiempo de nuestros técnicos, que ahora pueden centrarse en aportar valor real a los clientes en lugar de gestionar tickets.”
Si tú también quieres entender cómo una solución de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo financiero, puedes empezar por agendar una llamada con un experto de producto de Payhawk.
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Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
