Ainia versnelt financiële processen met nieuw uitgavenbeheer
Ainia is een onderzoekscentrum dat zich richt op R&D en innovatie. Vanuit hun laboratoria ontwikkelen ze projecten op het gebied van voedselveiligheid, met als doel bij te dragen aan een gezonder en veiliger leven voor de samenleving. We spraken met Javier Llusar, financieel directeur bij Ainia, over hoe hij het dagelijkse werk van mensen vereenvoudigt met betere systemen en processen.
Hoofdkantoor
Branche
Werknemers
Payhawk klant sinds
Het leven vóór Payhawk?
Voordat Payhawk werd ingevoerd, was het uitgavenbeheer bij Ainia een handmatig, traag en bureaucratisch proces. Technici die op reis gingen, moesten bonnetjes bewaren, aan een formulier nieten, op papier inleveren bij de administratie en wachten tot alles handmatig werd verwerkt in het ERP-systeem. Dit kostte niet alleen veel tijd, maar stond ook haaks op Ainia’s filosofie: medewerkers eenvoud en wendbaarheid bieden.
Vroeger was het uitgavenbeheer een zeer bureaucratische taak, vooral voor de technici die reisden. Ze moesten de bonnetjes bewaren, archiveren en naar de administratie brengen.
— legt Javier Llusar uit, financieel directeur bij Ainia.
Daarnaast besteedde het administratieve team veel tijd aan repetitieve taken, zoals het handmatig invoeren van uitgaven of het aanmaken van bestanden voor latere import in het ERP-systeem.
Wanneer stapte Ainia over op Payhawk?
De overstap naar Payhawk vond plaats na enkele maanden gebruik van een andere oplossing op de markt. Op dat moment nam een lid van het Payhawk-team contact op met Ainia, waarna de financieel directeur besloot de platformdemonstratie te bekijken en te evalueren. Hij zag al snel dat Payhawk veel makkelijker en simpeler was dan hetgeen ze toen gebruikten, en dat het veel beter paste bij hoe ze met uitgaven omgaan.
“Een lid van jullie team liet mij de applicatie zien en ik zag meteen dat deze veel gebruiksvriendelijker en eenvoudiger was dan de oplossing die we eerder gebruikten. Ondanks de kosten van zo’n snelle overstap zagen we dat het voordeel op korte termijn de overstapkosten al ruimschoots compenseerde.”
Hoe helpt Payhawk Ainia in het dagelijks werk?
Sinds de start met Payhawk heeft het team van Ainia zijn werkprocessen op twee niveaus versneld: administratief en technisch.
Op financieel administratief niveau waarderen ze vooral functies zoals automatische reconciliatie van uitgaven, de integratie met hun ERP Microsoft Dynamics Business Central en de mogelijkheid om betalingen rechtstreeks vanuit het platform te doen. Dit heeft handmatige taken volledig geëlimineerd, zoals het aanmaken van bestanden voor overboekingen of het handmatig invoeren van boekingen in het ERP.
"De directe overboekingen helpen ons enorm en besparen veel werk. Met de vorige tool moesten we een bestand aanmaken, het verwerken in het ERP en vervolgens naar de bank sturen. Dat was een veel bureaucratischer en trager proces. Nu doen we de overboekingen rechtstreeks vanuit Payhawk, en kunnen we bovendien kaarten en gebruikers aanmaken in slechts enkele minuten."
Wat de technici van Ainia het meest waarderen, is de snelheid.
“De opmerking die ik het vaakst hoor is: ‘Deze tool bevalt me enorm, hij is veel sneller en veel gebruiksvriendelijker’. De technici vinden het gewoon prettiger werken.”
Ze hoeven geen bonnetjes meer te bewaren of papieren formulieren in te vullen. De virtuele kaarten op hun telefoon geven hen volledige autonomie, zonder handmatige stappen of vertragingen.
Met een personeelsbestand van meer dan 310 mensen, waarvan ongeveer 150 regelmatig reizen en nog eens 50 af en toe, heeft Ainia virtuele kaarten gefaseerd ingevoerd, waarbij ze worden toegewezen zodra er een behoefte wordt vastgesteld. Omdat alle medewerkers een werktelefoon hebben, verliep de implementatie zeer soepel.
"We hebben kaarten uitgegeven aan alle leidinggevenden en aan de meeste projecttechnici. We maken virtuele kaarten aan zodra dat nodig is. Bijvoorbeeld, als we zien dat iemand een paar keer reist, maken we meteen een virtuele kaart voor die persoon aan."
De kaarten helpen Ainia ook om hun uitgavenbeleid te handhaven.
"De kaarten en de applicatie helpen ons om ons uitgavenbeleid te implementeren. We hebben ons beleid geparametriseerd in Payhawk, en elke afwijking van de ingestelde limieten vereist een goedkeuring."
Daarnaast heeft Payhawk hen niet alleen geholpen om hun reisbeleid te implementeren, maar ook om het te herzien. Dankzij de uitgavenanalyse kunnen ze zien hoe en waar er wordt uitgegeven, wat het mogelijk maakt om de regels aan te passen op basis van echt gedrag. Javier deelt:
“Het helpt ons niet alleen om parameters in te stellen, maar ook om te analyseren hoe er wordt uitgegeven en om nieuwe beleidsregels vast te stellen. Het werkt twee kanten op”
Wat de overstap naar Payhawk betreft, is Javier duidelijk:
“Ik zou Payhawk omschrijven als snel en eenvoudig. Teruggaan [naar onze oude oplossing] zou meer middelen en tijd kosten van onze technici, die zich nu kunnen richten op het leveren van echte waarde aan klanten in plaats van bonnetjes te beheren.”**
Wil jij ook ontdekken hoe een oplossing voor uitgavenbeheer jouw finance-team kan helpen?
Plan een gesprek met een van onze experts.
