Hoe Ambassadors het zoeken naar bonnetjes voorgoed stopzette
Ambassadors is een internationaal creatief productiebedrijf dat design, animatie, VFX, en AI-gedreven content combineert voor merk- en reclameopdrachten. Vanuit hun thuisbasis in Amsterdam werken teams van kunstenaars, ontwerpers, programmeurs en componisten samen om technische grenzen te verleggen en verhalen visueel tot leven te brengen.
Hoofdkantoor
Branche
Werknemers
Payhawk klant sinds
Het leven vóór Payhawk
Bij Ambassadors was uitgavenbeheer vooral een kwestie van zoeken. Bonnetjes raakten kwijt, transacties waren onduidelijk, en het finance-team werkte met een Excel-sheet die continu rondging.
Elke maand ging er tijd verloren aan het najagen van bonnetjes en het uitpluizen van onvolledige overzichten. Medewerkers moesten geld voorschieten of gezamenlijke creditcards gebruiken, wat zorgde voor frustratie en vertraging. Virgil Pichel, Head of Finance bij Ambassadors:
We hadden geen oplossing in place. We hadden een Excel-sheet en een kaart die gedeeld moest worden. Er werd veel tijd besteed aan het zoeken naar missende documenten.
De oplossing: grip op uitgaven en eigenaarschap per medewerker
Ambassadors koos voor Payhawk om orde te brengen in de chaos. Met eigen zakelijke betaalkaarten voor medewerkers, automatische herinnering voor het indienen van bonnetjes en realtime inzicht via de app, veranderde de manier van werken volledig. Faye, PR & Communications manager bij Ambassadors deelt:
“Ik kreeg vaak Slack-berichten van finance: ‘was jij dit?’ of ‘heb jij deze uitgave gemaakt?’ Nu is het gewoon duidelijk in de app. Je moet gelijk je bonnetje uploaden, dat helpt enorm.”
“We besparen zeker twee uur per week aan het najagen van bonnetjes. Nu zijn we daar totaal niet mee bezig.”
Ze vult aan: ”Wat ik fijn vind, is dat ik nu mijn eigen kaart heb. Eerst moest ik steeds iemand vragen om de creditcard. Nu heb ik meer verantwoordelijkheid en kan ik zelf handelen.”
Elke medewerker kreeg een eigen kaart met instelbare limieten en automatische blokkades als bonnetjes niet op tijd werden ingediend. Virgi deeltl: “We hebben ingesteld dat kaarten automatisch worden geblokkeerd als bonnetjes niet op tijd worden ingediend.”
Het resultaat: minder rompslomp, meer eigenaarschap
Sinds de overstap naar Payhawk werkt Ambassadors een stuk efficiënter. De financiële administratie is overzichtelijk, declaraties worden automatisch gekoppeld, en medewerkers hoeven geen tijd meer te verspillen aan het najagen van bonnetjes. Waar het finance-team eerder wekelijks uren kwijt was aan losse Excel-sheets en ontbrekende documenten, loopt alles nu automatisch via één platform. Virgil:
We besparen zeker twee uur per week aan het najagen van bonnetjes. Nu hebben we meer tijd voor zaken die echt waarde leveren voor het bedrijf.
Ook voor medewerkers voelt het verschil groot. Iedereen heeft zijn eigen betaalkaart en kan uitgaven direct uploaden via de app, zonder eindeloze mailtjes of Slack-berichten heen en weer. Faye:
“Voor mij als gebruiker is het echt makkelijker. Geen losse berichten meer, geen verloren bonnetjes.”
“Ik kreeg vaak Slack-berichten van finance: ‘was jij dit?’ of ‘heb jij deze uitgave gemaakt?’ Nu is het gewoon duidelijk in de app. Je moet gelijk je bonnetje uploaden, dat helpt enorm.”
De implementatie verliep opvallend snel. Binnen drie weken na het ondertekenen van het contract was Payhawk volledig operationeel. Virgil: “In het begin was ik best sceptisch. Toen Payhawk me vertelde hoe eenvoudig het allemaal zou gaan, dacht ik nog: ‘ja hoor, het zal wel’. Maar hun uitleg en vertrouwen overtuigden me om het een kans te geven. En daar ben ik nu heel blij om, alles werkt precies zoals ze beloofd hadden.”
Vandaag heeft Ambassadors niet alleen meer tijd, maar ook meer controle én vertrouwen binnen het team.
Dit is ook mogelijk binnen jouw organisatie en zoals je ziet kan dat al binnen 3 weken. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?
Boek gauw een demo met één van onze experts en leer meer.
