Hoe CERATIZIT Scandinavia elke maand tot 5 uur bespaart
"Met Payhawk kunnen we voor de hele groep afzonderlijke goedkeuringsworkflows instellen, zodat we de processen kunnen afstemmen op de behoeften van de verschillende bedrijven en afdelingen."
Over CERATIZIT
CERATIZIT is een internationaal productieconcern met het hoofdkantoor in Mamer, Luxemburg. Het bedrijf telt wereldwijd ongeveer 7000 medewerkers. Bij de Zweedse vestiging, CERATIZIT Scandinavia, werken 25 mensen.
Bij de maandafsluiting moesten medewerkers achter bonnetjes aan en de kaartafschriften regel voor regel controleren
Voordat CERATIZIT Scandinavia overstapte op Payhawk, gebruikte het bedrijf Eurocard voor zijn zakelijke uitgaven. Medewerkers moesten al hun bonnetjes bewaren en aan het eind van de maand inleveren bij de financiële afdeling.
De financiële afdeling moest vervolgens alle kaartafschriften regel voor regel nalopen. Bij elke transactie zochten ze het juiste bonnetje, bepaalden ze op welke kostenpost de uitgave thuishoorde en verwerkten ze alles in de boekhouding. Al dat handmatige werk kostte iedereen veel tijd.
Het team zocht daarom een eenvoudigere manier om uitgaven te beheren, met meer inzicht en de zekerheid dat medewerkers hun uitgaven op tijd indienden.
Een van de grootste problemen was dat we aan het eind van elke maand veel tijd kwijt waren aan het controleren en verwerken van bonnetjes. Ook was het lastig om overzicht te houden over de bonnetjes die collega's inleverden en ervoor te zorgen dat alle uitgaven op tijd werden geregistreerd en ingediend.
Met Payhawk beheert CERATIZIT betaalkaarten, goedkeuringen en de uitgaven van de hele groep op één platform
Voor CERATIZIT gaven het gebruiksgemak, de flexibiliteit en de controlemogelijkheden de doorslag bij de keuze voor Payhawk. Het beheer van betaalkaarten is eenvoudig en overzichtelijk en elk bedrijf binnen de groep kan zijn eigen goedkeuringsworkflows instellen.
"Voor ons was vooral de combinatie van gebruiksgemak, flexibiliteit en controle doorslaggevend. Daarmee onderscheidde Payhawk zich van andere oplossingen," vertelt Sofie.
Het Zweedse team gebruikt tegenwoordig vooral deze functies:
- Uitgaven indienen via de app: met de gebruiksvriendelijke app kunnen medewerkers snel en eenvoudig hun uitgaven indienen.
- Workflow Designer: medewerkers kunnen uitgaven eenvoudig controleren, waarna ze automatisch bij de juiste persoon terechtkomen voor goedkeuring.
- Beheer van meerdere bedrijven: de groep kan de uitgaven van verschillende bedrijven centraal beheren op één platform.
De medewerkers van zowel het supportteam als het Customer Success-team reageren uitzonderlijk snel, denken goed mee en zijn prettig om mee samen te werken. Dankzij onze regelmatige gesprekken weten ze al wat er speelt en welke problemen er zijn. Daardoor kunnen ze ons gerichter en efficiënter helpen dan bij de andere SaaS-oplossingen die we gebruiken.
Het financiële team bespaart 4–5 uur per maand en heeft meer inzicht in de uitgaven van de hele groep.
Bij CERATIZIT Scandinavia besparen ze inmiddels elke maand 4–5 uur ten opzichte van de oude werkwijze. "Ik denk dat we dankzij Payhawk elke maand zo'n 4–5 uur besparen," vertelt Sofie.
Ook voor de rest van de groep zijn de voordelen groot. CERATIZIT heeft nu meer inzicht in de uitgaven en kan goedkeuringen beter stroomlijnen. Doordat medewerkers bedrijfskaarten gebruiken, is er minder administratief werk, verlopen de processen efficiënter en is het gemakkelijker om de interne richtlijnen na te leven.
Daardoor kunnen we onze besluitvorming beter onderbouwen en onze financiële processen strategischer en efficiënter aanpakken.
Krijg grip op de uitgaven in de maakindustrie
Demo aanvragen
Donna sluit de boeken sneller af en bespaart op internationale betalingen met Payhawk
AllPoints Fibre Networks bundelt het uitgavenbeheer met Payhawk
.avif)
Hoe Vinted met Payhawk maandelijks 188 uur handmatig werk bespaart
Elke maand 100 uur besparen op onkostenbeheer bij Enrique Tomás
Hoe Paradox zakelijke reizen 93 procent sneller boekt en maandafsluitingen versnelt
Hoe Ambassadors het zoeken naar bonnetjes voorgoed stopzette
Van dagen naar minuten: zo versnelt Telelink Business Services haar processen
Ainia kiest voor eenvoud en snelheid met nieuw uitgavenbeheer
