Elke maand 100 uur besparen op onkostenbeheer bij Enrique Tomás
Enrique Tomás is een familiebedrijf dat begon met een duidelijke ambitie: jamón op de kaart zetten. Het staat bekend om zijn focus op kwaliteit en zorg. Inmiddels groeit het bedrijf snel. Het opent nieuwe winkels en breidt uit naar e-commerce, evenementen en B2B.
Hoofdkantoor
Sector
Medewerkers
Gestart met het gebruik van Payhawk
Enrique Tomás' Payhawk-ervaring in cijfers:
Sinds de overstap naar Payhawk heeft het team van Enrique Tomás indrukwekkende resultaten behaald:
- Besparing van ca. 100 uur per maand op onkostenbeheer > teruggebracht tot slechts één of twee uur
- 100% papierloze onkostenprocessen dankzij OCR-technologie
- 100% inzicht in uitgaven en reconciliatie dankzij een naadloze ERP-integratie
- Snellere besluitvorming met directe, realtime inzicht in uitgaven en rapportages op maat
Het leven vóór Payhawk
Voor de komst van Payhawk was het beheren van de onkosten van medewerkers bij Enrique Tomás traag, handmatig en frustrerend. Medewerkers moesten papieren formulieren met de hand invullen en elke bon afzonderlijk toevoegen.
Dit proces kostte veel tijd. Zelfs wanneer bonnetjes werden ingeleverd, raakten ze beschadigd of ontbrak er informatie. Door de grote hoeveelheid papier kon het team de btw vaak niet terugvorderen.
Het proces was belastend voor het hele team. Voor finance moest elke uitgave handmatig aan een kostenplaats worden gekoppeld. Alles werd beheerd in Excel, wat al snel onhoudbaar werd naarmate het team groeide en er meer projecten bijkwamen.
Het team van Enrique Tomás groeide snel en wist dat deze werkwijze niet schaalbaar was. Want als je jamón van wereldklasse produceert, wil je niet blijven hangen in het verwerken van bonnetjes.
“Ik heb destijds, vóór Payhawk, de berekening gemaakt en we besteedden ongeveer 100 uur per maand aan onkosten — verdeeld over mensen die ze indienden en mensen die ze controleerden. Nu kost het nog maar één of twee uur.”
De efficiëntieproblemen bij Enrique Tomás “aanpakken”
Halverwege de pandemie, met meer projecten en een groeiend team, wist het finance team van Enrique Tomás dat het tijd was om hun processen te veranderen. Ze wilden handmatig werk verminderen zonder de controle te verliezen — en automatisering was de oplossing.
Zoals Dani Fornesa, CFO bij Enrique Tomás, uitlegt:
Als we willen dat het bedrijf de wereld verovert, hebben we schaalbare systemen nodig die geen nachtmerrie worden voor de mensen die het werk doen!
Met meer dan 60 medewerkers die veel onderweg zijn, gingen Dani en zijn team op zoek naar een cloudgebaseerde oplossing voor onkostenbeheer die hun digitale ambities kon ondersteunen en de efficiëntie overal kon verbeteren. Na het vergelijken van verschillende opties kozen ze voor ons. Niet alleen vanwege onze krachtige zakelijke kaart en software voor onkostenbeheer, maar ook omdat ons platform als geheel intuïtief is. De gebruiksvriendelijke app en OCR zorgen er vanaf dag één voor dat de samenwerking tussen medewerkers en het finance team soepel verloopt.
De efficiëntiewinst was direct merkbaar. Het team kon sneller werken, betere beslissingen nemen en stoppen met tijd verspillen aan handmatige processen. Dani licht toe:
Mensen besteedden uren aan taken die geen waarde toevoegden, zoals het verantwoorden van een maaltijd of een zakenreis. Nu hebben ze meer tijd om zich te richten op waar ze echt goed in zijn — waarde creëren voor het bedrijf!
Grip krijgen op zakelijke uitgaven
Voor CFO Dani betekende het beheren van uitgaven binnen een groeiend team en meerdere afdelingen dat er een betere manier nodig was om de controle te behouden — zonder de dagelijkse werkzaamheden te vertragen.
Ze hadden een oplossing nodig die het eenvoudig maakte om uitgaven te volgen en te beheren, limieten in te stellen en het finance team te ontlasten.
Met onze oplossing kan het finance team nu duidelijke uitgavenlimieten instellen per afdeling, medewerker en meer. Ook richten ze workflows zo in dat alleen uitgaven boven een bepaald bedrag goedkeuring vereisen. Iedereen is het erover eens dat dit precies is wat ze nodig hadden: controle houden zonder processen te vertragen.
Zo werkt het wanneer een medewerker van Enrique Tomás een uitgave wil registreren: medewerkers maken een foto van hun bon en uploaden die direct in het platform. Zo heeft finance realtime inzicht in elke uitgave.
Dani zegt:
We krijgen direct rapportages op basis van de regels die we hebben ingesteld. Het is veel sneller om uitgaven te controleren en afwijkingen te signaleren — in plaats van zoals vroeger elke bon afzonderlijk door te nemen.
Ze beschikken nu altijd over snelle en betrouwbare data, precies wanneer ze die nodig hebben. En het beheren van kaarten en bonnetjes is geen trage, handmatige klus meer.
De uitgavencultuur bij Enrique Tomás transformeren
Nu het team van Enrique Tomás volledig inzicht heeft in uitgaven, eenvoudig te gebruiken controles heeft om verantwoordelijkheid te stimuleren en veel tijd bespaart dankzij automatisering, hebben ze hun uitgavencultuur fundamenteel veranderd.
De nieuwe mindset is eenvoudig: elke uitgave moet de moeite waard zijn. Omdat middelen beperkt zijn, moet elke euro verstandig worden besteed.
Elke afdeling beheert nu zijn eigen budget. De verantwoordelijkheid ligt zowel bij de teamlead als bij het team zelf.
Voor een bedrijf dat al decennialang jamón perfectioneert, is het logisch dat ze ook hun financiën tot in detail willen verfijnen — precies, efficiënt en altijd van hoge kwaliteit.
Voor Dani en zijn team biedt Payhawk de perfecte balans tussen controle en efficiëntie. Hij zegt:
Payhawk geeft ons snel en betrouwbaar inzicht, precies wanneer we het nodig hebben.
Klaar om de financiële processen binnen jouw foodproductiebedrijf te verbeteren? Boek een persoonlijke demo met een van onze experts en ontdek hoe slimmer uitgavenbeheer je finance team helpt sneller te werken zonder controle te verliezen.
