Automatisering: een digitale revolutie voor bedrijfsfinanciën

Financiële bedrijfsprocessen schreeuwen om automatisering

Volgens het recente The Pulse-rapport 'Spend Management' van IFP in samenwerking met Payhawk zijn menselijke fouten het belangrijkste probleem bij het beheren van zakelijke uitgaven. Dit probleem treft 38% van de kleine en 24% van de grote bedrijven en kan een aanslag zijn op je middelen doordat er veel tijd verspild wordt aan het corrigeren en opnieuw indienen van declaraties.

Maar niet alleen menselijke fouten kosten bedrijven veel tijd en geld. Uit het rapport blijkt ook dat 31% van de middelgrote bedrijven met inefficiënte of verouderde systemen werkt en dat 28% geen realtime zicht heeft op uitgavengegevens.

En als het om specifieke uitdagingen gaat? Met name leiders van kleinere bedrijven zeggen dat ze moeite hebben om gegevens van bonnetjes en facturen vast te leggen (38%) en te veel tijd verspillen aan reconciliatie (30%), een probleem waar ook 30% van de grotere bedrijven last van heeft.

Bedrijven van verschillende omvang hebben verschillende problemen, maar ze hebben een ding gemeen: een gebrek aan doelmatige automatisering.

Automatisering kan financiële professionals administratieve taken uit handen nemen, menselijke fouten verminderen, het hele proces rondom uitgavenbeheer stroomlijnen en ongeëvenaarde zichtbaarheid en controle met realtime reconciliatie bieden.

Nader bekeken: hoe automatisering een positieve revolutie in bedrijfsfinanciën veroorzaakt

Door automatisering hebben financiële professionals de afgelopen jaren ongekende vrijheid gekregen. Taken en processen die voorheen handmatig en tijdrovend waren, worden nu overgelaten aan technologie.

Als je verantwoordelijk bent voor kostenbeheer, dan weet je dat het bijhouden van uitgaven in het hele bedrijf en binnen verschillende entiteiten een hele klus kan zijn. Het is tijdrovend, foutgevoelig en kan leiden tot problemen met taken zoals werknemersdeclaraties, belastingaangiften en het up-to-date houden van uitgavengegevens.

Zonder stevige controle over je bedrijfsfinanciën loop je het risico dat je het overzicht over onkosten, bedrijfsprognoses en budgetbeheer verliest. Dan kan het ingewikkeld worden om duidelijke financiële rapporten op te stellen voor aandeelhouders.

Maar het goede nieuws is dat bedrijven deze uitdagingen vandaag de dag het hoofd kunnen bieden met de juiste oplossing voor kostenbeheer. Dit zijn enkele voordelen van de automatisering van uitgavenbeheer

Dankzij realtime reconciliatie worden posten automatisch gematcht

Met realtime reconciliatie worden onkostenposten automatisch gematcht met je bank- en creditcardtransacties op het moment dat ze plaatsvinden.

Door een eind te maken aan simpele vertragingen in de reconciliatie, krijg je weer controle en zicht op je financiën. Daardoor kun je uiteindelijk slimmere (meer actuele) zakelijke beslissingen nemen op basis van gegevens in plaats van aannames.

OCR-technologie verzamelt automatisch belangrijke gegevens

Optische tekenherkenning (OCR) is een slimme techniek die afrekent met de noodzaak om alle gegevens van bonnetjes en facturen in te voeren. In plaats daarvan maak je een foto van het bonnetje, waarna de technologie daar automatisch de gegevens uit haalt.

Weinig licht, verfrommeld bonnetje of was de inkt bijna op? Dat is geen probleem voor onze verbeterde AI-camera. Maak een foto van het bonnetje, kijk hoe de gegevens eruit gehaald worden, kies een uitgavencategorie en dien je declaratie in.

Automatisch ontbrekende bonnetjes najagen

De tijd die je besteedt aan het najagen van bonnetjes kun je jezelf besparen met aanwijzingen en herinneringsmails. Je hoeft dus niet meer urenlang handmatig te zoeken naar ontbrekende uitgavengegevens of specifieke werknemers te mailen. In plaats daarvan ontvangen je collega's automatisch een herinnering dat ze hun onkostendeclaraties moeten toevoegen of aanpassen, waardoor het hele onkostendeclaratieproces efficiënter en gestroomlijnder verloopt.

Geautomatiseerde goedkeuringsprocedures garanderen tijdige goedkeuring en naleving van beleid

In sommige oplossingen voor uitgavenbeheer kun je eigen goedkeuringsprocedures met meerdere niveaus aanmaken die aansluiten op de accorderingsstructuur van je organisatie. Accorderingsprocedures variëren afhankelijk van type uitgave, niveau, bedrag enzovoort. Door eigen goedkeuringsprocedures in te stellen, kun je tot in het kleinste detail voldoen aan al je vereisten.

Dankzij deze geautomatiseerde goedkeuringsprocedures worden declaraties sneller terugbetaald en kun je het aantal uitgaven dat niet aan de beleidsregels voldoet flink verminderen.

Bij Payhawk bijvoorbeeld kunnen aangewezen goedkeurders bij afwezigheid automatische goedkeuringen instellen of een tijdelijke goedkeurder aanwijzen, zodat er geen onverwachte accorderingen of vertragingen optreden.

Zo lost Payhawk je problemen op

Het vinden van doelmatige software kan lastig zijn. Er zijn zo veel mogelijkheden dat je bij het evalueren van je softwaretoolbox al snel door de bomen het bos niet meer ziet.

Als je software voor kostenbeheer gebruikt die moeiteloos met je ERP en boekhoudsystemen integreert, heb je toegang tot een enkele bron van waarheid voor accurate gegevens zonder dubbelen. Daarnaast kan automatisering een enorme hoeveelheid terugkerende taken overnemen, waardoor het aantal menselijke fouten tot een minimum beperkt wordt.

Menselijke fouten vormen een probleem waar veel bedrijven bij het beheren van hun onkosten mee te maken hebben. Een probleem dat gedragsanalysebedrijf Essentia Analytics maar al te goed kent.

"Toen we nog niet met Payhawk werkten, moesten we altijd achter facturen aanzitten en hadden we veel problemen met het opnieuw invoeren en intypen van gegevens, vooral rond betalingen", zegt Julian Hall, COO van Essentia Analytics. "We beseften dat hier heel veel ruimte voor verbetering was."

Door met Payhawk samen te werken, heeft Essentia Analytics de problemen rond gegevensinvoer opgelost en alle aspecten van het zakelijke uitgavenbeheer in een hand gehouden.

CFO Carolina Einarsson zegt daarover: "Uitgavenbeheer leverde ons direct veel voordeel op. Voor ons was Payhawk de toekomst doordat we de invoer van onkostengegevens, creditcards, goedkeuringen, bestedingsverzoeken, de betaling van facturen en declaraties allemaal in een enkele oplossing bij elkaar konden hebben."

De volgende stappen

Klinkt doelmatig, efficiënt kostenbeheer met ingebouwde controles en zonder invoerfouten je als muziek in de oren? Download het Payhawk-rapport 'Spend Management' om te lezen hoe financiële professionals veelvoorkomende problemen met kostenbeheer aanpakken. Of boek een demo om meer te weten te komen over onze uitgebreide oplossing.