Onkostenvergoedingen werknemers: Een gids voor 2024

Als werknemers eigen geld gebruiken om te betalen voor bedrijfsgerelateerde reiskosten of andere werkgerelateerde uitgaven, verwachten ze terecht dat je ze snel terugbetaalt. De afhandeling hiervan gaat echter om meer dan de snelheid waarmee het opgepakt (kan) worden.

Wat zijn onkostendeclaraties

Onkostendeclaraties zijn een groot onderdeel van het zakelijke uitgavenproces. Het biedt werknemers de mogelijkheid om gemaakte kosten voor bedrijfsdoeleinden terug te vorderen. Denk hierbij aan reiskosten, accommodatie, maaltijden, en andere gerelateerde kosten. Een juist ingediende onkostendeclaratie omvat gedetailleerde informatie zoals de uitgavencategorie, datum, bedrag, en het bijbehorende bewijs zoals bonnetjes of facturen. Het nauwkeurig en tijdig indienen van onkostendeclaraties is niet alleen essentieel voor werknemers om hun uitgaven te vergoeden, maar het helpt ook organisaties bij het monitoren en beheren van hun budgetten en uitgaven.

Hoe dien je onkostendeclaraties in?

Vaak hebben bedrijven een gestructureerd proces opgesteld voor onkostendeclaraties, idealiter doen ze dit via software om snelheid en nauwkeurigheid te behouden. Werknemers dienen hun uitgaven in, compleet met alle vereiste documentatie, via het aangewezen systeem of platform. Vervolgens worden deze declaraties door de daarvoor verantwoordelijke afdelingen, zoals de financiële afdeling of managers, beoordeeld en goedgekeurd. Na goedkeuring worden de kosten vergoed volgens het vastgestelde beleid van de organisatie. Een efficiënt en transparant proces voor het indienen van onkostendeclaraties zorgt voor een vlotte afhandeling en biedt zowel werknemers als de organisatie duidelijkheid en overzicht in het uitgavenbeheer.

Waarom zou je onkostendeclaraties voor werknemers bijhouden?

Als financieel professional weet je dat het bijhouden van onkostendeclaraties belangrijk is. Zonder deze juiste informatie kun je geen budgetten voorspellen of zakelijke uitgaven effectief beheren. Je moet weten wat de kosten zijn die werknemers maken en wat daarvan vergoed wordt voor een overzichtelijke administratie, laag risico op fraude (op zakelijke uitgaven) en teruggave van de BTW.

Een andere reden waarom je je onkostendeclaraties moet bijhouden, is ter ondersteuning van een conform onkostenbeleid. Je hebt duidelijke regels en richtlijnen nodig om het uitgavenbeleid voor werknemers effectief te implementeren, grijze gebieden te elimineren en fraude en overbesteding te voorkomen.

Vier stappen om onkostendeclaraties voor werknemers te stroomlijnen

De beste manier om je onkostendeclaraties bij te houden en te registreren is door gebruik te maken van een betrouwbare, bekroonde software zoals Payhawk. Software voor uitgavenbeheer automatiseert alle handmatige administratie waardoor je tijd overhoudt voor belangrijke zaken zoals planning, budgettering en strategie.

Hoe kun je software gebruiken om de onkostenvergoedingen van je werknemers bij te houden en te registreren?

Stap 1: Stel een duidelijk beleid voor onkostenvergoeding op

Een duidelijk beleid begint met een definitie van toelaatbare vergoedbare kosten. Denk aan: hotelkosten wel maar geen hotelkamerupgrades of wasservice, reparaties aan bedrijfswagens wel, maar geen upgrades voor huurauto's als je voor zaken reist.

Samen met het managementteam stel je dit vast en beschrijf je dit zo gedetailleerd mogelijk. Dit beleid voeg je vervolgens toe aan de software voor uitgavenbeheer van jouw keuze.

Extra tip: Geef voorbeelden van niet-vergoedbare kosten in je beleid om werknemers te helpen begrijpen waarom ze niet vergoed worden.

Stap 2: Automatiseer waardoor je geen bonnetjes meer najaagt

Je wilt dat je werknemers het proces ook goed kunnen volgen, zodat ze snel en gemakkelijk onkosten kunnen indienen. De eenvoudigste manier om dit te doen is door het inscannen van foto’s met behulp van OCR-technologie en verbeterde Ai-cameratechnologie. Dit stelt je werknemers in staat om direct bonnetjes in te dienen, daarbij is dit proces minder foutgevoelig.

Stap 3: Een onkostendeclaratiesysteem gebruiken om de vergoedingen van werknemers te stroomlijnen

Nadat je op papier hebt gezet wat wel en niet vergoedbare kosten zijn, is het tijd om jouw beleid te implementeren en te communiceren. Een systeem voor onkostendeclaratie met aangepaste goedkeuringsworkflows is hier uitstekend voor. Het gebruiksvriendelijke systeem van Payhawk leidt zowel je financiële teams als je werknemers door het hele vergoedingsproces, vanaf het moment dat de onkosten worden gemaakt tot het moment dat ze het geld terugkrijgen.

Het gebruik van een systeem als het onze zorgt ervoor dat je proces zo gestroomlijnd en efficiënt mogelijk verloopt, waardoor onnodige administratieve taken voor zowel werknemers als administratief personeel worden weggenomen.

Stap 4: Integreer een nieuw personeelsbeleid in je uitgavenbeheerprocessen

Nadat de medewerker zijn onkosten heeft ingediend en zijn manager (of degene die je als goedkeurder hebt aangewezen) deze heeft goedgekeurd, wordt de onkostenpost in het onkostenrapportagesysteem gemarkeerd als 'goedgekeurd'. Hiermee wordt de financiële afdeling geïnformeerd dat er een uitgave is die moet worden vergoed.

Werknemers kunnen vervolgens hun bankgegevens toevoegen en de vergoeding ontvangen zodra de workflow is voltooid, zodat het financiële team werknemers snel kan vergoeden (individueel of in bulk).

Het automatiseren van deze stappen helpt om het proces efficiënt en zonder onnodige vertragingen te laten verlopen. Bovendien betekent deze automatisering dat je werknemers sneller kunt terugbetalen, terwijl je de controle en het overzicht over het hele proces behoudt.

Een betere manier om kosten te beheren met betaalkaarten van Payhawk

Onze snelle, efficiënte terugbetalingen zijn een uitstekende manier om werknemers tevreden te houden en tegelijkertijd de uitgaven onder controle te houden. Maar betaalkaarten (of een mix van beide manieren van uitgeven) kunnen de manier waarop je bedrijf uitgaven beheert naar een hoger niveau tillen.

Maak kennis met betaalkaarten

Betaalkaarten gebruiken, betekent dat je je werknemers niet hoeft te vergoeden voor het uitgeven van hun geld. In plaats daarvan hebben ze rechtstreeks toegang tot bedrijfsfondsen die ingezet worden voor kosten die zij maken als onderdeel van het werk.

Klinkt het spannend om je werknemers zelf de controle te geven? Geen zorgen, je hebt namelijk zelf de controle hoe zij het geld uitgeven - denk aan uitgavenlimieten (per team of per persoon), het soort uitgaven beperken (bijvoorbeeld niet mogelijk voor online aankopen).

Net als bij declaraties gaat onze oplossing automatisch op zoek naar bonnetjes, haalt er informatie uit en helpt, dankzij aanpasbare velden, alle uitgaven op de juiste plaats te zetten voordat ze naadloos worden overgedragen naar je ERP- of boekhoudsoftware.

Werknemers hoeven alleen maar een foto van hun kassabon te maken, een categorie te selecteren en klaar is kees. Payhawk automatiseert zelfs het uploaden van gegevens door middel van onze OCR-technologie, waardoor het handmatig invoeren van bonnetjes niet meer nodig is.

Benieuwd hoe een toekomst met betaalkaarten (of een mix van uitgavenoplossingen) eruitziet? Boek vandaag een demo.