REAL-TIME BUDGETBEHEER Volg budgetten in realtime voor maximale transparantie en controle

Zakelijk budgetteren vertegenwoordigt een gedetailleerd financieel plan dat de verwachte inkomsten, uitgaven en kapitaalinvesteringen van een organisatie over een specifieke periode, meestal een fiscaal jaar, uiteenzet. Belangrijker nog, bedrijfsbudgettering gaat niet alleen over hoeveel het bedrijf zou moeten uitgeven, maar ook over hoe en waarvoor; het is het belangrijkste strategische hulpmiddel om bedrijven te helpen hun doelen te bereiken.

Zakelijk budgetteren is het proces van het voorspellen hoeveel jouw bedrijf van plan is te besteden over een bepaalde periode. Budgettracking is het continu monitoren van de uitgaven van het bedrijf en het afstemmen daarvan op het oorspronkelijke budget, om ervoor te zorgen dat het bedrijf binnen de vastgestelde grenzen blijft.

Financiële planning en analysetools (FP&A) zijn de gouden standaard voor het berekenen van het budget van middelgrote en grote bedrijven. FP&A-software wordt doorgaans uitsluitend door financiële teams gebruikt om hun budgetten en verschillende financiële rapporten te creëren. FP&A-tools zijn meestal niet bedoeld voor toegang door medewerkers buiten de financiële afdeling, omdat de gegevens in deze tools uiterst gevoelig zijn.

Wanneer financiële teams echter de wens hebben om deze budgetten te delen met de rest van de organisatie, zoals afdelingshoofden en andere budgeteigenaren, kunnen zij gebruik maken van Payhawk Budgets. Payhawk Budgets biedt budgeteigenaren realtime toegang en inzicht in het gebruik van budgetten en hoe dit wordt beïnvloed door alle soorten uitgaven - kaarten, onkostenvergoedingen, fondsaanvragen, abonnementen, inkooporders en factuurbetalingen.

Typisch zullen financiële teams bedrijfsbudgetten creëren in een FP&A-tool, hun ERP-systeem of zelfs een spreadsheet. Ongeacht hun voorkeur voor een hulpmiddel voor budgettering en prognoses, eindigen financiële teams vaak met het delen van deze budgetten met de bredere organisatie via complexe spreadsheets met meerdere formules en, belangrijker nog, statische informatie over uitgaven die snel verouderd raakt.

Payhawk Budgets biedt financiële teams een alternatief om uitgaven bij te houden en budgetten intern te communiceren, in plaats van de klassieke spreadsheet, die gemakkelijk kan breken en constante handmatige updates vereist. Payhawk volgt alle bedrijfsuitgaven in realtime en biedt waardevolle inzichten in het gebruik van budgetten, zodat budgeteigenaren een gebruiksvriendelijke weergave van hun budgetten hebben en betere beslissingen kunnen nemen.

Ja, dat kan, en het duurt slechts een minuut. Je kunt een aangepaste budgettemplate genereren via het Payhawk-platform en alle dimensies selecteren waarop je budgetten zijn gebaseerd: team/afdeling, locatie, categorie, of een andere aangepaste vereiste. Het enige andere gegeven dat je moet definiëren, is de startmaand van je boekjaar. Dit is voldoende om je aangepaste template te genereren.

In de template kun je al je budgetten invoeren en de eigenaar van elk budget, de valuta (ja, elk budget kan een andere valuta hebben dan de rest), en elk van de dimensies waarop het is gebaseerd, bepalen. Onze template stelt je ook in staat om eenvoudig een hiërarchische structuur op te zetten en sub-budgetten binnen een budget te identificeren.

Payhawk Budgets is ontworpen voor de geavanceerde behoeften van financiële teams in middelgrote en grote bedrijven. We hebben rekening gehouden met hun vereisten en een oplossing geleverd die aan alle eisen voldoet:

• Budgetten kunnen in elke valuta worden aangemaakt.
• Budgetten kunnen eindeloze dimensies hebben en elke hiërarchie ondersteunen.
• Het gebruik van budgetten wordt gebaseerd op alle soorten uitgaven, niet alleen kaarten of facturen - het houdt rekening met inkoopaanvragen, abonnementen, fondsaanvragen, onkostenvergoedingen, en facturen.
• Je kunt al je budgetten in enkele klikken uploaden, wat veel waardevolle tijd bespaart.
• Payhawk laat je meerdere prognoses van hetzelfde jaar bijhouden, zodat je het overzicht over eerdere versies van je budget niet verliest.
• Je kunt meerdere boekjaren vooruit plannen, zodat je niet beperkt bent tot slechts één prognose.

Zeker! Niet alleen kun je budgetten bewerken, maar je kunt ook je vorige prognoses opslaan en zoveel nieuwe prognoses maken als nodig is, bijvoorbeeld na het afsluiten van elke maand of kwartaal. Payhawk stelt je in staat om alle vorige iteraties bij te houden zonder ze te verwijderen of te overschrijven (tenzij je ervoor kiest om dat te doen), wat je ongeëvenaard inzicht en controle over je budgetteringsproces biedt.

Payhawk is een oplossing die is gericht op middelgrote en grote bedrijven die gebruikmaken van periodiseringsboekhouding (accrual accounting). Onze Budget-functie werkt ook volgens het principe van periodisering (accruals principe): het gebruik van budgetten houdt rekening met afschrijvingsschema's, serviceperiodes, en documentdata in plaats van alleen de betalingsdatum.

Het doel van Payhawk Budgets is om beter inzicht te geven in het gebruik van budgetten en om budgeteigenaren in staat te stellen weloverwogen beslissingen te nemen door hen de mogelijke impact op hun budget in te laten zien voordat ze een uitgave of verzoek goedkeuren. Onze oplossing beperkt de uitgaven niet op basis van je budget; budgeteigenaren worden aangemoedigd om financiële discipline en wendbaarheid te tonen bij het nemen van goed geïnformeerde beslissingen.

Ja, je kunt meerdere budgetprognoses uploaden en alle bijhouden op het platform. Je kunt alle eerdere iteraties behouden zonder ze te verwijderen of te overschrijven (tenzij je ervoor kiest om dat te doen), zodat je ongeëvenaard inzicht en controle hebt.

Een budgeteigenaar in Payhawk is iemand die verantwoordelijk is voor een of meerdere budgetten. Ze kunnen hun budget en sub-budgetten bekijken, uitgaven analyseren en filteren op verschillende dimensies (leveranciers, medewerkers, categorieën, enz.), en uitgaveverzoeken goedkeuren of afwijzen. Payhawk detecteert automatisch of een uitgave van welk type dan ook (kaart, bankoverschrijving, abonnement, of zelfs een inkoopverzoek) één of meerdere budgetten beïnvloedt en betrekt de respectieve budgeteigenaren als goedkeurders.

Een budgeteigenaar wordt gevraagd om deze uitgave te beoordelen en ziet hoe deze goedkeuring de respectieve begroting zou beïnvloeden. De budgeteigenaar kan de uitgave dus goedkeuren of het verzoek afwijzen.