Budgetteren voor bedrijven: Hoe start-ups hun uitgaven onder controle kunnen houden

Wat is een bedrijfsbudget?

Een budget voor een onderneming is een financieel plan. Een lijn in het zand die de grenzen aangeeft voor kosten en investeringen, rekening houdend met de voorspelde winst voor het komende jaar. De CFO of finance lead zal samenwerken met andere directeuren en afdelingshoofden om voorgestelde budgetten te beoordelen, het verwachte rendement op investeringen te bespreken en uiteindelijk goed te keuren of aan te passen.

Zodra de budgetten er zijn, zullen de afdelingshoofden hun werk doen: het geld uitgeven.

Niet alle kosten voor de organisatie zullen echter uit de budgetten van de teams komen. Er zijn veel andere kosten om rekening mee te houden, zoals salarisadministratie, kantoorhuur, schulden en discretionaire uitgaven. Alleen de CFO en het financiële team kunnen zo'n volledig beeld krijgen van hoe geld in en uit het bedrijf stroomt, waardoor zij in het middelpunt van de budgettering van het bedrijf staan.

Wanneer stellen bedrijven hun budget op?

Bedrijven kunnen jaarlijks budgetten opstellen, hoewel deze kunnen worden herzien en aangepast als het bedrijf onverwachte winsten boekt, of als het macro-economische klimaat verandert.

Doorgaans gebeurt dit rond de afsluiting van het jaar, wanneer bedrijven over de meest betrouwbare informatie beschikken over de resultaten van het jaar.

De afsluiting van het jaar verschilt per land en per bedrijf. Zo sluiten de meeste bedrijven in het Verenigd Koninkrijk hun boekjaar in april af, terwijl dat in Europa meestal in december gebeurt en in de Verenigde Staten in oktober.

Het belang van budgetteren voor bedrijven en het beheren van uitgaven

Voor kleine bedrijven kan het verleidelijk zijn om een soepele aanpak te hebben wat budgetteren betreft. Misschien in het begin omdat ze nog niet over het juiste financiële team beschikken, of omdat ze zich alleen richten op hun producten en research. Maar naarmate bedrijven groeien, vormen de budgettering en de financiële controle het verschil tussen succes of faillissement.

Kleinere bedrijven verzetten zich in het begin soms tegen het opstellen van afdelingsbudgetten, omdat directieleden en oprichters de volledige controle over uitgaven en de besluitvorming wensen te behouden. Kleine bedrijven blijven vaak klein, omdat oprichters de waarde niet inzien van investeringen die worden voorgesteld in samenwerking met andere specialisten in de teams.

Groeiende bedrijven weten dat financieel succes budgetteren betekent. Hier volgen een aantal redenen waarom dat zo is:

De voordelen van een bedrijfsbudget

• Een bedrijfsbudget bepaalt of er genoeg geld is om bedrijfsactiviteiten te financieren, te groeien en inkomsten te genereren
• Het geeft controle over je bedrijf die je anders niet zou hebben
• Als je niet precies weet hoeveel geld er binnenkomt of uitgaat, weet je ook niet hoe je bedrijf presteert
• Zonder een budget is het onmogelijk te voorspellen waar je volgende maand zult staan, laat staan het komende jaar
• Hoe kan je financiering veilig stellen of potentiële investeerders aantrekken als je niets hebt om hen te tonen?
• Budgetten bieden een betrouwbaar financieel plan zodat je het beschikbare kapitaal kunt vaststellen, inkomsten kunt voorspellen en uitgaven kunt inschatten
• Je bedrijf kan resterende middelen identificeren om te herinvesteren
• De gegevens uit budgetten bieden informatie om van te leren. Het maakt het mogelijk voorspellingen te doen, zoals weten wanneer je mindere maanden kunt verwachten ( seizoensgebonden) en hoe je je daaraan kunt aanpassen

Hoe maak je een budget voor je bedrijf?

Afhankelijk van omvang, teamdynamiek, sector of bredere context hebben bedrijven verschillende benaderingen van budgetteren nodig.

Om het eenvoudig te houden, richten we ons op de basisprincipes die de meeste bedrijven nodig zullen hebben om te kunnen budgetteren:

1. Bekijk gemiddelden in de betreffende branche

Het kan nuttig zijn om enkele gemiddelden in de branche te vergelijken, om te zien wat soortgelijke bedrijven uitgeven. Deze gemiddelden kunnen nuttig zijn omdat ze meestal worden weergegeven als percentage van de omzet.

Deze benchmarks kunnen heel nuttig zijn als je twijfelt over wat goed is om per team toe te wijzen, of wanneer je moet overleggen met een team dat hun budgetten wil verhogen (zonder een goede reden). Het is een algemene waarheid dat teams zo veel mogelijk willen uitgeven, dus gebruik gegevens om de controle te behouden en het budget voor iedereen te laten tellen.

2. Het stellen van financiële doelen

Een budget is tamelijk zinloos zonder een doel. Het echte doel van het budget is om het bedrijf de middelen te geven om zijn doelstellingen te behalen.

Wil het bedrijf net zo presteren als vorig jaar? In dat geval zou een identiek budget als vorig jaar kunnen werken.

Deze ambitie is natuurlijk vrij uitzonderlijk. De meeste bedrijven willen groeien. Marktaandeel winnen en hun winst verhogen. Misschien willen zij de waarde die wordt gecreëerd voor de samenleving verbeteren of de schade aan het milieu beperken.

Bij elk van deze doelstellingen moet een simpel uitgangspunt worden gehanteerd, hoewel niet elke CEO het daarmee eens zal zijn: om meer te bereiken, moet je vaak meer uitgeven. De financiële doelstellingen moeten door de directieleden van de onderneming worden vastgesteld. Het is belangrijk dat ze zowel realistisch als rationeel zijn.

Sommige startende ondernemingen zijn geneigd een vinger in de lucht te steken en te zeggen: "we willen de winst met 20% laten groeien". Als dit echter gebeurt in het licht van een krimpende markt, nieuwe concurrentie en stijgende kosten voor leveringen, zal het plan niet slagen.

In plaats daarvan moet er een grondige analyse worden gemaakt van de trends op de markt, het concurrentielandschap en het consumentengedrag. Daarnaast moet de onderneming, indien beschikbaar, de eerdere prestaties ten opzichte van de markt in voorgaande jaren analyseren. Gewapend met deze gegevens kan het financiële team de context scheppen waarin meer realistische en haalbare doelstellingen kunnen worden verwezenlijkt.

3. Bepaal de kosten voor het runnen van de onderneming

Vervolgens moeten de kosten en lasten worden geanalyseerd om te begrijpen wat er nodig is om het bedrijf te runnen zoals het nu is.

Als er namelijk wordt gedacht aan budgetverhogingen, loonswijzigingen of nieuwe kostenplaatsen, moet de onderneming er in de eerste plaats voor zorgen dat zij haar huidige kosten kan dekken.

4. Bespreek het met de verantwoordelijken van de afdelingen

Op dit moment weet je wat het bedrijf ongeveer kost om het te runnen, en wat de doelstellingen zijn voor volgend jaar.

Het is tijd om te praten met de marketing directeur, de HR-directeur, de operationele directeur, en alle anderen met een budget om hen te laten weten wat de doelstellingen zijn (natuurlijk, kunnen sommige van deze mensen betrokken zijn geweest bij het vaststellen van de financiële doelstellingen om mee te beginnen).

Belangrijker nog, het is tijd om te horen wat zij in gedachten hebben. Is de marketingdirecteur van plan de marketingbudgetten te verhogen om rekening te houden met toegenomen concurrentie of toegenomen vraag van klanten? Als hun analyse goed is, zou dit marketingplan wel eens de manier kunnen zijn om de doelstellingen te halen.

Na van iedereen gehoord te hebben, is het tijd om samen met de bedrijfsleiding de taart aan te snijden en te verdelen.

5. Houd rekening met onvoorziene omstandigheden

Werken met voorspellingen betekent dat er fouten kunnen worden gemaakt. Je werpt in wezen je blik in de toekomst en voorspelt de inkomsten.

Maar inkomsten zijn afhankelijk van vele factoren waarop je geen invloed hebt. Verschuivingen in de consumentenvraag, investeringen van concurrenten en macrofactoren zoals het juridische landschap zijn slechts enkele van de mogelijke manieren waarop je voorspelling van inkomsten kan tegenvallen.

Ook de kosten voor de onderneming kunnen stijgen. Inflatie, huurverhogingen of een plotselinge behoefte om een beroep te doen op werknemers in loondienst kunnen je kosten onaangekondigd doen stijgen.

Een kleine onvoorziene uitgave, bijvoorbeeld een paar maanden van het salaris van iedereen, kan een enorm verschil maken en ervoor zorgen dat je 's nachts beter slaapt.

6. Stel de definitieve begroting op

De definitieve begroting omvat alle verwachte uitgaven, regel voor regel, die alle bedrijfskosten dekken, evenals de geplande activiteiten voor het komende jaar.

Dit budget geeft je hele bedrijf nu duidelijkheid en stelt afdelingshoofden in staat om hun tactieken in te zetten, dingen gedaan te krijgen en waarde terug te geven aan het bedrijf.

Tips om controle te houden over je budget

Nadat de budgetten zijn opgesteld en de kosten zijn goedgekeurd, speelt het financiële team een zeer belangrijke rol: het controleren van de inkomende en uitgaande geldstromen en het veiligstellen van het budget voor het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen.

Hier zijn enkele tips om grip te houden op je budget:

1. Bekijk regelmatig de kosten en vergelijk die met je budgetprognoses

Bedrijven kunnen jaarlijks budgetteren, maar het zou een vergissing zijn om te zeggen dat budgetten iets zijn van één keer per jaar opstellen, vastzetten en vergeten.

In plaats daarvan zou de onderneming haar jaarlijkse budget moeten herzien en daarop afstemmen wanneer nieuwe informatie wordt herzien, doelstellingen veranderen, mensen komen en gaan of de context verandert.

De discipline opbrengen om de maand af te sluiten en te vergelijken met de prognoses kan al vroeg waarschuwen en schade voorkomen.

2. Stel een uitgavenbeleid op

Een uitgavenbeleid bepaalt de limieten voor uitgaven die worden teruggevorderd van werknemers. Typische categorieën van uitgaven zijn personeelsuitjes, uitjes met klanten, vervoer, voeding en accommodatie.

Voor elke categorie heb je een beleid nodig. Bijvoorbeeld: hoeveel mag er per kwartaal worden uitgegeven aan personeelsuitjes?

Of hoeveel mag worden uitgegeven per maaltijd tijdens een zakenreis? En, wat is de maximumprijs per nacht van een hotel? Zo zullen medewerkers zich zeker voelen om het geld van het bedrijf in goed vertrouwen uit te geven. Bovendien zullen ook jouw uitgaven dalen.

3. Geef kostenplaatsen betaalkaarten met workflows voor uitgavenbeheer

Het is geweldig om budgetten verder in het bedrijf goed te keuren en medewerkers hun eigen doelstellingen te laten bereiken en hun eigen middelen te laten gebruiken.

Maar een nog betere manier om de controle te behouden is het geven van zakelijke betaalkaarten. Dit is niet alleen een eenvoudigere manier voor teams om te betalen voor alles wat niet wordt gefactureerd, maar het stelt het bedrijf ook in staat om limieten op de kaart zelf in te stellen, zodat uitgaven die niet vooraf zijn overeengekomen, worden voorkomen.

Met onze zakelijke betaalkaarten krijgen financiële teams ook toegang tot realtime informatie over uitgaven, wat een andere manier is om te controleren wat er wordt uitgegeven, waaraan, en wanneer.

4. Werk samen met afdelingshoofden om ervoor te zorgen dat ze budget trackers hebben

Of je nu wel of niet zakelijke betaalkaarten aan je werknemers kunt aanbieden, je moet er nog steeds voor zorgen dat elke afdeling van het bedrijf een goede methode heeft om uitgaven bij te houden.

Laten we zeggen dat het marketingteam een jaarlijks budget van 100.000 euro heeft. Maar na vier maanden heeft de CEO al facturen gezien voor een totaal van €60.000. Dit zou hen nerveus maken, toch?

Maar als ze nauw samenwerken met het hoofd van dat team, zien ze misschien dat ze een budget tracker hebben die de kosten per maand en de beschikbare overschotten in kaart brengt. De wetenschap dat zij de nodige regels hebben om hun kosten te beheren, zou geruststellend zijn.

Er zijn nog andere voordelen aan een goede relatie met andere afdelingshoofden: Ten eerste zullen zij je eerder op de hoogte brengen van onvoorziene uitgaven of "situaties".

Wat te doen wanneer je boven budget gaat

Als de situatie verandert en het bedrijf meer budget verbruikt dan is toegestaan (zonder dat de inkomsten de verwachtingen overtreffen), is het tijd om de kalmte te bewaren en aan een oplossing te werken.

Bedrijven hebben de neiging te werken met kosten waar op het moment dat het nodig is op kan worden bespaard. Afhankelijk van de omvang van het probleem zal je moeten kijken naar verschillende kosten waarop kan worden bespaard.

Discretionaire uitgaven, zoals entertainment voor het personeel, zijn gemakkelijk te schrappen, zolang de redenen duidelijk aan het personeel worden meegedeeld. De meeste mensen zijn bereid tot een kleiner kerstfeest als dat betekent dat het bedrijf in goede staat blijft.

Als het probleem groter is dan verwacht, is een enorme kostenpost voor het bedrijf die op korte termijn kan helpen, adverteren en andere marketingtactieken. Dit is op korte en vooral op lange termijn heel belangrijk, maar het licht brandend houden overtreft natuurlijk alles.

Er zijn echter andere dingen die kunnen worden gedaan zonder kosten te besparen. Wachten op een volgende betalingstermijn kan voldoende zijn om de storm te doorstaan, en ook om optimaal gebruik te maken van de betalingsvoorwaarden die leveranciers en crediteuren bieden.

Hoe omgaan met onverwachte uitgaven

Onverwachte uitgaven zijn precies de reden waarom je een noodfonds nodig hebt. En als dat er is, kan dat het tekort dekken.

Zo niet, dan is het tijd om de maandelijkse budgetten te herzien en aan te passen. Kijk naar een aantal variabele kosten en zie welke besparingen kunnen worden gedaan om deze te corrigeren.

Hoe Payhawk's software voor uitgavenbeheer kan helpen in je bedrijf

Payhawk's expense management software is een ideale aanvulling op de kunst en wetenschap van het budgetteren. Dit komt omdat het financiële teams in staat stelt om uitgaven te controleren en te waarborgen, van abonnementen en marketingkosten tot discretionaire uitgaven, en dit alles vanuit één geïntegreerd platform.

Door werknemers te voorzien van betaalkaarten met uitgavenlimieten, controle workflows en real-time dashboards houdt je zicht op het geld dat binnenkomt en stelt je ze in staat om uit te geven wanneer dat nodig is, zonder hun eigen middelen te gebruiken.

Waarom boek je geen demo om te leren hoe je real-time gegevens kunt gebruiken om controle te houden over je bedrijfsuitgaven?