De ‘do-less’ transformatie: waarom slimme CFO’s hun techstack verkleinen

Hier is een verrassend feit: finance-teams gebruiken vaak maar 20 tot 30% van de mogelijkheden van hun software, terwijl ze dagelijks werken met losse en gefragmenteerde technologie.

Volgens ons onderzoeksrapport De CFO en de digitale kloof vindt bijna twee derde van de CFO’s dat hun huidige techstack niet voldoet aan hun behoeften. 51% noemt beperkte zichtbaarheid als grootste probleem, terwijl 37% wijst op onnauwkeurige data. Die technologische wildgroei is niet alleen frustrerend, maar ook duur.

Finance-professionals verliezen kostbare tijd omdat ze geen gebruik maken van geïntegreerd uitgavenbeheer, maar steeds moeten schakelen tussen incompatibele tools, fouten moeten reconciliëren en handmatige workarounds moeten bouwen, tijd die beter besteed kan worden aan strategische analyses en besluitvorming.

De rekensom klopt niet. We betalen 100% van de prijs voor technologie, maar benutten slechts een fractie van de waarde.

De verborgen kosten van een opgeblazen techstack voor finance

Het Global Mid-Market CFO Sentiment Report 2025 van de CFO Alliance laat dit probleem nog scherper zien. Daaruit blijkt dat finance-teams gemiddeld 24 verschillende FP&A-tools beheren, plus meer dan 30 accountingplatformen.

Zoals Benjamin Lehrer, CEO van First Water Finance, in het rapport opmerkt: "CFO’s moeten technischer zijn om minder tijd aan techniek kwijt te zijn."

Die paradox vat de grootste uitdaging goed samen: CFO’s verspillen niet alleen geld aan licenties, maar verliezen ook strategische focus in de technische ruis. Ze vergeten waarvoor al die tools oorspronkelijk bedoeld waren.

De verborgen kosten gaan verder dan inefficiëntie. De grootste pijnpunten zijn:

• Gefragmenteerde data: Volgens ons onderzoek noemt 51% van de finance-leiders beperkte zichtbaarheid als grootste pijnpunt bij het gebruik van meerdere tools. Als financiële informatie verspreid staat in losse systemen, is één waarheid creëren vrijwel onmogelijk.
• Processen die stroef verlopen: Elk extra systeem betekent een extra breekpunt in je workflow. Finance-teams veranderen in systeembeheerders in plaats van strategische adviseurs, omdat ze handmatig bruggen moeten slaan tussen tools in plaats van prestaties te analyseren.
• Beveiligingsrisico’s: Elk extra platform is ook een potentieel veiligheidsrisico. Een uitgedijd techlandschap creëert blinde vlekken die moeilijk te monitoren en te beveiligen zijn.

Het "aha"-moment: bereken de kostprijs per proces

Hier draaien slimme CFO’s het script om: in plaats van technologie los te beoordelen, kijken ze naar de totale kosten van belangrijke financiële processen.

Andrew Rudchuk, Head of Finance Transformation bij Starship, pleit voor het berekenen van de "kostprijs om één object te verwerken," of dat nu een factuur, terugbetaling of betaling is. Deze eenvoudige maatstaf laat zien hoe efficiënt je systemen écht zijn.

Veel bedrijven schrikken als ze ontdekken dat ogenschijnlijk eenvoudige processen, zoals declaraties, meer dan €100 per stuk kunnen kosten (!) als je rekening houdt met softwarekosten en arbeid. Dit inzicht is vaak de aanleiding voor een grondige tech-detox.

Herzie eerst je processen, dan pas je technologie

Het tweede "aha"-moment volgt wanneer finance-leiders inzien dat nieuwe technologie toevoegen aan gebroken processen inefficiëntie juist vergroot.

Zoals Tsvetina Yancheva, Director of Product Marketing bij Payhawk, stelt:

Een inefficiënt proces digitaliseren betekent alleen maar dat je sneller het verkeerde doet.

Slimme CFO’s volgen nu deze hiërarchie bij technologische keuzes:

1. Vereenvoudig eerst het proces
2. Consolideer naar geïntegreerde platformen
3. Gebruik alle kernfunctionaliteit optimaal via training
4. Overweeg pas daarna aanvullende tools die echt waarde toevoegen

Deze aanpak, waarbij processen centraal staan, levert aantoonbare impact op. Volgens het CFO Alliance-rapport gaat 53% van de extra finance budgetten nu naar automatisering en consolidatie van technologie. De strategische verschuiving is duidelijk:

• 28% van de CFO’s focust op workflow automatisering en AI
• Nog eens 24% richt zich op het verbeteren van bestaande technologie

Door data te centraliseren via wat het rapport "gestructureerde replicatie" noemt, informatie spiegelen vanuit meerdere systemen naar één centrale plek, lossen finance-teams het probleem van gefragmenteerde data op. Zo kunnen ze minder tijd besteden aan zoeken en meer tijd aan strategisch gebruik van informatie.

Integratie is het nieuwe kenmerk van volwassenheid

De meest volwassen finance-organisaties van nu zijn niet degenen met de meeste tools, maar degenen met de best geïntegreerde omgeving voor uitgavenbeheer. Wanneer je declaratiebeheer, accountingsoftware en analysetools naadloos samenwerken, leg je de basis voor echte intelligentie.

Zie het als een Formule 1-auto: die wint niet door meer onderdelen toe te voegen, maar door overgewicht te schrappen. Elk onderdeel moet een duidelijk doel hebben en samenwerken met de rest.

David Watson, Group Financial Controller bij het internationale bedrijf State of Play Hospitality, vertelt over het grote effect van slimmere integraties:

Voor we overstapten [naar Payhawk], gebruikten we creditcards en Bill.com voor het crediteurenbeheer. Dat integreerde niet met NetSuite en combineerde kaarten en AP-verwerking niet, dus we moesten vaak schakelen tussen tools. Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie met onze boekhoudsoftware en de mogelijkheid om betalingen direct bij onze gebruikers en operators (vestigingen) te leggen... Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij volledig inzicht in onze uitgaven over meerdere entiteiten.

De weg vooruit: strategisch minimalisme

CFO’s die de "do-less"-transformatie willen omarmen, kunnen het beste starten met deze stappen:

1. Audit je huidige stack op gebruik. Gebruik je minder dan 50% van de functies van een systeem? Dan is het een goede kandidaat voor vervanging of consolidatie.
2. Breng je belangrijkste financiële processen van begin tot eind in kaart. Kijk waar overdrachten tussen systemen zorgen voor wrijving, handwerk of dataverschillen.
3. Consolideer rond platformen die volledige workflows ondersteunen. Geïntegreerde systemen voor procure-to-pay of uitgavenbeheer verminderen integratieproblemen en vergroten het inzicht.
4. Investeer in verdieping, niet in verbreding. Richt middelen op het optimaal benutten van je kernsystemen in plaats van steeds nieuwe toe te voegen.

De finance-leiders die floreren in deze nieuwe tijd zijn niet degenen met de grootste techstack, maar degenen die de kunst van eenvoud en integratie beheersen. Zij bouwen finance-teams die focussen op besluitvorming in plaats van op dataverwerking en reconciliatie.

In een wereld die draait om meer, kan minder zomaar je sterkste troef zijn.

Lees hoe State of Play Hospitality volledige controle kreeg over uitgaven en hoe zij complexiteit verminderden met een slankere techstack, slimmere tools en beter inzicht.