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In einer Zeit, in der alles digitaler werden soll, stehen CFOs unter ständigem Druck, immer neue KI-Lösungen oder Spezialsoftware einzuführen – für jeden Bereich der Finanzabteilung. Die Idee dahinter: Je mehr Technologie, desto moderner. Aber stimmt das wirklich? Nicht unbedingt. Viele der fortschrittlichsten CFOs gehen inzwischen einen anderen Weg: Sie bauen ihre Tool-Landschaft gezielt ab. Warum? Weil die meisten Finanzteams nicht an mangelnder Technik scheitern, sondern an zu viel Komplexität.
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Wussten Sie das? Finanzteams nutzen oft nur 20–30 % der Funktionen ihrer Software – und kämpfen gleichzeitig mit isolierten, schwer vernetzten Tools.
Unser Bericht „The new CFO tech gap“ zeigt: Fast zwei Drittel der CFOs sagen, ihre aktuelle Technologie unterstützt sie nicht ausreichend. 51 % klagen über fehlende Übersicht, 37 % über ungenaue Daten. Diese unübersichtliche Tool-Landschaft kostet nicht nur Nerven – sondern auch viel Geld.
Statt von einem nahtlosen Ausgabenmanagement zu profitieren, verbringen viele Teams ihre Zeit mit dem Hin- und Herwechseln zwischen Systemen, dem Ausgleichen von Abweichungen und dem Basteln manueller Lösungen. Zeit, die besser in Analysen und strategische Entscheidungen fließen könnte.
Das Verhältnis stimmt nicht: Wir zahlen den vollen Preis – und nutzen nur einen kleinen Teil des Werts.
Der 2025 Global Mid-Market CFO Sentiment Report der CFO Alliance macht das Problem deutlich: Finanzabteilungen müssen im Schnitt 24 FP&A-Tools und über 30 Buchhaltungsplattformen managen – eine enorme Komplexität.
Benjamin Lehrer, CEO von First Water Finance, bringt es auf den Punkt: „Finanzverantwortliche müssen heute technischer sein, um weniger Zeit mit Technik zu verschwenden.“
Das beschreibt die Herausforderung perfekt: CFOs geben viel Geld für Software aus – und verlieren dabei den Überblick und ihren strategischen Fokus.
Die Folgen gehen weit über Zeitverlust hinaus. Besonders belastend sind:
Treffen Sie bessere Entscheidungen dank intelligenter, Echtzeit-Finanzintegration
Cleveren CFOs gelingt jetzt der Perspektivwechsel: Statt Technik einzeln zu betrachten, messen sie die Gesamtkosten der wichtigsten Finanzprozesse.
Andrew Rudchuk, Leiter der Finanztransformation bei Starship, empfiehlt, die „Kosten für die Bearbeitung eines einzelnen Vorgangs“ zu ermitteln – egal ob Rechnung, Spesenabrechnung oder Zahlung. Diese einfache Kennzahl zeigt, wie effizient Ihre Systeme wirklich sind.
Viele Unternehmen sind überrascht, wenn sie entdecken, dass zum Beispiel Spesenabrechnungen inklusive Softwarekosten und Arbeitsaufwand schnell über 100 € pro Vorgang kosten. Diese Erkenntnis führt oft zum Start einer grundlegenden Technologiereinigung.
Der nächste „Aha“-Effekt entsteht, wenn Finanzverantwortliche verstehen, dass neue Technik auf schlechten Prozessen die Probleme nur verschärft.
Tsvetina Yancheva, Director of Product Marketing bei Payhawk, bringt es auf den Punkt:
Einen schlechten Prozess zu digitalisieren heißt nur, ihn schneller falsch zu machen.
Schlaue CFOs gehen heute so vor:
Diese Vorgehensweise bringt messbare Erfolge. Laut CFO Alliance fließen inzwischen 53 % der zusätzlichen Finanzbudgets in Automatisierung und Konsolidierung von Technologien. Die Strategie ist klar:
Durch zentrale Datenspeicherung – sogenannte „strukturierte Replikation“ – bei der Informationen aus verschiedenen Systemen an einem Ort zusammenlaufen, beseitigen Finanzteams das Problem verstreuter Daten. So sparen sie Zeit und können Daten gezielter nutzen.
Die besten Finanzabteilungen setzen nicht auf viele Tools, sondern auf ein eng integriertes Ausgabenmanagement. Wenn Spesen, Buchhaltung und Analyse-Tools reibungslos zusammenarbeiten, entsteht echte Effizienz.
Man kann es mit der Formel 1 vergleichen: Gewonnen wird, weil das Auto leicht und perfekt abgestimmt ist – nicht weil es mehr Teile hat.
David Watson, Group Financial Controller bei State of Play Hospitality, einem wachsenden internationalen Erlebnisunternehmen, erzählt von den Vorteilen smarter Integrationen:
Vor Payhawk nutzten wir Kreditkarten und Bill.com für das Accounts Payable. Die Systeme waren nicht verbunden, wir mussten oft zwischen Tools wechseln. Der größte Vorteil von Payhawk ist die Integration mit unserer Buchhaltungssoftware und die Möglichkeit, Zahlungen direkt an die Nutzer und Betreiber (Veranstaltungsorte) zu geben... Heute sparen wir Zeit und treffen bessere Entscheidungen dank voller Übersicht über unsere Ausgaben in mehreren Einheiten.
CFOs, die den „Weniger-ist-mehr“-Weg gehen wollen, starten so:
Erfolgreiche Finanzleiter setzen nicht auf viele Tools, sondern darauf, mit weniger mehr zu erreichen. Sie bauen einfache, integrierte Finanzfunktionen auf und konzentrieren ihre Teams auf strategische Entscheidungen statt auf Datenpflege.
In einer Welt voller „mehr“ kann „weniger“ Ihre stärkste Strategie sein.
Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichte von State of Play Hospitality und wie sie mit weniger Technik, smarter Integration und voller Ausgabenkontrolle ihre Prozesse deutlich verbessert haben.
Georgi Ivanov ist ein ehemaliger CFO, der sich zum Experten für Marketing und Kommunikation entwickelt hat. Bei Payhawk verantwortet er die Markenstrategie und die Rolle als Vordenker im Bereich Künstliche Intelligenz. Dabei vereint er sein fundiertes Finanzwissen mit modernem, zukunftsorientiertem Storytelling.
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