¿Por qué al simplificar la tecnología financiera ganas en eficiencia?

Un dato que debería hacernos reflexionar: los equipos financieros solo aprovechan entre el 20 % y el 30 % de las funcionalidades de su software, mientras lidian con herramientas desconectadas y procesos fragmentados.

Según nuestro informe Cómo los CFO están abordando la brecha tecnológica actual, casi dos tercios de los CFO afirman que su stack tecnológico no responde a sus necesidades. El 51 % destaca la falta de visibilidad como principal obstáculo, y el 37 % señala la inexactitud de los datos. Obteniendo como resultado un ecosistema complejo, ineficiente… y caro.

Cada día, los equipos de finanzas pierden horas alternando entre plataformas incompatibles, detectando y resolviendo errores de forma manual y cubriendo las carencias de procesos, en lugar de centrarse en el análisis estratégico y la toma de decisiones.

En definitiva, pagamos el 100 % del coste de la tecnología, pero apenas aprovechamos una pequeña parte de su potencial. Por ello, el verano es un buen momento de parar y reflexionar sobre si la tecnología que usamos cubre las necesidades del equipo para mejorar la eficiencia de procesos y los resultados.

Los costes ocultos de contar con muchas herramientas financieras

El Informe Global 2025 sobre la Opinión de los CFO del Mid-Market de CFO Alliance, que se ha hecho en collaboración con NetSuite y entrevista a más de 350 líderes financieros a nivel mundial pone de manifiesto un problema creciente: los equipos financieros se ven desbordados por la complejidad de sus herramientas, ya que gestionan un promedio de 24 herramientas diferentes de planificación y análisis financiero (FP&A) y más de 30 plataformas contables.

Y esta carga oculta va mucho más allá de la mera ineficiencia. Entre los principales puntos de dolor destacan:

• Fragmentación de datos: Según nuestro estudio del uso de tecnología en equipos financieros, el 51 % de los líderes financieros identifican la falta de visibilidad como su mayor reto al trabajar con múltiples herramientas. Cuando la información está repartida en sistemas que no se comunican entre sí, resulta casi imposible tener una única fuente de verdad.
• Fricción en los procesos: Cada herramienta adicional introduce un nuevo punto de fallo potencial en los flujos de trabajo. En lugar de centrarse en aportar valor estratégico, los equipos financieros acaban haciendo de integradores, rellenando huecos entre sistemas en vez de analizar el rendimiento del negocio.
• Vulnerabilidades de seguridad: Cuantas más aplicaciones, más posibles brechas. Un ecosistema tecnológico fragmentado genera puntos ciegos difíciles de supervisar y proteger.

La clave: calcular cuánto cuesta realmente cada proceso, en vez de cada herramienta

Aquí es donde los CFO más eficientes están dando un giro, ya que en vez de analizar la tecnología por separado, miden el coste total de los procesos financieros clave, considerando aspectos clave como el tiempo del equipo, además del coste de las herramientas tecnológicas.

Empieza por replantearte los procesos, y después decide sobre la tecnología

El segundo punto clave llega cuando los responsables financieros entienden que añadir tecnología a procesos defectuosos solo empeora la ineficiencia.

Como señala Tsvetina Yancheva, Directora de Marketing de Producto en Payhawk:

Digitalizar un proceso ineficiente solo hace que hagas mal lo mismo, pero más rápido.

Los CFO más estratégicos están abordando la tecnología siguiendo esta jerarquía:

1. Optimizar el proceso que involucra al equipo
2. Consolidar los procesos en plataformas integradas
3. Sacar el máximo partido a las funcionalidades a través de la formación, por parte de los expertos en la herramienta
4. Considerar herramientas adicionales para cubrir necesidades reales que no cubras con tu tecnología actual

De hecho, según el informe de CFO Alliance, el 53 % del presupuesto adicional en finanzas ya se destina a la automatización de procesos, y a la consolidación de tecnología, dejando a los CFOs divididos en dos bloques:

• El 28 % de los CFO prioriza la automatización de flujos y la Inteligencia Artificial
• Mientras que el otro 24 % se enfoca en mejorar las plataformas tecnológicas existentes

Al centralizar los datos mediante lo que el informe denomina “replicación estructurada”, centralizando información de varios sistemas en una única solución, los equipos financieros eliminan el problema de los datos dispersos que afecta a muchos departamentos. De este modo, este enfoque más ágil permite a los CFOs dedicar menos tiempo a buscar información y más tiempo a utilizarla de forma estratégica.

Integración: el nuevo estándar de sofisticación

Hoy en día, las organizaciones financieras más avanzadas no son las que tienen más herramientas, sino las que cuentan con un sistema de gestión del gasto verdaderamente integrado. Cuando la gestión de gastos, el sistema contable y las herramientas de análisis comparten datos sin problemas, se crea la base para una inteligencia financiera real.

David, Controller Financiero en State of Play Hospitality, destaca el gran impacto de unas integraciones más inteligentes:

Antes de pasarnos a Payhawk, usábamos tarjetas de crédito y Bill.com para la gestión de cuentas por pagar. No se integraba con NetSuite ni combinaba tarjetas con cuentas a pagar, así que teníamos que ir cambiando entre herramientas. Una de las mayores ventajas de Payhawk es la integración con nuestro software contable y la posibilidad de poner los pagos en manos de los responsables reales. Ahora ahorramos tiempo y tomamos mejores decisiones gracias a la visibilidad total del gasto entre entidades.

Elige herramientas que puedan integrarse

Para los CFO que quieren transformar su forma de trabajar con la filosofía de “hacer más con menos”, los primeros pasos son:

1. Haz una auditoría de tu tecnología actual para ver qué se usa realmente. Si aprovechas menos del 50 % de las funcionalidades de un sistema, es candidato a ser sustituido o consolidado.
2. Mapea tus procesos financieros clave de principio a fin. Detecta dónde hay cuellos de botella, tareas manuales o datos que no encajan entre sistemas.
3. Consolida plataformas que cubran todo el flujo de trabajo. Soluciones unificadas para compras, pagos y gestión del gasto reducen los problemas de integración y mejoran la visibilidad.
4. Invierte en profundidad, no en cantidad. Prioriza sacar el máximo partido a tus sistemas principales antes de añadir nuevas herramientas.

Los líderes financieros estratégicos ya están construyendo departamentos financieros menos centrados en la complejidad y más en la simplicidad y la integración, con equipos enfocados en apoyar la toma de decisiones en lugar de reconciliar datos.

Descubre cómo David, Controller Financiero en State of Play, logró visibilidad total del gasto, redujo el número de herramientas y se benefició de las integraciones para ganar control sobre sus finanzas.

Antes de cambiar a Payhawk, usábamos tarjetas de crédito y Bill.com para las cuentas a pagar. No se integraban con nuestro ERP, NetSuite, ni combinaban tarjetas y pagos, así que teníamos que ir revisando múltiples herramientas constantemente.

Si algo distingue a la solución de gastos de Payhawk son sus integraciones nativas con sistemas ERP, sistemas contables y de RR.HH. Descubre cómo puedes integrar tu tecnología sin migraciones ni complicaciones, agendando una llamada con un experto de Payhawk, e integrar tus soluciones tecnológicas.