Cómo integrar Xero con una plataforma de gestión y control de gastos

Si usas Xero, ya sabes que es una plataforma contable inteligente e intuitiva para pymes. Gestiona todo, desde la conciliación bancaria automática hasta el seguimiento de gastos, permitiéndote dedicar menos tiempo a perseguir recibos y más a dirigir tu negocio.

Conectar Xero a una plataforma dedicada de gestión de gastos te permite ver instantáneamente el gasto en tiempo real, en todas las entidades, departamentos y equipos. Obtienes controles más estrictos, procesos más rápidos y visibilidad completa justo cuando la necesitas.

¿Por qué integrar Xero con una plataforma de gestión de gastos?

A medida que tu empresa crece, las finanzas se complican: más personas, más gasto, más cuentas que controlar. Lo que antes funcionaba con hojas de cálculo o herramientas básicas rápidamente empieza a fallar bajo la presión de más usuarios, más gastos y más procesos en movimiento.

Terminas persiguiendo recibos, actualizando presupuestos y conciliando transacciones a mano, un proceso que pronto se vuelve insostenible. Y aunque herramientas contables como Xero son excelentes para lo básico, no están diseñadas para afrontar las demandas en tiempo real de un negocio en crecimiento, ahí es donde entra la gestión automatizada de gastos.

Sin automatización ni integración, acabas reaccionando a los problemas en lugar de prevenirlos. Aquí tienes cinco situaciones comunes en las que las empresas en crecimiento superan la capacidad de su configuración financiera actual:

1. Sin visibilidad en tiempo real de los gastos

La falta de visibilidad en tiempo real dificulta el seguimiento del gasto, detectar problemas a tiempo o mantener las cuentas precisas. Los retrasos en la sincronización de transacciones generan datos desactualizados y más trabajo manual.

Con una integración fluida entre Xero y una plataforma de gestión de gastos, obtienes visibilidad completa e inmediata, con los gastos aprobados enviados automáticamente al feed bancario y categorizados en tiempo real.

2. Datos fragmentados, sin visión unificada

A medida que tu negocio crece, la configuración financiera se empieza a resentir. Lo que antes era simple (unas pocas transacciones, una cuenta bancaria o una tarjeta compartida) se convierte rápidamente en un enredo de portales bancarios, carpetas compartidas y tarjetas individuales. Nada está conectado, y el equipo financiero se ve obligado a juntar hojas de cálculo para saber a dónde va el dinero.

Xero es excelente para contabilidad, pero solo es tan bueno como los datos que introduces. Si dependes de cargas manuales o de perseguir recibos entre equipos, siempre estarás un paso atrás.

Por eso es tan importante tener un único lugar para gestionar todos los gastos. Cuando los datos fluyen directamente de las tarjetas a la contabilidad, con integraciones nativas que sincronizan automáticamente, obtienes conciliaciones en tiempo real y visibilidad actualizada sin trabajo manual.

3. Cierres de mes lentos

El cierre mensual no tiene por qué ser estresante, pero si tus procesos son manuales, probablemente lo sea. Los equipos financieros pierden horas persiguiendo recibos, corrigiendo errores y recopilando datos de distintos sistemas.

Integrar Xero con una plataforma de gestión de gastos cambia esto: las aprobaciones fluyen más rápido, la conciliación se hace automáticamente, los errores disminuyen, la compliance mejora y cierras el mes antes, con menos estrés y más confianza en los números.

Carolina Einarsson, CFO de Essentia Analytics, dice sobre la integración Xero x Payhawk:

La integración que Payhawk ha desarrollado para Xero es de las mejores que he visto en el mercado. Solo necesitas un clic en Xero y toda la información se comparte automáticamente en Payhawk.

4. Falta de cumplimiento y preparación para auditorías

El seguimiento manual de gastos dificulta hacer cumplir las políticas o mantener trazabilidad clara, lo que compromete la responsabilidad.

Conectar Xero a una herramienta moderna de gestión de gastos asegura que cada acción se registre automáticamente, proporcionando un historial transparente y garantizando el cumplimiento en toda la organización.

5. Conciliación manual, lenta y propensa a errores

Conciliar gastos manualmente es lento, frustrante y a menudo inexacto. Sin automatización, comparas extractos, vuelves a teclear importes y persigues recibos faltantes solo para cuadrar los libros.

Pero la conciliación se vuelve automática al conectar Xero con una plataforma de gestión de gastos. Las transacciones se sincronizan en tiempo real, los recibos se emparejan al instante mediante OCR y todo cuadra sin trabajo manual. Obtienes libros limpios y precisos, sin noches interminables.

Funcionalidades clave a buscar en una plataforma de gestión de gastos (como cliente Xero)

Con tantas funcionalidades disponibles, ¿en qué deberías centrarte?

Prioridades clave:

Soporte multi-divisa

Aunque Xero ayuda a gestionar cuentas y transacciones en varias monedas, no permite manejar pagos multi-divisa como lo harías integrando una plataforma de gestión de gastos.

Con Payhawk, por ejemplo, se pueden realizar pagos internacionales en más de 50 monedas, accediendo a transferencias transfronterizas de bajo coste, fundamental para empresas con proveedores, clientes o empleados en distintos países.

Flujos de aprobación y permisos por rol integrados

En Xero puedes marcar facturas como “pendientes de aprobación”, pero no crear flujos de aprobación multietapa adaptados a tu organización. Las plataformas de gestión de gastos permiten configurar flujos personalizados y asignar permisos por rol, controlando el gasto sin generar cuellos de botella ni interrumpir la operativa.

Asigna aprobadores según tipo de gasto y asegura el cumplimiento de las políticas en todo momento.

Controles avanzados y límites de gasto personalizables

Los controles y límites de gasto solo se consiguen con una integración de terceros. Con Payhawk, puedes emitir tarjetas corporativas físicas o virtuales a cada empleado, gestionar el gasto de forma responsable y todo de manera remota.

Configura restricciones por comerciante o tarjetas de un solo uso para proyectos o contratistas, y controla cada euro gastado sin esfuerzo manual.

Stephen Wilkinson, Director Financiero y de Operaciones en Astrid & Miyu, comenta:

Como Director Financiero, es fundamental la alfabetización financiera fuera del área de finanzas. Con Payhawk hemos logrado cambiar la cultura de gasto internamente y dar autonomía a todos para gestionar su propio presupuesto.

Integración en tiempo real con Xero

Busca una solución que exporte depósitos, gastos revisados y transacciones conciliadas directamente a tu cuenta Xero en tiempo real. Por ejemplo, con Payhawk tienes feed bancario automático en Xero, reflejando cada transacción entrante y saliente, con conciliación con un solo clic para reducir la carga manual.

Integra Xero con Payhawk en pocos clics

Comienza esta integración: estás más cerca de exportar gastos de forma flexible y sin esfuerzo. Necesitas permisos de administrador en Payhawk y Xero.

1. Accede a la integración Xero desde el panel: configuración > integraciones > Xero > conectar.
2. Asocia cuentas bancarias y categorías (mapeo de cuentas) para asegurar la sincronización correcta de transacciones.
3. Sincroniza datos maestros: tipos de impuestos, categorías de seguimiento y códigos contables.
4. Exporta y concilia transacciones. Una vez revisadas, Payhawk exporta automáticamente a Xero como facturas pagadas o a pagar.
5. Mantén los datos de proveedores sincronizados en ambos sentidos y ajusta la integración en cualquier momento sin desconectarla.

Caso de éxito: Astrid & Miyu liberan 40 horas a la semana de su equipo financiero con Payhawk

¿40 horas? ¡Eso es un trabajo a tiempo completo! Desde que integraron Xero con Payhawk, el equipo de Astrid & Miyu ha logrado reducir los tiempos de procesamiento en un 66 % y liberar 40 horas cada semana de su equipo financiero:

Desde que implementamos Payhawk, los gastos ya no se perciben como una carga. Ha mejorado enormemente la moral del equipo financiero (y del resto del negocio) y ya no tememos el cierre de mes.

Para gestionar el gasto de forma efectiva, necesitas integrar

Centralizar la gestión de gastos y conectarla con Xero elimina la incertidumbre en la toma de decisiones, la planificación de presupuestos y previsiones, y la gestión del crecimiento. Ayuda a prevenir discrepancias derivadas de datos manuales incompletos o retrasados, reduce el riesgo de fraude y asegura el cumplimiento normativo. Además, estandariza todo el proceso de gestión de gastos entre tus entidades y ofrece un control que no obtendrías usando únicamente Xero.

Con el panorama de la gestión de gastos evolucionando rápidamente —con la IA optimizando la categorización, conciliación e informes— no puedes permitirte no invertir en tecnología que agilice los procesos financieros, mejore la eficiencia en toda la empresa y reduzca tareas manuales a medida que escalas. En un entorno competitivo, necesitas mantenerte ágil y cumplir con las normas mientras tu equipo crece.

Solicita hoy tu demo personalizada de Payhawk y descubre cómo cerrar el mes más rápido, reducir el trabajo manual y tener control total sobre el gasto con Xero + Payhawk.