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Trish Toovey
Mehr aus Xero herausholen? Mit einer Ausgabenmanagement-Plattform erhalten Sie Echtzeit-Übersicht, schnellere Monatsabschlüsse und volle Kontrolle über Ihre Ausgaben – und sparen Ihrem Finanzteam jede Woche wertvolle Zeit.
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Wenn Sie Xero nutzen, kennen Sie bereits die smarte und intuitive Buchhaltungsplattform für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie übernimmt alles – von der automatischen Bankabstimmung bis zur Ausgabenverfolgung – sodass Sie weniger Zeit mit Belegen verbringen und mehr Zeit für Ihr Geschäft haben.
Verbinden Sie Xero mit einer spezialisierten Plattform für Ausgabenmanagement, und Sie erhalten sofort einen Echtzeitüberblick über alle Ausgaben – für jede Einheit, Abteilung und jedes Team. Sie profitieren von klaren Kontrollen, schnelleren Abläufen und voller Transparenz genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird die Finanzverwaltung komplizierter – mehr Mitarbeiter, mehr Ausgaben, mehr Konten, die Sie im Blick behalten müssen. Was früher mit Tabellen oder einfachen Tools funktionierte, reicht schnell nicht mehr aus.
Sie verbringen immer mehr Zeit damit, Belege zu suchen, Budgets anzupassen und Transaktionen manuell abzugleichen – ein Aufwand, der auf Dauer nicht tragbar ist. Xero ist zwar stark bei den Grundlagen, doch für die Echtzeitanforderungen eines wachsenden Unternehmens reicht es allein nicht – hier sorgt automatisiertes Ausgabenmanagement für Entlastung.
Synchronisieren Sie Ihre Payhawk-Ausgaben mit Xero, QuickBooks, NetSuite und vielen weiteren Plattformen
Ohne Automatisierung oder Integration reagieren Sie ständig auf Probleme, statt sie zu verhindern. Hier sind fünf typische Situationen, in denen wachsende Unternehmen ihr Finanzsetup überfordern:
Ohne Echtzeit-Transparenz wird es schwer, Ausgaben im Blick zu behalten, Probleme schnell zu erkennen oder die Konten korrekt zu führen. Verzögerungen beim Abgleich führen zu veralteten Daten und mehr manueller Arbeit.
Mit einer nahtlosen Xero X Spend-Management-Integration behalten Sie alles sofort im Blick. Genehmigte Ausgaben werden automatisch in Ihren Bankfeed übertragen und in Echtzeit kategorisiert.
Wenn Ihr Unternehmen wächst, gerät das Finanzsystem schnell an seine Grenzen. Früher einfache Dinge – ein paar Transaktionen, ein Bankkonto, eine Firmenkarte – werden schnell zu einem Wirrwarr aus Bankportalen, Ordnern und Karten. Plötzlich ist nichts mehr verbunden, und Ihr Finanzteam muss Tabellen zusammenfügen, um zu wissen, wohin das Geld floss.
Xero ist super für Buchhaltung, doch nur so gut wie die Daten, die eingegeben werden. Wenn Sie manuell Belege hochladen oder hinter Teams herlaufen müssen, sind Sie immer einen Schritt hinterher.
Ein zentraler Ort für alle Ausgaben ist daher entscheidend. Wenn Daten direkt von Karten in die Buchhaltung fließen und die Integration den Abgleich übernimmt, haben Sie Echtzeit-Übersicht ohne manuellen Aufwand.
Der Monatsabschluss muss nicht stressig sein. Manuelle Prozesse machen ihn aber oft langwierig. Finanzteams verbringen Stunden mit Belegen, Fehlern und dem Zusammensetzen von Daten aus verschiedenen Systemen.
Die Integration von Xero mit einer Spend-Management-Plattform ändert das: Genehmigungen laufen schneller, Abgleiche erfolgen automatisch, Fehler reduzieren sich und die Compliance steigt. Sie schließen die Bücher schneller, entspannter und mit mehr Sicherheit.
Carolina Einarsson, CFO bei Essentia Analytics, über die Xero x Payhawk Integration:
Die Integration, die Payhawk für Xero entwickelt hat, ist eine der besten, die ich kenne. Ein Klick in Xero – und alle Infos sind in Payhawk verfügbar.
Manuelle Ausgabenverfolgung macht es schwer, Richtlinien durchzusetzen oder klare Audit-Trails zu führen. Ohne Sichtbarkeit, wer was wann genehmigt hat, leidet die Verantwortlichkeit.
Mit Xero und einem modernen Spend-Management-Tool wird jede Aktion automatisch protokolliert. So entsteht ein transparenter Audit-Trail und Compliance wird im ganzen Unternehmen sichergestellt.
Manuelle Ausgabenabstimmung ist langsam, mühsam und oft fehleranfällig. Ohne Automatisierung vergleichen Sie Kontoauszüge, tippen Beträge erneut ein und suchen fehlende Belege.
Mit einer nahtlosen Xero-Integration wird der Abgleich automatisch. Transaktionen synchronisieren sich in Echtzeit, Belege werden sofort per OCR abgeglichen, alles passt ohne manuelles Nacharbeiten. Saubere, genaue Bücher – ohne Überstunden.
P.S.: Keine Theorie. MDM Props spart jede Woche 32 Stunden nach der Umstellung auf Payhawk – einfach durch den Wegfall manueller Finanzarbeit.
Bei so vielen Funktionen stellt sich die Frage: Worauf sollten Sie achten?
Xero hilft bei Bankkonten und Transaktionen in mehreren Währungen, doch Multiwährungszahlungen lassen sich nur über eine Spend-Management-Integration richtig steuern.
Payhawk ermöglicht internationale Zahlungen in über 50 Währungen – ideal für Unternehmen mit Lieferanten, Kunden oder Mitarbeitern außerhalb der lokalen Währung.
Xero markiert Rechnungen als „Genehmigung ausstehend“, aber mehrstufige Genehmigungsworkflows für Ihre Organisation lassen sich nicht abbilden. Spend-Management-Plattformen ermöglichen maßgeschneiderte Workflows und rollenbasierte Berechtigungen.
Weisen Sie Genehmigende für verschiedene Ausgaben zu und stellen Sie jederzeit die Einhaltung der Ausgabenrichtlinien sicher.
Ausgabenkontrollen und Limits gibt es nur über eine Integration. Bei Payhawk können Sie physische oder virtuelle Firmenkarten ausgeben, verantwortliches Ausgeben fördern und alles remote steuern.
Legen Sie Händlerbeschränkungen fest, geben Sie Einmalkarten für Projekte oder Auftragnehmer aus und behalten Sie jeden Euro im Blick – ohne manuellen Aufwand.
Stephen Wilkinson, Finance and Operations Director bei Astrid & Miyu:
Finanzwissen außerhalb der Finanzabteilung ist super wichtig. Mit Payhawk konnten wir die Ausgabenkultur ändern und jedem Mitarbeiter Autonomie über das eigene Budget geben.
Suchen Sie eine Lösung, die Einzahlungen, geprüfte Ausgaben und abgewickelte Transaktionen direkt in Ihr Xero-Konto in Echtzeit exportiert. Mit Payhawk erhalten Sie automatische Bankfeeds in Xero. Jede Transaktion wird korrekt abgebildet, inklusive Ein-Klick-Abgleich – weniger manueller Aufwand.
Starten Sie die Integration. Flexible, mühelose Exportierung von Ausgaben ist näher, als Sie denken. Für die Integration benötigen Sie Admin-Rechte für Payhawk und Xero.
Sehen Sie die Vorteile der Xero- und Payhawk-Integration im Astrid-&-Miyu-Video unten in Aktion. Das Video liegt nur auf Englisch vor.
Vierzig Stunden? Das ist eine ganze Arbeitswoche! Seit der Integration von Xero mit Payhawk konnte das Astrid & Miyu Team die Bearbeitungszeiten um 66 % reduzieren und jede Woche 40 Stunden im Finanzteam freisetzen:
Seit wir Payhawk nutzen, sind Ausgaben keine Last mehr. Das hat die Stimmung im Finanzteam – und im gesamten Unternehmen – deutlich verbessert. Das Monatsende ist jetzt kein Stress mehr!
Wenn Sie Ausgaben zentral verwalten und mit Xero verbinden, treffen Sie Entscheidungen sicherer, planen Budgets besser und steuern das Wachstum einfacher. Verzögerte oder unvollständige manuelle Eingaben führen nicht mehr zu Fehlern, Betrug und Verstöße werden reduziert. Ihr gesamtes Ausgabenmanagement wird einheitlich, und Sie behalten die Kontrolle über Ihre Ausgaben – weit über das hinaus, was Xero allein leisten kann.
Das Ausgabenmanagement verändert sich schnell: KI hilft bei Kategorisierung, Abstimmung und Berichterstattung. Wer hier auf Technik verzichtet, verschenkt Effizienz. Mit Payhawk vereinfachen Sie Prozesse, sparen Zeit, vermeiden manuelle Fehler und steigern die Produktivität Ihres gesamten Unternehmens. So bleiben Sie agil und regelkonform, auch wenn Ihr Team wächst.
Buchen Sie noch heute Ihre personalisierte Payhawk-Produktdemo und sehen Sie, wie schnell Sie den Monat abschließen, manuelle Arbeit reduzieren und mit Xero + Payhawk die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben gewinnen.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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