Strategische Entscheidungen erleichtern: So wachsen Sie mit den passenden ERP- und Buchhaltungsintegrationen

Sind Ihre Ausgabentools nicht leistungsfähig genug, um Ihre Ausgaben korrekt zu erfassen und zu kategorisieren? Ist Ihr ERP-System zu umständlich, um Ausgaben unterwegs über die Spesenfunktion zu verwalten? Und wie gut arbeiten diese Systeme zusammen? Wenn Ihre Systeme Ihrem Wachstum im Weg sind, entstehen schnell Fehler, isolierte Daten und eingeschränkte Transparenz – ein Hemmnis für kluge Entscheidungen.

Sie brauchen eine Lösung, bei der:

• Ausgaben mit der Firmenkarte automatisch den richtigen Hauptbuchkonten zugeordnet werden
• Rechnungen schnell kodiert, genehmigt und ins ERP übertragen werden
• Fremdwährungen, Steuercodes und Unternehmensstrukturen korrekt berücksichtigt werden
• Alle Daten zuverlässig, kontinuierlich und sicher synchronisiert werden

Native oder direkte Integrationen zwischen Spesenlösungen und ERP-Systemen machen genau das möglich.

Sie liefern eine einzige, verlässliche Datenquelle, vermeiden Fehler durch verzögerte oder fragmentierte Daten und beschleunigen den Monatsabschluss, da manuelle Arbeit entfällt. Gleichzeitig helfen sie Ihnen, SOX-Standards einzuhalten und teure Compliance-Probleme zu vermeiden.

Ihr ERP + Spesenmanagement: Das Echtzeit-Betriebssystem für moderne Finanzteams

Egal, ob Sie Sage Intacct nutzen, um Ihr Wachstum zu skalieren, NetSuite für globale Komplexität einsetzen oder Xero und QuickBooks beim Ausbau Ihres Unternehmens verwenden – bei Payhawk sind unsere nativen Integrationen darauf ausgelegt, perfekt mit Ihnen zu arbeiten.

Sage Intacct
Für wachsende Unternehmen, die mehr brauchen als Standard-Accounting-Software, schließt unsere Sage Intacct Integration die Lücke. Stammdaten wie Lieferanten, Steuercodes und Hauptbuchkonten werden direkt synchronisiert, sodass Teams Abgleiche automatisieren und jederzeit korrekte Daten nutzen können. Individuelle Felder basierend auf dem Sage-Kontenplan sorgen dafür, dass Ausgaben von Anfang an richtig codiert werden – für schnellere Monatsabschlüsse und zuverlässige Daten.

NetSuite
Unsere NetSuite-Integration ist auf Wachstum ausgelegt. Egal ob mehrere Gesellschaften, Währungen oder Abteilungen – die Integration synchronisiert Kontenpläne, Tochtergesellschaften, Klassifikationen und Lieferantendaten. Genehmigte Ausgaben und Rechnungen werden in Sekunden korrekt verbucht. Besonders beliebt bei Finanzteams mit komplexen Intercompany-Strukturen oder projektbasierten Ausgaben.

Microsoft Dynamics 365 Finance
Microsoft Dynamics 365 Finance bietet komplexe, dimensionsbasierte Finanzberichte. Mit unserer Integration wird das für Finanzteams einfach: Echtzeit-Zuweisungen über Kostenstellen, Abteilungen und Projekte automatisieren Buchungen, reduzieren Fehler und beschleunigen Monatsabschlüsse. Gleichzeitig sorgt sie für saubere Zuordnung zwischen Payhawk-Kategorien und Dynamics.

Xero
Unsere Xero-Integration ist ideal für wachsende Unternehmen, die Kontrolle wollen, ohne an Flexibilität zu verlieren. Ausgaben und Rechnungen können über strukturierte Templates exportiert werden, passend zu Ihrem Xero-Setup. Echtzeit-Tracking und Belegerfassung vermeiden Überraschungen am Monatsende und halten den Prozess leicht und flexibel.

QuickBooks
Mit Payhawk erhalten QuickBooks-Nutzer klare Strukturen. Ob Erstattungen, Firmenkartenausgaben oder Kreditorenbuchhaltung – unsere Exportvorlagen passen zu Ihrem Kontenplan. So entstehen saubere Daten, bessere Kategorisierung und schnellere Abgleiche. Finanzteams können sich auf Strategie konzentrieren statt auf Tabellen.

Multi-Entity-Logik leicht gemacht

Ob fünf oder fünfzig Gesellschaften – unsere Integrationen unterstützen Multi-Entity-Workflows mit länderspezifischen Regeln. Dazu gehören:

1. Steuerkodierung (z. B. VAT vs. GST)
2. Währungs- und FX-Unterstützung
3. Synchronisation benutzerdefinierter Felder zwischen ERP und Ausgaben/Rechnungen
4. Einheitsspezifische Genehmigungsketten, Budgets und Berichte

So automatisieren Sie komplexe Steuer- und Währungsprozesse und können sorgenfrei wachsen, ohne manuelle Fehler oder Inkonsistenzen.

Finanzteams, die NetSuite, Sage Intacct und Co. nutzen, profitieren von der gleichen Effizienz. Ein britisches SaaS-Unternehmen skalierte in 18 Monaten von zwei auf zwölf Einheiten – ohne zusätzliches Finanzpersonal, dank automatisierter Workflows zwischen Payhawk und Intacct.

Daten, denen Sie vertrauen können. Berichte, die Sie handeln lassen.

Ein zentraler Vorteil der Echtzeit-ERP-Integration ist die Datenqualität. Mit Payhawk werden Transaktionen sofort korrekt formatiert und mit allen wichtigen Informationen ins ERP übertragen:

• Hauptbuchcodes
• Abteilungs- und Projekt-Tags
• Lieferantendaten
• Beleganhänge
• Erstattungsstatus
• Zahlungsreferenzen

Keine nachträglichen Abstimmungen, keine Unsicherheit, ob die Tabellen die Realität zeigen.

Flexibilität auch für Xero, QuickBooks & Co.: Nicht jedes Unternehmen arbeitet mit NetSuite oder Dynamics. Deshalb unterstützen wir strukturierte Exporte für Plattformen wie Xero, QuickBooks oder DATEV. Keine einfachen CSV-Dumps – sondern vorkonfiguriert, passend zu Ihrem Accounting.

Das Ergebnis: saubere, verlässliche Daten im System, das für Sie zählt.

Case Study 1: Wie State of Play Payhawk + NetSuite nutzt, um Ausgaben präzise zu verfolgen

State of Play Hospitality, die Erlebnis-Freizeitgruppe hinter Marken wie Bounce, Hijingo und Flight Club, betreibt mehrere Standorte in Großbritannien und den USA. Für ein Finanzteam, das sechs Rechtseinheiten – und mehr – verwaltet, ist Transparenz über Ausgaben an jedem Standort unverzichtbar.

Vor Payhawk nutzte State of Play ein komplexes System aus Bankkarten, manuellen Spesenprozessen und einem AP-System (Bill.com), das nicht mit NetSuite zusammenarbeitete. „Wir hatten eine ziemlich manuelle Lösung“, sagt David Watson, Group Financial Controller. „Karten und AP liefen getrennt, und eine saubere NetSuite-Integration gab es nicht.“

Mit Payhawk änderte sich alles. David Watson beschreibt:

> Die Verlagerung der Firmenkarten-Transaktionen zu einem Produkt, das direkt mit NetSuite integriert, war ein Wendepunkt.

Jetzt können Standortleiter Ausgaben direkt erfassen – Karte oder Rechnung – und die Echtzeit-Integration überträgt alles korrekt in NetSuite, inklusive GL-Codes, Klassen und Belegen.

• Multi-Entity-Management mit voller Transparenz

Mit dem Multi-Entity-Dashboard kann State of Play zwischen Tochtergesellschaften wechseln und Ausgaben bis auf Transaktions-, Händler- und Begründungsebene verfolgen. Das ist mehr als Reporting – das ist Entscheidungsinfrastruktur.

"Die internationale Funktion von Payhawk ist entscheidend," sagt David. "Zwischen Dashboards wechseln und sofort sehen, wann und wo eine Transaktion stattfand – das hat uns überzeugt."

Dank plattformbasierter Preisgestaltung verursacht Wachstum keine Budget-Ängste, wenn ein Standort expandiert.

• Individuelle Felder, DJs und Abweichungsanalysen

Andrew Jacobi, VP US Finance, erklärt, wie Ausgaben nach Standort, Kategorie und Budget aufgeschlüsselt werden, noch bevor sie in NetSuite landen:

Wir nutzen die anpassbaren Klasseneinstellungen in Payhawk, um Standorte zu unterscheiden und die Performance zu analysieren. Ob Ausgaben korrekt zugeordnet oder Überziehungen erkannt werden – es ist unglaublich hilfreich.

Praktisch bedeutet das, dass Abweichungen im Entertainment-Budget eines Standorts (z. B. DJs) früh erkannt werden. Jede Rechnung wird getrackt, getaggt und bewertet, sodass Abweichungsanalysen proaktiv stattfinden.

"Am Periodenende fragen wir: Haben wir unsere Ausgaben richtig vorhergesehen? Wenn DJs an einem Standort 7.000 € statt der geplanten 5.000 € kosteten?" sagt Andrew. "Wir sehen genau, was passiert ist, und können entscheiden, ob das Budget angepasst werden muss."

• Schneller Lieferanten-Onboarding, bessere Ausgabenkontrolle

Im Gastgewerbe kann eine dreitägige Kartenfreigabe Marketingstarts, Lieferantenbeziehungen oder Beschaffung verzögern. State of Play nutzt Payhawk, um das zu ändern.

"Wir können einem Teammitglied sofort eine Karte für einen bestimmten Lieferanten mit genauem Limit ausstellen," erklärt Andrew. "Das hält unsere Operatoren flexibel … während die Finanzkontrolle bestehen bleibt."

Mit KI-gestützter Rechnungserfassung via OCR und kompletter NetSuite-Synchronisation entfällt das Chaos am Monatsende. Alles läuft live, fortlaufend und stressfrei.

• Klare Sicht: der Payhawk-Effekt

Heute verbringt das State of Play-Finanzteam weniger Zeit mit Datenpflege und mehr Zeit damit, Margen zu verbessern, Budgets zu optimieren und selbstbewusst zu skalieren. Durch den Ersatz separater Tools durch eine globale Plattform haben sie Echtzeit-Finanzkontrolle über alle Standorte, Währungen und Kategorien.

Andrew erklärt:

Payhawk zeigt uns schnell Überziehungen in unserer Gewinn- und Verlustrechnung. Es hat komplett verändert, wie wir Ausgaben in großem Maßstab steuern.

Mehr über die Payhawk-Erfahrung von State of Play erfahren Sie im Video unten, das nur in englischer Sprache vorliegt.

Case Study 2: Wie Wellpointe Inc. Payhawk + NetSuite nutzt, um M&A-Wachstum zu steuern

Wellpointe Inc., ein kalifornisches Healthcare-Unternehmen für Boutique-Assisted-Living, kennt Komplexität aus erster Hand. Mit fünf Tochtergesellschaften und schnellem Wachstum durch Fusionen und Übernahmen (M&A) brauchte das Unternehmen eine smarte Lösung, um Finanzprozesse über alle Einheiten hinweg zu steuern – ohne in manuellen Abläufen unterzugehen. Das alte Kreditkartensystem und getrennte AP-Workflows reichten nicht aus. Das Team suchte nach einer Lösung, die für Multi-Entity-Betrieb gebaut ist, mitwächst und direkt mit NetSuite integriert werden kann.

• Reibungslos dank Echtzeit-Daten und kontinuierlichem Abschluss

Ende 2023 wechselte Wellpointe zu Payhawk mit klaren Zielen: konsolidiertes Spesenmanagement über fünf Gesellschaften, bessere Transparenz und eine nahtlose NetSuite-Integration für kontinuierliche Abschlüsse. Besonders wichtig: nicht nur für Compliance oder Reporting, sondern um schneller und smarter Entscheidungen treffen zu können.

CEO und Gründer George Kutnerian sagt:

Mit Payhawk nutzen wir Echtzeit-Daten, um unsere M&A-Ziele zu überwachen und früh gegenzusteuern. Wir warten nicht bis zum neunten Monat, um Abweichungen zu erkennen.

Durch die Ausgabe von unternehmensspezifischen Firmenkarten und die Möglichkeit, Ausgaben direkt beim Kauf individuell zu kategorisieren, hat Wellpointe die Datenerfassung optimiert und die Genauigkeit deutlich verbessert. Reconciliation-Verzögerungen, verlorene Belege oder falsch zugeordnete Ausgaben gehören der Vergangenheit an.

• Spender befähigen, Verantwortung stärken

Ein zentraler Wandel entstand durch die individuelle Ausgabencodierung: Mitarbeiter können ihre Ausgaben direkt mit dem Live-Kontenplan aus NetSuite kategorisieren.

Die Buchhaltung wird von Routineaufgaben entlastet. Transaktionen werden sofort korrekt codiert, Zeit wird gespart und Transparenz entsteht direkt. Gleichzeitig stärkt das die Kultur von Verantwortung und Ausgabentransparenz.

• FP&A jenseits der Buchhaltung

Für George und sein Team liegt der Wert darin, was nach der Transaktion passiert. Echtzeit-Transparenz und detaillierte Kategorisierung ermöglichen den Übergang von reaktiver Buchhaltung zu proaktiver Finanzplanung.

George erklärt:

Wir operieren in mehreren US-Regionen, und Lebensmittelausgaben – einer unserer größten Kostenblöcke – variieren stark. Mit Payhawk können wir die Gründe für Abweichungen genau identifizieren: Liegt es am lokalen Lieferanten oder am Einkaufsprozess? So stellen wir die richtigen Fragen und handeln schnell.

Dieses Niveau an Einblick erlaubt Benchmarking zwischen Einheiten und schnelle Anpassungen, ohne auf Monatsberichte warten zu müssen – genau das, was ein M&A-fokussiertes Unternehmen braucht.

• Eine NetSuite-Integration „wie Butter“

Die Finanzstrategie von Wellpointe erfordert Segmentierung und Konsolidierung der Performance über alle Tochtergesellschaften. Dafür braucht es ein starkes ERP und eine reibungslose Integration.

Mit Payhawk und der ERP-Integration haben wir den Datenfluss, den wir für unsere Kapitalpartner und konsolidiertes Reporting benötigen. Es läuft so glatt – fast wie Butter, sagt George.

Spend-Daten, inklusive Belegen, Codes und Einheitenzuordnung, werden automatisch in NetSuite synchronisiert. Das bedeutet schnellere Abschlüsse, weniger Fehler und eine stärkere finanzielle Basis für das Wachstum des Unternehmens.

• Zukunftsfähig, Entität für Entität

Während Wellpointe wächst, bleibt Payhawk zentral in der Finanzinfrastruktur: Nutzer werden gestärkt, Audits vereinfacht und fundierte Entscheidungen unterstützt.

George sagt:

Dank Payhawk können wir uns noch stärker auf unsere Mission konzentrieren – exzellente Pflege für unsere Bewohner – und wissen, dass unsere Finanzprozesse in guten Händen sind.

Fazit: Integrationen, die mitwachsen

Eine strategische Finanzfunktion kann nicht auf Flickwerk und getrennten Tools basieren. Wer wachsen möchte, ohne Komplexität oder zusätzliches Personal, braucht ERP-Integration als Fundament.

Bei Payhawk helfen wir Finanzleitern, operative Aufgaben zu automatisieren, Kontrollrahmen einzuhalten und wertvolle Insights zu gewinnen. Unsere nativen ERP-Integrationen verbinden nicht nur Systeme – sie stärken Ihr Finanzteam. Sie liefern verlässliche, Echtzeit-Daten, die Effizienz, Compliance und strategische Entscheidungen im gesamten Unternehmen unterstützen.

Egal ob NetSuite, Intacct, Dynamics oder andere ERP-Systeme – die Frage lautet nicht „Wie verbinden wir Finanzen?“, sondern „Wann starten wir mit Payhawk?“ Demo buchen und mehr erfahren.