Donnez plus de portée à vos décisions stratégiques grâce aux intégrations ERP et comptables

Vos outils de gestion des dépenses sont-ils capables de classer correctement les données ? Votre ERP est-il trop lourd pour gérer les frais professionnels ? Comment ces systèmes communiquent-ils entre eux ? En tant qu’entreprise, il est important de se poser ces questions. En effet, un système peu adapté génère des erreurs, et une visibilité limitée sur les données financières.

Bonne nouvelle : en intégrant un outil de gestion des dépenses à votre ERP, vous disposez d’une source unique et fiable de données, garantie sans erreurs ni décalages. Cet outil accélère la clôture mensuelle en éliminant les tâches manuelles et assure la conformité aux normes. Vous voulez en savoir plus ?

Suivez le guide !

ERP et gestion des dépenses : un système d’exploitation en temps réel, pour un véritable gain d’efficacité

Que vous utilisiez l'intégration native de Sage Intacct pour gérer vos opérations, ou NetSuite pour gérer la complexité de vos opérations internationales, chez Payhawk, nos intégrations natives sont conçues pour s’adapter à votre fonctionnement.

Sage Intacct

Vous êtes une entreprise en forte croissance et vous recherchez un outil plus avancé qu'un logiciel de comptabilité d'entrée de gamme ? Notre intégration Sage Intacct est la solution idéale. En synchronisant les données de référence directement dans la solution, les équipes peuvent ainsi automatiser les rapprochements et maintenir une précision en temps réel. De plus, les champs personnalisés créés à l'aide du plan comptable de Sage permettent aux équipes de flécher correctement les dépenses dès le départ, ce qui accélère la clôture mensuelle et renforce l'intégrité des données.

Oracle NetSuite

Notre intégration NetSuite est conçue pour s'adapter à votre croissance. Votre entreprise compte plusieurs entités, devises ou départements ? L'intégration gère tout, grâce à ses capacités de synchronisation. Les dépenses et factures approuvées sont enregistrées en quelques secondes, avec le codage et la documentation appropriés. C'est la solution préférée des équipes financières qui gèrent des opérations complexes, ou des dépenses importantes liées à des projets spécifiques.

Microsoft Dynamics 365 Finance

Microsoft Dynamics 365 Finance est réputé pour sa capacité à générer des rapports financiers complexes. Cependant, grâce à notre intégration, cette complexité est rapidement lissée. En fournissant une répartition en temps réel entre les centres de coûts, les services et les projets, nous vous aidons à automatiser les saisies, à réduire les erreurs manuelles et à accélérer les clôtures de fin de mois. En outre, elle garantit un flux de données simple et cohérent.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

L'intégration native de Payhawk avec Microsoft Dynamics 365 Business Central offre une automatisation fluide des dépenses et de la comptabilité des entreprises. Grâce à cette connexion directe et en temps réel via API, les rapprochements sont effectués automatiquement. L’outil utilise la reconnaissance optique (OCR) pour extraire les données des reçus et factures, effectuant automatiquement le rapprochement et l’affectation des dépenses, tout en éliminant les tâches manuelles.

Ce partenariat officiel avec Microsoft, Payhawk étant un fournisseur ISV listé sur AppSource, garantit une intégration simple et fiable. La synchronisation couvre également la gestion des cartes d’entreprise (Visa), les workflows de remboursement, la création de factures fournisseurs ainsi que les rapports financiers.

Odoo

L’intégration entre Payhawk et Odoo offre une synchronisation rapide et intuitive des dépenses de l’entreprise. Les données de référence d’Odoo (fournisseurs, catégories de dépenses, etc.) sont automatiquement importées dans Payhawk pour faciliter la pré-comptabilité. Grâce à la catégorisation automatique des dépenses et au rapprochement des paiements en temps réel, 99,7 % des notes sont exportées sans intervention manuelle. L’installation est guidée par un assistant intuitif, qui vous permet en quelques étapes de connecter Payhawk à Odoo.

Dépenses d’entreprise : la logique multi-entités simplifiée

Que vous gériez 5 ou 50 entités, nos intégrations prennent en charge les workflows multiples avec des règles personnalisées par pays ou par filiale.

Cela comprend quatre éléments essentiels :

1. Le mapping des différents impôts (par exemple, en France, la TVA) ;
2. La prise en charge des devises et des taux de change ;
3. La synchronisation des champs personnalisés entre l'ERP et les workflows de dépenses et de facturation ;
4. La chaîne d'approbation, les budgets et le reporting spécifiques à chaque entité.

En automatisant le traitement des réglementations fiscales complexes et des dépenses multi-devises, nous vous aidons à évoluer en toute simplicité.

Des données fiables et des rapports exploitables

L'un des principaux avantages de l'intégration ERP en temps réel est l'intégrité des données financières. Avec Payhawk, dès qu'une transaction est approuvée, elle est formatée correctement et envoyée à votre ERP avec les métadonnées appropriées. Cela comprend notamment :

• L’enregistrement des fournisseurs ;
• L’ajout des pièces jointes ;
• Les statuts de remboursement ;
• Les références de paiement.

Plus besoin de rapprochement bancaire : vous savez que votre tableau reflète la réalité.

Comment l’entreprise Powens gagne deux jours sur sa clôture mensuelle grâce à une gestion des dépenses multi-entités et une intégration native avec NetSuite

Partenaire de Payhawk depuis plusieurs années, Iniwave est une société spécialiste de l’intégration NetSuite. Elle accompagne de nombreuses entreprises dans la mise en place de leur ERP. Lorsque Powens a déployé NetSuite, l’équipe s’est naturellement tournée vers Iniwave pour piloter le projet. Très vite, le choix de Payhawk s’est imposé comme la solution de gestion des dépenses la plus complémentaire à NetSuite, grâce à son intégration native.

Ainsi, toutes les données clés de NetSuite sont automatiquement importées et prêtes à l’usage. Les fournisseurs se synchronisent sans effort, et les erreurs analytiques peuvent être corrigées même après coup sans casser le processus comptable. Finies les imports/exports complexes ou les longues heures passées sur Excel !

Avec l’option View in NetSuite directement depuis Payhawk, les équipes bénéficient en plus d’un accès instantané aux transactions dans NetSuite pour un suivi en temps réel.

Aujourd’hui, Payhawk et Iniwave travaillent main dans la main pour accompagner des clients comme Powens dans cette transformation.

Cyrille Grépin, Partner et co-fondateur d’Iniwave explique :

Grâce à l'intégration, lorsqu'une nouvelle facture arrive dans Payhawk, si le fournisseur n'existe pas encore, il est automatiquement créé et synchronisé dans NetSuite. Cela évite de devoir créer manuellement le fournisseur dans son ERP ou son outil de gestion des dépenses. En cas d’erreur de saisie analytique, même si la dépense a été centralisée et payée, l’utilisateur peut corriger l’information, et la mise à jour se reflète automatiquement dans NetSuite, à condition que la période comptable soit encore ouverte. Cette automatisation fait une réelle différence par rapport à des systèmes où l'on se contente d’exporter et d'importer des fichiers Excel, ce qui est lourd et potentiellement source d’erreurs.

Comment Wellpointe Inc. s’appuie sur Payhawk et NetSuite pour structurer et maîtriser la croissance issue de ses fusions-acquisitions

Wellpointe Inc., une société californienne spécialisée dans les services de santé à domicile, n'est pas étrangère à la complexité. Opérant à travers cinq filiales et connaissant une croissance rapide grâce à des opérations de fusions et acquisitions (M&A), l'entreprise avait besoin d'un moyen de gérer ses opérations financières au sein de sa structure multi-entités.

Leur configuration de cartes de paiement héritée et leurs workflows AP déconnectés ne pouvaient plus suivre. L'équipe avait besoin d'une solution spécialement conçue pour les opérations multi-entités, capable d'évoluer avec eux et de s'intégrer directement à NetSuite.

Éliminer les frictions grâce à des données en temps réel et à une clôture continue

Wellpointe nous a fait confiance fin 2023 en posant des objectifs clairs : une gestion consolidée des dépenses pour ses cinq entités, une meilleure visibilité et une intégration transparente avec NetSuite permettant une clôture financière continue. Ce dernier point était essentiel, non seulement pour la conformité et le reporting, mais aussi pour prendre des décisions plus intelligentes.

George Kutnerian, PDG et fondateur de Wellpointe Inc, commente :

Avec Payhawk, nous utilisons des données en temps réel pour comparer nos résultats à nos objectifs de redressement en matière de fusions-acquisitions et changer de cap rapidement si nécessaire. Nous n'attendons plus pour nous rendre compte que nous avons dévié de notre trajectoire.

Donner plus d'autonomie aux utilisateurs et renforcer leur responsabilité

L'un des plus grands changements culturels chez Wellpointe est venu du fléchage personnalisé des dépenses, qui permet aux salariés de classer leurs propres dépenses à l'aide du plan comptable en temps réel extrait de NetSuite.

Ensemble, nous avons libéré le service comptable des tâches sans valeur ajoutée. Les utilisateurs de Wellpointe peuvent désormais coder correctement les transactions, directement au moment de l'achat. Cela permet de gagner du temps et d'apporter une clarté immédiate.

Cette approche ne se contente pas de réduire la charge de travail du service financier, elle renforce également une culture de responsabilité et de transparence des dépenses.

Une planification financière qui va au-delà de la comptabilité

Grâce à une visibilité en temps réel, nous aidons les équipes de Wellpointe à passer d'une comptabilité réactive à une comptabilité proactive.

George Kutnerian, PDG et fondateur de Wellpointe Inc, ajoute :

Nous sommes présents dans plusieurs régions des États-Unis et les coûts alimentaires, qui représentent l'une de nos dépenses les plus importantes, peuvent varier considérablement. Avec Payhawk, nous pouvons identifier la raison d'un écart : est-ce le fournisseur local ? Le processus d'achat ? Nous pouvons désormais nous poser les bonnes questions et agir rapidement.

Ce niveau de visibilité permet à l'équipe de comparer les dépenses entre les différentes entités et d'ajuster la stratégie sans attendre les rapports de fin de mois.

Une intégration NetSuite 100% fluide

La stratégie financière de Wellpointe repose sur la segmentation et la consolidation des performances de ses filiales. Cela nécessite un ERP solide comme NetSuite et une intégration sans friction.

L'équipe bénéficie désormais d'une synchronisation automatique des données de dépenses dans NetSuite. Cela se traduit par des clôtures plus rapides, moins d'erreurs et une assise financière plus solide à mesure que l'entreprise se développe.

Construire l'avenir, une entité à la fois

À mesure que Wellpointe se développe, notre solution (et notre intégration) reste au cœur de son infrastructure financière, facilitant la prise de décisions éclairées à chaque étape.

Pour son PDG, « grâce à Payhawk, nous pouvons désormais nous concentrer encore davantage sur notre mission, qui est d'offrir des soins exceptionnels à nos résidents, en sachant que les opérations financières sont entre de bonnes mains. »

Des intégrations qui évoluent avec vous

Impossible de construire une fonction financière stratégique avec des solutions mal adaptées et des outils disparates. Si vous cherchez à vous développer sans ajouter de complexité au processus, le moyen le plus simple est l'intégration ERP.

Chez Payhawk, nous aidons les responsables financiers à automatiser leurs tâches opérationnelles et à obtenir les informations dont ils ont besoin pour diriger.

Nos intégrations ERP natives ne se contentent pas de connecter des systèmes ; elles permettent aux équipes financières de garder une longueur d'avance. A la clé : des données fiables en temps réel qui favorisent l'efficacité, la conformité et la prise de décisions stratégiques.
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