Pourquoi intégrer Payhawk et Microsoft Dynamics 365 Business Central

Une fois les dépenses synchronisées en temps réel dans Microsoft Dynamics 365 Business Central, vous gagnez en traçabilité de bout en bout, en application instantanée des politiques internes, et en rapprochements automatisés sur toutes vos entités.

En résumé, pour les directions financières des entreprises, cela signifie :

• Une traçabilité au niveau transactionnel, toutes entités et juridictions confondues
• Une conformité automatisée, alignée avec les politiques internes
• L’élimination des rapprochements manuels qui ralentissent la clôture et augmentent les risques d’audit

Six défis liés à la visibilité des dépenses

1. La saisie manuelle consomme des ressources financières clés

Il existe mille façons plus utiles d’utiliser le temps de votre équipe finance que de saisir et ressaisir des données dans Business Central. Prévisions, analyses, optimisation… tout cela passe au second plan tant que les transactions ne sont pas enregistrées correctement.

2. Courir après les justificatifs augmente les risques de conformité

La chasse aux reçus complique inutilement vos processus. C’est déjà fastidieux pour une petite équipe, alors à l’échelle multi-entités, cela devient ingérable. Résultat : une perte massive d’opportunités de récupération de TVA.

3. L’absence de visibilité en temps réel entraîne des décisions tardives et un pilotage réactif

Business Central affiche l’historique. Mais ce qu’il ne montre pas, c’est l’achat d’un ordinateur effectué ce matin ou l’abonnement marketing renouvelé à l’instant.

La visibilité en temps réel permet d’ajuster les budgets immédiatement et d’analyser les tendances avant que le dépassement ne se produise.

4. La gestion multi-entités complexifie les rapprochements et augmente les risques TVA

Ajouter une entité française est une excellente nouvelle… jusqu’à ce que vous deviez gérer des immatriculations TVA différentes, coder chaque transaction à la main, et jongler avec des centres de coûts incohérents ou mal standardisés.

5. La précision dimensionnelle souffre dans un environnement multi-devise et multi-entités

La comptabilité dimensionnelle de Business Central n’est utile que si les données sont codées correctement.

Le traitement manuel génère des incohérences, doublons, erreurs… et peut impacter le suivi de la rentabilité des projets.

6. Sans intégration, la traçabilité et l’auditabilité se fragilisent

Un silo entre dépenses et ERP empêche les auditeurs de suivre les transactions de bout en bout. Résultat : des données incohérentes et des risques accrus lors des contrôles.

L'ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central en bref

Les points forts de Business Central :

• Reporting, enregistrement et conformité financière
• Consolidation
• Audit trails
• Analyse dimensionnelle
• Reporting statutaire

Ce qu'il manque à votre entreprise si vous n'utilisez que Microsoft Dynamics 365 Business Central :

• Cartes corporate intégrées
• Visibilité et contrôle des dépenses en temps réel
• Capture et association automatique des reçus
• Workflows d’approbation personnalisés
• Automatisation des paiements fournisseurs avec conformité intégrée

Les avantages stratégiques de l’intégration de MD Business Central avec Payhawk

Pour les directions financières et IT, l’intégration n’est pas une question de confort, mais de gouvernance, d’évolutivité, et de pilotage stratégique.

La bonne solution de gestion des dépenses, connectée de la bonne manière, devient la couche d’orchestration qui alimente Microsoft Dynamics 365 Business Central avec une donnée propre, structurée et en temps réel, sur toutes vos entités, devises et catégories.

Connecter Payhawk et MD Business Central permet de standardiser la collecte des données de dépenses, d’automatiser les rapprochements, et de garantir que chaque transaction est :

1. auditable
2. conforme
3. visible en temps réel
4. correctement mappée

Voici les principaux avantages de notre intégration native :

Une visibilité en temps réel et un contrôle rigoureux des dépenses.

Chaque dépense est capturée immédiatement (paiements en carte, notes de frais, factures fournisseurs), avec des audit trails complets dans Business Central.

Une automatisation qui élimine les goulets d’étranglement.

Plus de saisie manuelle. Les transactions, reçus, factures et informations TVA partent automatiquement vers Business Central via vos dimensions mappées.

Le multi-entités enfin fluide.

Chaque transaction est automatiquement envoyée dans la bonne entité, avec le bon traitement TVA, et synchronisée dans Business Central.

Des dimensions toujours justes.

Les employés taguent leurs dépenses dès l’achat via l’app mobile. La donnée arrive déjà propre dans Business Central. Plus de mauvaises surprises en fin de mois.

Andrei Banea, COO chez Big Bang, nous parle de l’intégration Payhawk + Business Central :

L’intégration Payhawk avec Microsoft Dynamics BC change complètement la donne. Les données maîtres se synchronisent en temps réel, pour des décisions bien plus rapides. Et surtout, c’est simple à déployer : l’assistant d’installation prend 20 minutes. Les capacités avancées de Payhawk (multi-entités, dimensions personnalisables) offrent aux utilisateurs de Microsoft Dynamics une visibilité bien meilleure sur leurs finances.

Fonctionnalités spécifiques de l’intégration avec Payhawk

• Intégration pensée pour les grandes entreprises, avec API natives sécurisées et bidirectionnelles, aucun développement sur mesure requis
• Dimensions Business Central entièrement mappées et synchronisées dans Payhawk
• Interface simplifiée pour les collaborateurs, sans exposition à la complexité ERP
• Mapping GL automatique pour les écritures comptables et factures fournisseurs
• Export direct des transactions bancaires pour le rapprochement
• Tagging et contrôle au niveau entité dès la création de la transaction

Quatre étapes pour intégrer Business Central avec Payhawk

Bonne nouvelle : c’est plus simple que vous ne le pensez. Et pas de développement spécifique, tout passe par l’intégration native.

1. Commencez avec un bon plan.

Notre équipe vous guide pour définir les champs, dimensions et workflows essentiels.

2.Nettoyez votre ERP.

Profitez-en pour supprimer les doublons, fournisseurs inactifs, etc.

3. Configurez le mapping des champs.

Toute la logique de codification doit être définie avant les premiers tests.

4. Synchronisez, testez, ajustez.

Testez plusieurs transactions, formez les équipes à taguer correctement, et ajustez jusqu’à ce que tout soit parfaitement aligné.

Bonnes pratiques pour votre intégration Business Central

• Revoir les règles de mapping chaque trimestre
• Utiliser les approbations basées sur les rôles
• Former les équipes au bon tagging au moment de la dépense
• Exploiter les logs d’audit et résumés de rapprochement
• Déployer le changement par phase (entité ou département)

FAQ pour les équipes qui utilisent MD 365 Business Central

Est-ce que Payhawk peut synchroniser toutes mes dimensions personnalisées ?
Oui, toutes vos dimensions Business Central peuvent être synchronisées dans Payhawk.

Comment gérer les allocations multiples (projets, centres de coûts) ?
Chaque dépense peut être découpée en plusieurs lignes avec catégories et dimensions distinctes.

Quels audit logs sont disponibles ?
Toutes les actions sont traçables : cartes, factures, catégories, reçus, modifications, etc.

Puis-je synchroniser notes de frais et factures fournisseurs ?
Oui, la synchronisation est bidirectionnelle et couvre toutes les données pertinentes.

La consolidation multi-entités est-elle supportée ?
Oui, dans Payhawk comme dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.

À vous de jouer

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