Automatisez votre processus d’achat

Avec l’IA, vos achats passent à la vitesse supérieure

Le processus intake-to-pay couvre l’ensemble du processus d’achat, depuis la demande d’un employé jusqu’au paiement par les équipes financières. La plupart des systèmes ne prennent en charge que certaines étapes du processus. Payhawk les réunit toutes dans un même flux : demandes, validations, budgets, rapprochements et paiements. Vous gardez ainsi une vue claire sur vos achats, que vous maîtrisez de bout en bout.

Chaque demande est rattachée à un budget dès le départ. Les validations engagent les fonds en temps réel. Les responsable de la validation voient donc toujours le budget restant avant d’approuver une demande. Les contrôles ligne par ligne signalent immédiatement les écarts : vous ne payez que ce qui a réellement été commandé.

Le rapprochement à 2 facteurs compare un bon de commande à une facture. Le rapprochement à 3 facteurs vérifie également les bons de réception ou de livraison. Payhawk automatise ces contrôles ligne par ligne et détecte les écarts avant leur comptabilisation dans le grand livre.

Oui, c’est tout l’intérêt. Les employés indiquent simplement ce dont ils ont besoin en langage naturel. L’agent IA de Payhawk recueille les informations nécessaires, applique vos règles et transmet la demande pour validation. Les formulaires complexes et les soucis de conformité, c’est terminé.

Très flexibles. Une fois la demande validée, les équipes financières peuvent traiter la facture fournisseur pour paiement ou charger des fonds sur une carte à usage unique ou une carte attribuée à un employé. Vous définissez les règles, Payhawk les applique.

L’intake-to-pay couvre l’ensemble du parcours, de la demande d’achat au paiement final. Le procure-to-pay commence généralement plus tard, une fois l’achat approuvé. Payhawk vous permet de maîtriser vos dépenses en amont en réunissant dans un même flux les demandes, les approbations, les bons de commande, les factures et les paiements.

Un logiciel de gestion des achats permet de valider les dépenses avant qu’elles ne soient engagées, de réduire les tâches manuelles et de mieux suivre les achats. Avec Payhawk, les équipes financières peuvent gérer les demandes, les fournisseurs, les bons de commande, les factures et les paiements, le tout depuis une seule plateforme.

Privilégiez un logiciel simple à utiliser pour les employés, qui offre aux équipes financières une visibilité en temps réel sur les dépenses, prend en charge les workflows de validation et s’intègre à votre ERP ou logiciel comptable. Payhawk est conçu pour les entreprises en pleine croissance qui souhaitent maîtriser leurs dépenses sans freiner le travail de leurs équipes.

Les principales fonctionnalités comprennent la gestion des demandes d’achat, des workflows de validation, des bons de commande et des fournisseurs, ainsi que le rapprochement des factures, le traitement des paiements et le reporting des dépenses. Payhawk permet également de configurer les workflows, de générer automatiquement les bons de commande, d’effectuer le rapprochement à 2 et 3 facteurs, d’automatiser la gestion des comptes fournisseurs et de gérer les paiements directement sur la plateforme.

Commencez par cartographier votre processus d’achat actuel, puis définissez vos règles de validation et vos budgets, ajoutez les utilisateurs et les fournisseurs, et configurez vos intégrations. Avec Payhawk, les équipes peuvent configurer leurs workflows, connecter leurs systèmes financiers, intégrer les employés et gérer les achats de la demande au paiement.

Un logiciel de gestion des achats est un outil numérique qui permet de gérer les achats. Un système de gestion des achats a une portée plus large : il englobe le logiciel, les politiques, les processus de validation et les personnes qui interviennent dans les achats.

Payhawk s’intègre notamment aux ERP et logiciels comptables NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, Odoo, Exact Online et DATEV. Payhawk prend également en charge les exportations Excel et les intégrations par API.

Le processus commence généralement par la demande d’un employé, puis se poursuit avec sa transmission pour validation, les contrôles budgétaires, la sélection du fournisseur, la création du bon de commande, le rapprochement de la facture et le paiement. Payhawk réunit toutes ces étapes pour permettre aux équipes financières de maîtriser les dépenses en amont, avant tout décaissement.

Payhawk propose une synchronisation bidirectionnelle avec NetSuite qui relie les deux systèmes sur l’ensemble du flux des achats au paiement. Les bons de commande peuvent être automatiquement transférés de Payhawk vers NetSuite ou importés de NetSuite dans Payhawk, sans export CSV, ressaisie manuelle ni processus de validation dispersés entre plusieurs systèmes.

Cette synchronisation bidirectionnelle permet de maintenir à jour, en temps réel et sur les deux plateformes, les bons de commande, les bons de réception (GRN), les factures et les paiements. Les équipes financières et celles chargées des comptes fournisseurs bénéficient ainsi d’une visibilité complète sur les opérations, évitent les tâches redondantes et accélèrent les rapprochements. Les données d’achat et les données comptables restent quant à elles parfaitement synchronisées entre les deux plateformes.