Vous travaillez au sein de l’équipe Finance d’une entreprise multinationale et vous souhaitez rationaliser votre processus de Procure-to-Pay ? Dans cet article, nous abordons les six principaux défis rencontrés par les entreprises comme la vôtre et vous partageons nos conseils pour les surmonter.
La visibilité des dépenses est essentielle à la réussite de votre entreprise. C'est d'autant plus vrai si vous travaillez dans une entreprise multinationale où vous devez suivre les dépenses à partir d'un grand nombre d'endroits différents. Sans visibilité sur l'ensemble des dépenses de l'entreprise, vous ne pouvez pas planifier l'avenir. Des relations avec les fournisseurs à l'optimisation et à la réduction des coûts, l'efficacité de votre processus d'approvisionnement peut avoir un impact considérable sur toutes les facettes de votre entreprise.
Le Procure-to-Pay est l'ensemble du processus de la demande d'achat, en passant par l'exécution de la commande, jusqu’au paiement de la facture. Lorsqu'il est géré efficacement, ce processus améliore l'efficacité de l'ensemble de votre organisation (tout en gardant le contrôle sur l'ensemble de l'activité financière), vous aidant ainsi à planifier et à budgétiser de manière plus efficace.
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Pour votre entreprise multinationale, vous avez besoin de processus opérationnels efficaces afin de rester compétitif, de continuer à vous développer facilement et de préserver la santé financière de votre organisation. D’autant que votre Procure-to-Pay affecte non seulement les aspects financiers de l'entreprise, mais aussi les relations avec les parties prenantes et les fournisseurs. Il est donc essentiel d’avoir une solution pour réduire le risque de demandes d'achat frauduleuses, garantir l'exactitude des données et faciliter la croissance de l'entreprise.
Pour accélérer vos stratégies financières, il est essentiel de surmonter les différents défis que peuvent poser le Procure-to-Pay.
La visibilité est essentielle pour prendre les bonnes décisions commerciales et stratégiques. Sans visibilité sur l'ensemble des achats de l'entreprise, la planification, la budgétisation et la prévision de la croissance seront difficiles à mettre en œuvre. Vous devez donc garder un œil sur toutes les dépenses effectuées dans chacune de vos entités. Votre premier obstacle : des systèmes disparates et l'absence d'une vision centrale sur vos dépenses d’entreprise.
Supposons que vous ayez plusieurs entités au Royaume-Uni et aux États-Unis, mais que chacune d'entre elles utilise des outils différents pour gérer les processus financiers ; le suivi et l'analyse de ces derniers deviendront rapidement un cauchemar pour votre équipe Finance. Plus les systèmes et les informations s’accumulent, plus il devient difficile de gérer correctement les dépenses.
Pour votre Procure-to-Pay, il est donc essentiel d’avoir de la visibilité sur les demandes d’achats en cours, et celles à venir, mais aussi sur les paiements engagés.
La clé se trouve dans les données : il faut d'abord s'assurer que vos données de base soient correctement synchronisées dans votre outil de gestion des dépenses. Chez Payhawk, nous vous offrons cette visibilité grâce à une plateforme unique pour toutes vos dépenses.
Il vous faut ensuite disposer des données sur vos dépenses d’entreprise en temps réel, de façon à prendre des décisions précises et informées basées. Avec Payhawk, vous pouvez suivre les fonds disponibles dans toutes vos entités, vous recevez des notifications en cas de fonds insuffisants pour que votre équipe comptable puisse toujours payer les fournisseurs en temps voulu, vous pouvez visualisez toutes les dépenses à venir et engagées en temps réel, et et vous vous assurez que chaque demande de dépense et chaque facture suivent les workflows d'approbation corrects.
Adrià Vázquez, DAF chez Vicio, raconte :
Avec l'outil que nous utilisions auparavant, je ne sais pas si c'était une question d'ajustement ou d’usage de l’interface mais nous n'avions pas assez de visibilité en temps réel, et une équipe comme la nôtre ne peut pas se sentir "aveugle" dans son travail quotidien.
En utilisant des systèmes disparates, vous vous retrouvez dans l’incapacité de gérer vos données financières à partir d'un système centralisé. Bien souvent, cela se traduit par des problèmes de doublons, d'inexactitudes et d'inefficacités tout au long du processus d'achat. Et cela se complique pour la gestion multi-entités : cette déconnexion peut entraîner des mauvaises relations avec les fournisseurs, des retards, un manque de standardisation des processus et, en fin de compte, une perte de contrôle.
Notre solution de gestion des dépenses est équipée d’un module Procure-to-Pay qui peut vous aider à suivre les demandes d’achat et les bons de commande émis, mais aussi à mieux gérer vos factures, vos fournisseurs, et vos paiements grâce au rapprochement à trois facteurs. En intégrant notre solution nativement à votre ERP ou votre logiciel comptable, vous disposez d'une plateforme unique pour accéder à toutes vos données.
Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group, témoigne :
Étant donné que toutes nos dépenses sont catégorisées par codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons désormais établir un reporting précis sur nos marges par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions avoir ce champ personnalisé de NetSuite et le code de projet de NetSuite dans Payhawk.
Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est essentiel pour renégocier les conditions contractuelles et obtenir des tarifs préférentiels ainsi que des produits ou des services fiables. Cependant, pour vous assurer que vous construisez correctement les bases de la relation, vous devez être en mesure de les payer rapidement et de faciliter la communication avec les fournisseurs. Ce qui n’est pas toujours le cas lorsque votre processus de Procure-to-Pay n’est pas optimal.
Chez Payhawk, notre solution de Procure-to-Pay vous permet de vous assurer que les paiements fournisseurs sont effectués à temps et que les informations sur les fournisseurs sont toujours exactes et synchronisées automatiquement. Grâce à cela, vous réduisez les délais de traitement et la gestion des fournisseurs devient un jeu d’enfant.
Sans solutions technologiques automatisées, vous vous exposez à des erreurs manuelles, à des processus chronophages et à des politiques de dépenses ambiguës et donc peu respectées. Dans une multinationale, il se peut que vous ayez des processus de Procure-to-Pay qui diffèrent selon vos entités. Cela complexifie le suivi du Procure-to-Pay et freine la croissance et l’agilité de votre entreprise.
Utilisez une technologie automatisée pour réduire les tâches répétitives telles que la saisie des données des fournisseurs, la saisie des données des factures et le rapprochement. Notre fonctionnalité de rapprochement à trois facteurs garantit que la quantité figurant sur le bon de commande et le bon de réception correspondent, et que le montant net figurant sur le bon de commande correspond à la facture du fournisseur avant d'effectuer le paiement (ce qui permet de gagner un temps considérable !).
La réduction et l'optimisation des coûts sont essentielles à une croissance durable, mais les entreprises internationales sont confrontées à des défis internes et à des opérations complexes. Une bonne optimisation des coûts nécessite une vision holistique des finances de l'entreprise.
L'optimisation des coûts au sein d'une entreprise multinationale peut s'avérer difficile, mais en tirant parti de la technologie pour comprendre et gérer les facteurs de coûts et améliorer les processus inefficaces, vous pouvez rester compétitif dans le secteur et repenser l'ensemble de votre approche de la gestion financière.
Pour réduire les coûts, vous pouvez commencer par jeter un œil à vos abonnements. Par exemple, disons que vous avez un abonnement à un outil de marketing. Chez Payhawk, une fois que vous commencez à utiliser notre solution, vous identifierez rapidement que plusieurs entités ont le même abonnement à cet outil marketing (alors qu'elles pourraient toutes utiliser le même).
Grâce à notre processus de Procure-to-Pay, assurez-vous que ce que vous payez correspond à ce que vous avez commandé et reçu, évitez d'être surfacturé et évitez les frais de retard de paiement.
Si vous traitez les factures manuellement, vous êtes probablement confronté à des erreurs humaines. Ces erreurs peuvent entraîner des retards dans le paiement des fournisseurs et la livraison des marchandises et, inévitablement, des retards dans d'autres activités de l'entreprise.
Si l’on applique ce scénario à une multinationale, les choses se compliquent. Pensez à la multiplicité des langues, des devises et des réglementations fiscales avec lesquelles vous devez composer - des processus qui génèrent à eux seuls des coûts élevés.
Notre logiciel de gestion des dépenses prend en charge toutes les tâches chronophages liées à vos processus financiers, y compris les workflows d'approbation centralisés pour plusieurs entités.
Par exemple, avec notre Designer de workflows, vous pouvez créer des workflows complexes pour vos factures et vos bons de commande, en veillant à ce que chacun suive un processus structuré pour la signature et le paiement, afin de contrôler les coûts à tout moment.
Daniel Tang, directeur financier chez PinPoint Media, explique :
Le Designer de workflows de Payhawk est très intuitif. Les possibilités de personnalisation sont infinies, nous pouvons modifier les workflows en fonction du département ou du projet.
Par ailleurs, grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), il suffit aux employés de prendre une photo de la facture via l'application mobile, les données sont ensuite extraites automatiquement (même si la facture est de mauvaise qualité), ce qui minimise les erreurs et rend le processus de traitement des factures aussi fluide que possible.
Vous souhaitez rationaliser votre processus Procure-to-Pay au sein de votre multinationale ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts pour obtenir une démonstration personnalisée.
Trish Toovey crée du contenu pour les marchés britannique et américain. Couvrant tous les domaines, du texte publicitaire au script vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée en matière de création de contenus pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
Libérez le potentiel de vos équipes Finance !
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