Wenn Sie ein multinationales Unternehmen haben und vor Herausforderungen im Beschaffungsprozess stehen, können wir das gut nachvollziehen. In diesem Artikel befassen wir uns mit den sechs größten Herausforderungen und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese bewältigen können.
Ausgabentransparenz ist für Ihren Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung. Dies gilt umso mehr, wenn Sie in einem multinationalen Unternehmen arbeiten, in dem Sie Ausgaben von vielen unterschiedlichen Orten aus nachverfolgen müssen. Ohne Transparenz über alle Unternehmensausgaben können Sie nicht für die Zukunft planen. Von Lieferantenbeziehungen bis hin zur Kostenoptimierung und -senkung – wie effizient und effektiv Ihr Beschaffungsprozess ist, kann sich auf alle Facetten Ihres Unternehmens auswirken
Procure-to-Pay ist der gesamte Prozess von der Kaufanfrage über die Auftragserfüllung bis hin zur Rechnungsbegleichung. Bei effektiver Verwaltung kann er dazu beitragen, die Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen zu steigern (und gleichzeitig alle finanziellen Aktivitäten genau im Auge zu behalten), sodass Sie effektiver planen und budgetieren können.
Integrierte Procure-to-Pay Lösung für Ihren Beschaffungsprozess
Als multinationales Unternehmen benötigen Sie effiziente Geschäftsprozesse, um wettbewerbsfähig zu bleiben, weiterhin problemlos zu skalieren und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu erhalten. Ihr Beschaffungsprozess wirkt sich nicht nur auf die finanziellen Aspekte des Unternehmens aus, sondern auch auf die Beziehungen zu Stakeholdern und Lieferanten.
Ein reibungsloser Beschaffungsprozess trägt dazu bei, das Risiko betrügerischer Bestellungen zu verringern, die Datengenauigkeit sicherzustellen und das Unternehmenswachstum zu fördern
Sind Sie in einem multinationalen Unternehmen für den Bereich Finanzen zuständig? Dann stehen Sie derzeit wahrscheinlich vor mehreren großen Herausforderungen:
Transparenz ist der Schlüssel zu wichtigen Geschäftsentscheidungen. Ohne einen Überblick über alle Einkäufe des Unternehmens wird die Planung, Budgetierung und Prognose des Wachstums schwierig. Als multinationales Unternehmen müssen Sie alle Ausgaben über mehrere Einheiten hinweg im Auge behalten. Leider erschweren unterschiedliche Systeme und keine zentrale Übersicht über die Ausgaben die Transparenz.
Nehmen wir an, Sie haben mehrere Einheiten im Vereinigten Königreich und in den USA, aber jede Einheit verwendet unterschiedliche Tools zur Verwaltung von Finanzprozessen; deren Verfolgung und Analyse wird für das Finanzteam schnell zu einem Albtraum. Je mehr Systeme und Informationen sich ansammeln, desto unmöglicher wird es, die Ausgaben korrekt zu verwalten, da ständig zwischen Bildschirmen gewechselt und Kollegen nach Informationen gefragt werden muss.
Die Sichtbarkeit ist besonders im Beschaffungsprozess von entscheidender Bedeutung – von offenen Anfragen bis hin zu vergangenen und anstehenden Zahlungen. Wenn Sie diese Sichtbarkeit erlangen, sind Sie in der Lage, effizienter zu werden, Kosten zu senken und zu skalieren.
Die Lösung: Bei Payhawk bieten wir Ihnen diese Sichtbarkeit zehnfach in einem einzigen Tool. Der Schlüssel liegt in den Daten; es beginnt damit, sicherzustellen, dass Ihre Stammdaten in Ihrem Ausgabenverwaltungstool korrekt synchronisiert sind.
Der nächste Schritt sind Echtzeit-Ausgabensichtbarkeit, die Ihnen hilft, genaue und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage einer einzigen Informationsquelle zu treffen. Verfolgen Sie verfügbare Mittel in allen Ihren Entitäten, erhalten Sie Benachrichtigungen über ausgeschöpfte Budgets, damit Ihr Buchhaltungsteam immer rechtzeitig Zahlungen an Lieferanten leisten kann, sehen Sie alle anstehenden und zugesagten Ausgaben in Echtzeit ein und stellen Sie sicher, dass jede Ausgabenanfrage und Rechnung den korrekten Genehmigungsabläufen folgt, sowie vieles mehr.
Adrià Vázquez, Finanzdirektor bei Vicio, sagt:
Mit dem Tool, das wir vorher verwendet haben, fühlten wir uns in Bezug auf bestimmte Informationen wie im Blindflug. Ich wusste nicht, wo ich Anpassungen vornehmen sollte, und konnte Dinge nicht schnell genug herausfinden. Jetzt, mit Payhawk, können wir die Ausgaben im Blick behalten und kontrollieren, selbst wenn sich die Anzahl der Belege und Rechnungen vervielfacht. Die Rückverfolgbarkeit von Payhawk ermöglicht es uns, unser Geld dort zu investieren, wo es die größte Rentabilität bringt.
Wenn Sie mit unterschiedlichen Systemen arbeiten, können Sie Ihre Finanzdaten (oder Daten zu Geschäftsausgaben) nicht über ein zentrales System verwalten. Wenn Sie die Finanzen für Unternehmen mit mehreren Einheiten überwachen, führen separate Systeme zu Problemen mit Duplikaten, Ungenauigkeiten und Ineffizienzen während des gesamten Beschaffungsprozesses. Diese Trennung kann zu allen möglichen Problemen führen, darunter schlechte Lieferantenbeziehungen, doppelte oder verspätete Daten und mangelnde Standardisierung, was letztlich zu einem Kontrollverlust führt.
Die Lösung: Stattdessen kann Ihnen eine Lösung für das Ausgabenmanagement wie unsere, einschließlich Procure-to-Pay-Software, dabei helfen, alle Bestellanfragen, erstellten Bestellungen und das Rechnungsmanagement mit 3-Wege-Abgleich, Lieferanteninformationen, Rechnungszahlungen und mehr im Auge zu behalten. Durch die nahtlose Integration unserer Lösung in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme erhalten Sie außerdem eine einzige Plattform für den Zugriff auf alle Ihre Daten, was das Leben viel einfacher macht.
Howard Thompson, Global Financial Controller bei der GDS Group, sagt:
Da wir alle unsere Ausgaben in der Payhawk-Lösung bis hin zu den Projektcodes kodiert haben, können wir nun am Ende jeder Veranstaltung über unsere Margen nach Veranstaltung usw. berichten. Payhawk hat großartige Arbeit geleistet, um dieses benutzerdefinierte Feld von NetSuite und den Projektcode von NetSuite in Payhawk zu integrieren.
Der Aufbau guter Beziehungen zu Ihren Lieferanten versetzt Sie in die beste Position, wenn es darum geht, Vertragsbedingungen neu zu verhandeln und Vorzugspreise sowie zuverlässige Produkte oder Dienstleistungen zu erhalten. Um jedoch sicherzustellen, dass Sie die Grundlagen für diese Beziehungen richtig aufbauen, müssen Sie in der Lage sein, sie umgehend zu bezahlen und die Kommunikation mit den Lieferanten zu erleichtern.
Die Lösung: Bei Payhawk sorgt unser automatisiertes Procure-to-Pay-System für weniger Ineffizienzen und menschliche Fehler während des gesamten Beschaffungsprozesses. Im Gegensatz dazu stellen Sie sicher, dass die Zahlungen an die Lieferanten pünktlich erfolgen; die Lieferanteninformationen sind immer korrekt, die Lieferantendaten werden automatisch synchronisiert, wodurch Verzögerungen reduziert werden, und die Rechnungsverarbeitung ist mit der OCR-Technologie viel schneller – das Lieferantenmanagement war noch nie so einfach.
Ohne automatisierte technische Lösungen sind Ihre Prozesse anfällig für Flüchtigkeitsfehler, langwierige Prozesse und unklare Ausgabenrichtlinien. Wenn Sie mehrere Einheiten verwalten, müssen Sie bereits viele verschiedene Prozesse überwachen, und die Art und Weise, wie Einheiten den Beschaffungsprozess verwaltet, kann sich voneinander unterscheiden, was es schwierig macht, die Beschaffungsprozesse unternehmensweit zu verfolgen.
Die Lösung: Verwenden Sie automatisierte Technologien, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie die Eingabe von Lieferantendaten, Rechnungsdaten und den Rechnungsabgleich zu reduzieren. Unsere automatische Drei-Wege-Abgleichfunktion stellt sicher, dass die Menge auf der Bestellung und dem Lieferschein übereinstimmt und der Nettobetrag auf der Bestellung mit der Rechnung des Lieferanten übereinstimmt, bevor die Zahlung erfolgt (was viel Zeit spart).
Die Reduzierung und Optimierung von Kosten ist der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum, aber globale Unternehmen stehen auch vor internen Herausforderungen und komplexen Abläufen. Eine ordnungsgemäße Kostenoptimierung erfordert eine ganzheitliche Sicht auf die unternehmensweiten Finanzen.
Die Lösung: Die Kostenoptimierung in einem multinationalen Unternehmen kann eine Herausforderung darstellen, aber durch den Einsatz von Technologie zum Verständnis und zur Steuerung von Kostentreibern und zur Verbesserung ineffizienter Prozesse können Sie in der Branche wettbewerbsfähig bleiben und Ihren gesamten Ansatz zur Steuerung der Unternehmensfinanzen überdenken
Zu den Strategien zur Kosteneinsparung kann die schnelle Identifizierung doppelter Abonnements gehören. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben ein Abonnement für ein Marketing-Tool. Bei Payhawk stellen Sie nach der Nutzung unserer Lösung fest, dass mehrere Unternehmen dasselbe Marketing-Tool-Abonnement haben (obwohl sie stattdessen alle dasselbe verwenden könnten).
Technologie kann Ihnen auch dabei helfen, während des Kaufprozesses Zeit, Aufwand und Geld zu sparen. Stellen Sie sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie bestellt und erhalten haben, und vermeiden Sie überhöhte Rechnungen und Mahngebühren.
Wenn Sie Rechnungen manuell bearbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern hoch. Diese Fehler können zu Verzögerungen bei der Zahlung an Lieferanten und der Lieferung von Waren führen und sich unweigerlich auch auf andere Geschäftsabläufe auswirken.
Dies bereitet im normalen Geschäftsalltag schon große Kopfschmerzen, ganz zu schweigen von multinationalen Unternehmen. Denken Sie an die vielen Sprachen, Währungen und Steuervorschriften, mit denen Sie es zu tun haben – Prozesse, die allein schon hohe Kosten verursachen.
Die Lösung: Unsere Software für das Kostenmanagement nimmt Ihnen die gesamte Schwerarbeit aus Ihren Finanzprozessen ab, einschließlich zentralisierter Genehmigungsabläufe, die auf der Ebene mehrerer Unternehmenseinheiten konzipiert wurden. Um eine Rechnung effizient zu bearbeiten, benötigen Sie anpassbare Abläufe, um sicherzustellen, dass Sie Lieferantenrechnungen entsprechend bearbeiten können.
Mit unserem fortschrittlichen Workflow-Designer können Sie beispielsweise komplexe Abläufe für Ihre Rechnungen und Bestellungen erstellen und so sicherstellen, dass jeder einem strukturierten Prozess für die Freigabe und Zahlung folgt, wodurch die Kosten jederzeit unter Kontrolle bleiben.
Daniel Tang, Finanzmanager bei PinPoint Media, sagt:
Der Workflow-Designer von Payhawk hat die Benutzerfreundlichkeit insgesamt verbessert, da er sehr intuitiv ist. Er hat auch die Anpassungsfunktionalität verbessert, da wir die Workflows je nach Projektabteilung ändern können
Unsere optische Zeichenerkennungstechnologie (OCR) ermöglicht es den Mitarbeitern, ein Foto der Rechnung in der mobilen App zu machen und die Daten automatisch zu extrahieren (selbst bei schlechten Lichtverhältnissen), wodurch Fehler minimiert werden und die Rechnungsbearbeitung so reibungslos wie möglich abläuft.
Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in Richtung vollständiger finanzieller Transparenz? Fordern Sie eine Demo an, und wir zeigen Ihnen, wie unsere Lösung Ihre Verwaltung multinationaler Ausgaben verändern wird.
Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.
Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
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