Die GDS Group ist ein international agierendes Unternehmen für digitale Events und kreative Services – mit namhaften Kunden wie Adobe und IBM.
Bei der GDS Group sind wir in Europa, Großbritannien und den USA tätig. Daher war es für uns besonders wichtig, eine Lösung zu finden, die länderübergreifend funktioniert. Payhawk war eine der wenigen Plattformen, die in all diesen – und weiteren – Regionen zuverlässig eingesetzt werden kann. Das war für uns ein entscheidender Vorteil und ein klares Argument für die Zusammenarbeit.
Als international agierender Anbieter von B2B-Lösungen stand das Finanzteam der GDS Group vor der dringenden Aufgabe, die Karten- und Spesenprozesse zu modernisieren und ineffiziente manuelle Abläufe abzulösen.
„Bevor wir Payhawk eingeführt haben, lief alles über manuelle Excel-Tabellen“, berichtet Howard Thompson, Global Financial Controller bei der GDS Group. „Belege wurden per Post in einem Umschlag verschickt – zusammen mit einem Ausdruck der Tabelle. Danach gingen sie zur Unterschrift an die Vorgesetzten und wurden schließlich an die Finanzabteilung weitergeleitet.“
Dieses papierbasierte Vorgehen war für das Finanzteam ebenso wenig praktikabel wie für andere Abteilungen. Es mangelte an Transparenz, und der gesamte Prozess war langwierig und fehleranfällig.
„Vor Payhawk war das Spesenmanagement für mich reines Chaos. Ich sammelte Belege, trug sie in Excel ein und verschickte alles – ohne zu wissen, wann oder ob es jemals zurückkam“, erinnert sich Hannah Dobson, VP of Sales.
„Jede einzelne Quittung musste vom Finance Team geprüft und manuell den korrekten Buchungskreisen zugeordnet werden“, ergänzt Howard. „Das war extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.“
„Hinzu kam, dass Spesen über die Gehaltsabrechnung erstattet wurden“, erklärt Nick Millard, VP of Finance. „Für unsere Mitarbeitenden bedeutete das: mindestens einen Monat Wartezeit auf ihre Rückerstattung.“
Mit der Einführung von Payhawk hat das Finanzteam der GDS Group deutlich mehr Kontrolle über Unternehmensausgaben gewonnen. Die optimierte Übersicht und gezielte Kategorisierung ermöglichen es sowohl dem Finance Team als auch anderen Abteilungen, die Wirtschaftlichkeit von Projekten und Veranstaltungen effizient zu analysieren.
„Was für uns den größten Unterschied macht, sind die Echtzeitdaten“, sagt Howard. „Wir müssen sämtliche Kosten für jedes Event im Blick behalten. Dank der benutzerdefinierten Felder in Payhawk erhält jede Veranstaltung einen eigenen Projektcode.“
„Alle Ausgaben werden diesen Projektcodes zugeordnet. So können wir am Monatsende präzise Margen- und Eventberichte erstellen“, führt Howard weiter aus. „Payhawk hat es ideal gelöst: Wir können benutzerdefinierte Felder und Projektcodes direkt aus NetSuite in Payhawk übernehmen.“
Die Kategorisierung von Ausgaben ist heute einfacher denn je: Finance Team, Teamleitungen und Budgetverantwortliche definieren gemeinsam die passenden Kategorien. Karteninhaber wählen bei jeder Zahlung nur noch die richtige Option aus.
So funktioniert der Ablauf: Die Zahlung erfolgt über die Payhawk-Firmenkarte, der Beleg wird mit der OCR-Funktion der App fotografiert, die passende Kategorie wird ausgewählt – und fertig. Die Ausgabe erscheint unmittelbar im System. Das Finanzteam kann sie in Echtzeit einsehen und alle Daten fließen automatisch in die Buchhaltung oder direkt in angebundene ERP-Systeme.
„Bei der Auswahl einer Ausgabenmanagement-Plattform habe ich eine Anforderungsliste erstellt“, so Howard. „Ganz oben stand die nahtlose Integration mit unserer Buchhaltungssoftware NetSuite – und Payhawk erfüllt dieses Kriterium vollständig.“
Im untenstehenden Video (auf Englisch) erhalten Sie Einblicke in die Zusammenarbeit zwischen Payhawk und der GDS Group.
„Seit wir Payhawk nutzen, spüren wir den Unterschied deutlich“, berichtet Nick. „Früher war eine Vollzeitkraft allein damit beschäftigt, Quittungen zu prüfen, Firmenkartenabrechnungen abzugleichen und sämtliche Kosten manuell zu verwalten.“
Mehr als 15 Stunden pro Monat investierte das Team damals allein in die manuelle Codierung von Ausgaben, um eine korrekte Verbuchung sicherzustellen. Heute übernehmen die Karteninhaber die Codierung direkt beim Hochladen der Belege selbst – das Finanzteam prüft die Angaben in Echtzeit. Auch Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Finanzabteilung profitieren: Durch den Wegfall unzähliger Rückfragen per E-Mail werden monatlich über 10 Stunden eingespart.
Heute handeln wir proaktiv, haben Ausgaben jederzeit im Blick und genießen vollständige Transparenz – anstatt im Nachhinein auf Probleme zu reagieren. So steuern wir Budgets vorausschauend, statt nur vergangene Ausgaben auszuwerten.
„Ein großer Vorteil von Payhawk ist die engere Zusammenarbeit zwischen Finanzteam und den übrigen Abteilungen“, betont Howard. „So konnte die Finanzabteilung eine deutlich aktivere und strategischere Rolle übernehmen.“
„Wir denken heute wesentlich zukunftsorientierter“, ergänzt Nick. „Die Person, die früher den ganzen Tag lang Belegen hinterherlief, arbeitet nun an zukunftsweisenden Aufgaben. Sie analysiert aktuelle Ausgaben und unterstützt aktiv bei der Planung kommender Entwicklungen.“
„Uns war wichtig, dass die Lösung auch für Kolleginnen und Kollegen ohne Finanzhintergrund intuitiv bedienbar ist“, erklärt Nick. „Die App mit OCR-Funktion und integrierter Firmenkartensteuerung macht die Spesenerfassung schnell, einfach – und sogar mobil.“
Mit Payhawk kann die GDS Group ihre Kreativ- und Technikteams optimal entlasten. Papierbelege und Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an – Ausgaben lassen sich jederzeit und überall digital erfassen.
„Payhawk spart mir Zeit – und vor allem meinem Team“, sagt Hannah. „Ich kann Aufgaben delegieren und Ausgaben von unterwegs freigeben. Das sorgt für ein reibungsloses Nutzererlebnis und schafft Raum für wichtigere, strategische Themen.“
Die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens ist hoch – ein entscheidender Erfolgsfaktor. Integrierte Richtlinien und benutzerdefinierte Felder kommen gezielt und effizient zum Einsatz.
„Payhawk ist nicht nur für Finanzprofis selbsterklärend“, sagt Howard. „Einloggen, Beleg hochladen, Ausgaben in wenigen Sekunden codieren – einfacher geht’s wirklich nicht. Das kommt bei allen gut an.“
Das Multi-Entity-Management ist für die GDS Group geschäftskritisch. Mit Standorten in den USA, Großbritannien und dem Kosovo muss das Unternehmen Ausgaben weltweit in Echtzeit erfassen und steuern können.
„Wir arbeiten standortübergreifend – in Großbritannien, den USA und Europa. Dafür brauchen wir eine Lösung, die überall zuverlässig funktioniert“, erklärt Nick. „Payhawk war eine der wenigen Plattformen, die das leisten können – ein klarer Wettbewerbsvorteil für uns.“
Dank der Multi-Entity-Funktion und dem zentralen Group Dashboard behält die GDS Group ihre internationalen Finanzen jederzeit im Griff. Die leistungsstarken Funktionen ermöglichen:
Payhawk verschafft der GDS Group einen klaren Überblick über alle internationalen Ausgaben, reduziert manuellen Aufwand und verbessert die Qualität der Berichterstattung – durch smarte Kategorien und individuell anpassbare Felder.
„Payhawk entlastet uns enorm“, fasst Nick zusammen. „Die Plattform nimmt dem Finanzteam viele manuelle Aufgaben ab und sorgt dafür, dass unsere Monatsabschlüsse aktueller und präziser sind.“
Möchten auch Sie Ausgaben über Teams, Projekte und Länder hinweg einfacher steuern? Buchen Sie jetzt eine Demo.
"Die Zusammenarbeit zwischen Finance und dem Rest des Unternehmens ist großartig. Payhawk hat Finance geholfen, eine aktivere Rolle einzunehmen."
"Payhawk hat uns unglaublich viel Zeit gespart. Jetzt kann mein Team und das gesamte Unternehmen, die globalen Geschäftsausgaben schnell und effizient bearbeiten."
"Dank der Echtzeitinformationen und benutzerdefinierten Felder in Payhawk ordnen wir jede Ausgabe einem Projektcode zu. So lassen sich Events klar zuordnen und am Monatsende präzise Margen und Kennzahlen auswerten."
English (EN-UK)
English (EN-US)
Nederlands (NL)
Español (ES)
Français (FR)
English (Rest of Europe)
.avif)