Monitoring der globalen Ausgaben bei der GDS Group

Herausforderungen vor Payhawk

Als globaler Anbieter von B2B-Lösungen wollte das Finanzteam der GDS Group seine Karten- und Spesenverwaltungssysteme verbessern und zeitaufwändige manuelle Prozesse abschaffen.

"Bevor wir Payhawk einsetzten, mussten wir alles manuell mit Excel-Tabellen bearbeiten", erklärt Howard Thompson, Global Financial Controller bei der GDS Group. "Jemand schickte seine physischen Belege in einem Umschlag zusammen mit einem Ausdruck einer Tabelle ein, legte diese auf den Schreibtisch seines Vorgesetzten und ließ sie abzeichnen, bevor er sie an die Finanzabteilung weitergab."

Eine papierbasierte Spesenabrechnung war für niemanden im Unternehmen ideal, da sie das Finance Team im Unklaren über die Geschäftsausgaben ließ und viel Zeit für die Bearbeitung benötigte. Auch ihre Kollegen außerhalb der Finanzabteilung waren mit der Handhabung nicht zufrieden.

"Vor Payhawk war meine Erfahrung mit Spesen ein absoluter Albtraum. Früher hatten wir Belege, die ich unterschrieb, in Excel-Tabellen eintrug und verschickte, und ich konnte wirklich nicht nachverfolgen, wann sie wieder eintrafen oder wo sie waren", erklärt Hannah Dobson, VP of Sales.

"Das Finance Team musste alle Belege lesen und entschlüsseln, um herauszufinden, in welche Buchungskreise die Ausgaben für unser Hauptbuch gehören", so Howard weiter. "Es gab also eine ganze Reihe von Herausforderungen."

"Zudem haben wir die Spesen über die Payroll bezahlt", ergänzt Nick Millard, VP of Finance. "Die Leute müssen also einen Monat auf ihre Zahlungen warten."

Codierung, Kategorisierung und Integration für bessere Budgettransparenz und Buchführung

Seit der Umstellung auf Payhawk ist das Finance Team der GDS Group in der Lage, bei der Codierung und der anschließenden Analyse der Ausgaben tief in die Trickkiste zu greifen. Dank der verbesserten Ansicht und Kategorisierung der Geschäftsausgaben können die Finanzabteilung und ihre Kollegen, die nicht in der Finanzabteilung tätig sind, die Rentabilität ihrer Projekte und Events besser überwachen.

"„Unser größter Vorteil liegt in den Echtzeit-Informationen, die wir in unserem Unternehmen erhalten”, so Howard. „Es ist wirklich wichtig, dass wir alle Ausgaben und Kosten für jedes Event verfolgen. Wir verwenden alle benutzerdefinierten Felder bei der Erstellung und Hinzufügung von Ausgaben in der Payhawk-Lösung – so hat jedes Event einen Projektcode."

"Da wir alle unsere Ausgaben in der Payhawk-Lösung mit Projektcodes codiert haben, können wir jetzt am Ende jedes Monats über unsere Gewinnmargen nach Events usw. reporten", so Howard weiter. "Payhawk hat großartige Arbeit geleistet, um sicherzustellen, dass wir das benutzerdefinierte Feld aus NetSuite und den Projektcode aus NetSuite in Payhawk übernehmen können."

Die Kategorisierung von Ausgaben könnte für die GDS Group jetzt nicht einfacher sein. Sobald das Finance Team in Zusammenarbeit mit den Teamleitern und Budgetverantwortlichen die Kategorien und benutzerdefinierten Felder in der Lösung festgelegt hat, müssen die Karteninhaber diese bei der Ausgabe nur noch auswählen.

Und so funktioniert es: Der Karteninhaber bezahlt mit seiner Payhawk-Firmenkarte, macht ein Foto des Kassenbons über die OCR der App und wählt die Kategorie aus – fertig. Die Ausgaben erscheinen in Echtzeit in der Lösung, das Finanzabteilungsteam kann sie in Sekundenschnelle verfolgen, und alle Ausgaben fließen nahtlos von der Ausgabenmanagementlösung in die Buchhaltungssoftware oder ERP Integrationen.

"Als wir uns für eine Plattform für Ausgabenmanagement entschieden, erstellte ich eine Matrix mit den verschiedenen Kriterien, nach denen wir uns entscheiden mussten", so Howard. "In erster Linie ging es also um die Integration mit NetSuite, unserer Buchhaltungsplattform, und natürlich erfüllt Payhawk dieses Kriterium."

Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit

"Seit wir Payhawk implementiert haben, sind die Vorteile enorm", erklärt Nick. "Es war die Vollzeitbeschäftigung einer Person, Quittungen zu prüfen, Firmenkartenabrechnungen mit der Gewinn- und Verlustrechnung abzugleichen und die Kosten und Firmenkarten zu verwalten."

Das Team der GDS Group verbrachte über 15 Stunden pro Monat damit, die Ausgaben zu codieren, um sicherzustellen, dass jedes ausgegebene Geld mit dem richtigen Budget verrechnet wurde. Seit dem Wechsel zu uns und der Möglichkeit für die Karteninhaber, ihre Ausgaben selbst zu codieren, während sie Belege hochladen, kann das Finance Team die endgültige Codierung in Echtzeit überprüfen. Dies spart auch den Kollegen, die nicht in der Finanzabteilung tätig sind, viel Zeit, da sie früher zusammen mindestens 10 Stunden pro Monat damit verbrachten, E-Mails aus der Finanzabteilung über ihre Ausgaben hin und her zu beantworten.

Wir können proaktiv vorgehen, die Kosten nachverfolgen und uns einen Überblick über die anfallenden Ausgaben verschaffen, anstatt reaktiv zu sein und immer hinterher zu arbeiten. Das hat uns die Möglichkeit gegeben, uns mit den zukünftigen Ausgaben zu befassen, anstatt immer nur über die historischen Ausgaben zu berichten.

"Das Tolle an Payhawk ist das Ausmaß der Zusammenarbeit zwischen der Finanzabteilung und dem Rest des Unternehmens", so Howard. "Payhawk hat der Finanzabteilung wirklich geholfen, sich in eine aktivierende Rolle zu begeben."

"Mit Payhawk können wir uns viel stärker nach vorne orientieren. Die Person, die früher ganztägig den Belegen nachging, hat jetzt eine ganz andere Rolle", erklärt Nick. "Sie können proaktiv vorgehen, die Kosten nachverfolgen und sich einen Überblick über die anfallenden Ausgaben verschaffen, anstatt reaktiv zu sein und immer hinterher zu arbeiten. Das hat uns die Möglichkeit gegeben, uns mit den zukünftigen Ausgaben zu befassen, anstatt immer nur über die historischen Ausgaben zu berichten."

Benutzerfreundliche Oberfläche und automatisierte Workflows

"Wir haben uns die Benutzerfreundlichkeit der Software angeschaut, wie benutzerfreundlich sie ist und wie einfach sie für Nicht-Finanzfachleute zu bedienen ist", erklärt Nick. "Eine App mit OCR und integrierten Firmenkartenkontrollen bedeutet, dass die Leute sie unterwegs nutzen und Dinge sehr schnell einreichen können."

Durch den Einsatz unserer Lösung kann die GDS Group ihr Team aus viel beschäftigten technischen und kreativen Fachleuten umfassend unterstützen. Teammitglieder können unterwegs Ausgaben tätigen und sich von Stapeln von Papierbelegen und gehefteten Excel-Tabellen verabschieden.

"Payhawk hat mir Zeit gespart, aber was noch wichtiger ist, es hat meinem Team Zeit gespart", sagt Hannah. "Es ist ein Traum, denn jetzt kann ich mein Team dazu bringen, ihre eigenen Ausgaben zu tätigen, und ich kann sie schnell und effizient aus der Ferne genehmigen. Das ist eine großartige Benutzererfahrung. Und das bedeutet, dass sie sich auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren können."

Die Lösung ist sehr beliebt bei den Kollegen und das ist uns sehr wichtig. Um unsere integrierten Firmenkartenkontrollen (für Richtlinien) und benutzerdefinierten Felder (für die Buchhaltung) voll nutzen zu können, ist eine hohe Akzeptanz unerlässlich.

"Payhawk ist eine Plattform, die nicht nur von Mitarbeitern der Finanzabteilung leicht genutzt werden kann”, erklärte Howard. „Sie können sich anmelden, einen Beleg hochladen und ihre Ausgaben in Sekundenschnelle codieren und bearbeiten. Dafür gibt es Bestnoten!"

Mit Multi-Entity-Management auf der Gewinnerseite

Multi-Entity-Management in mehreren Ländern ist für die GDS Group von wesentlicher Bedeutung. Mit Niederlassungen in den USA, in Großbritannien und im Kosovo muss das Team in der Lage sein, die Ausgaben auf der ganzen Welt einfach und in Echtzeit zu überprüfen.

"Bei der GDS Group arbeiten wir mit Großbritannien, den USA und Europa zusammen, daher brauchen wir ein Produkt, das mit mehreren Regionen kompatibel ist", so Nick. "Payhawk war eine der wenigen Lösungen, die in diesen (und weiteren) Regionen funktionieren, und das war für uns ein entscheidender Gewinn."

Bei Payhawk bedeutet unsere Multi-Entity-Management-Funktion und unser Group Dashboard, dass Kunden wie die GDS Group die volle Kontrolle über ihre internationalen Ausgaben haben. Die umfassende Suite von Funktionen ermöglicht ihnen:

• Verbessern der Ausgabentransparenz über mehrere Gesellschaften hinweg
• Verwaltung des Cashflows über verschiedene Gesellschaften und Währungen hinweg
• Weltweites Einführen einheitlicher Kostenvorgaben
• Optimierung der Kreditorenbuchhaltung
• Rationalisierung des Monatsabschlusses
• Unterstützung für die Buchhaltung mehrerer Gesellschaften
• Förderung eines schnellen Onboardings von Mitarbeitern und Teams in allen Gesellschaften

Sie möchten Ihre globalen Ausgaben besser verstehen?

Payhawk hat der GDS Group geholfen, einen besseren Überblick über die weltweiten Ausgaben zu erhalten, Zeit zu sparen und die Genauigkeit der Berichterstattung dank benutzerdefinierter Felder und einer korrekten Ausgabenkategorisierung zu verbessern.

"Payhawk hilft uns enorm", sagt Nick. "Es entlastet die Mitarbeiter des Finance Teams und hilft uns, die Genauigkeit und Aktualität unserer monatlichen Berichte zu verbessern."

Möchten Sie die Herausforderungen bei der Verwaltung von Ausgaben für verschiedene Teams, Projekte und Standorte in Ihrem Unternehmen meistern? Dann buchen Sie noch heute eine Demo.