Transparente Kontrolle globaler Ausgaben mit der GDS Group

Herausforderungen vor Payhawk

Als internationaler Anbieter von B2B-Lösungen strebte das Finanzteam der GDS Group danach, seine Karten- und Spesenprozesse zu optimieren und manuelle, zeitraubende Abläufe abzulösen.

„Bevor wir Payhawk nutzten, bearbeiteten wir alles manuell in Excel-Tabellen“, berichtet Howard Thompson, Global Financial Controller bei der GDS Group. „Belege wurden per Post in einem Umschlag versendet, zusammen mit einem Ausdruck der Tabelle. Diese landeten dann auf dem Schreibtisch der Vorgesetzten zur Unterschrift, bevor sie an die Finanzabteilung weitergeleitet wurden.“

Die papierbasierte Abrechnung war weder für das Finance Team noch für andere Abteilungen praktikabel. Sie führte zu Intransparenz bei den Ausgaben und verlangsamte die gesamte Bearbeitung.

„Vor Payhawk war das Thema Spesen für mich ein reines Chaos. Ich sammelte Belege, trug sie in Excel ein und verschickte sie – ohne zu wissen, wann sie wieder auftauchten oder wo sie gerade waren“, erzählt Hannah Dobson, VP of Sales.

„Das Finance Team musste jede Quittung manuell prüfen und zuordnen, um die Buchungskreise fürs Hauptbuch zu ermitteln“, ergänzt Howard. „Das war mit erheblichen Herausforderungen verbunden.“

„Außerdem wurden Spesen über die Gehaltsabrechnung erstattet“, fügt Nick Millard, VP of Finance, hinzu. „Das bedeutete für unsere Mitarbeitenden: ein Monat Wartezeit auf die Rückzahlung.“

Codierung, Kategorisierung und Integration für mehr Transparenz und Effizienz

Mit der Einführung von Payhawk hat das Finance Team der GDS Group die Kontrolle über Ausgaben deutlich verbessert. Die erweiterte Übersicht und gezielte Kategorisierung ermöglichen sowohl der Finanzabteilung als auch anderen Teams, die Wirtschaftlichkeit von Projekten und Veranstaltungen effizient zu verfolgen.

„Der größte Mehrwert liegt für uns in den Echtzeit-Informationen“, erklärt Howard. „Wir müssen sämtliche Ausgaben und Kosten für jedes Event im Blick behalten. Durch die benutzerdefinierten Felder in der Payhawk-Lösung erhält jedes Event einen eigenen Projektcode.“

„Da alle Ausgaben mit Projektcodes versehen sind, können wir am Monatsende präzise Berichte zu Margen und Events erstellen“, so Howard weiter. „Payhawk hat es hervorragend umgesetzt, dass wir benutzerdefinierte Felder und Projektcodes aus NetSuite direkt in Payhawk übernehmen können.“

Die Ausgabenkategorisierung ist heute unkomplizierter denn je. Nach gemeinsamer Definition der Kategorien durch das Finance Team, Teamleitungen und Budgetverantwortliche, wählen Karteninhaber bei jeder Ausgabe einfach die passende Option aus.

Und so funktioniert es: Die Zahlung erfolgt über die Payhawk-Firmenkarte, der Beleg wird per OCR-Funktion der App fotografiert, die passende Kategorie wird ausgewählt – fertig. Die Ausgaben erscheinen sofort in der Lösung, das Finance Team kann sie in Echtzeit nachverfolgen, und alle Daten fließen nahtlos in die Buchhaltung oder angebundene ERP-Systeme.

„Bei der Auswahl einer Ausgabenmanagementplattform habe ich eine Matrix mit unseren wichtigsten Anforderungen erstellt“, erklärt Howard. „An erster Stelle stand die Integration mit NetSuite, unserer Buchhaltungssoftware – und Payhawk erfüllt dieses Kriterium vollständig.“

Verbesserung der teamübergreifenden Zusammenarbeit

„Seit der Einführung von Payhawk profitieren wir von enormen Vorteilen“, sagt Nick. „Früher war eine Person in Vollzeit damit beschäftigt, Quittungen zu prüfen, Firmenkartenabrechnungen abzugleichen und Kosten zu verwalten.“

Mehr als 15 Stunden pro Monat investierte das Team in die manuelle Codierung von Ausgaben, um sicherzustellen, dass alle Kosten korrekt verbucht wurden. Mit Payhawk übernehmen nun die Karteninhaber die Codierung selbst – direkt beim Hochladen der Belege. Das Finanzteam kann die Angaben in Echtzeit prüfen. Auch Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Finanzabteilung sparen Zeit: Früher benötigten sie gemeinsam über 10 Stunden pro Monat allein für den E-Mail-Austausch zu ihren Ausgaben.

Wir können heute proaktiv arbeiten, Ausgaben nachverfolgen und einen vollständigen Überblick gewinnen – statt im Rückblick zu reagieren. So können wir zukünftige Budgets steuern, statt nur vergangene Kosten zu analysieren.

„Der große Vorteil von Payhawk ist die intensivere Zusammenarbeit zwischen Finanzteam und dem restlichen Unternehmen“, betont Howard. „Die Finanzabteilung konnte dadurch eine deutlich aktivere Rolle einnehmen.“

„Wir denken heute viel stärker voraus“, ergänzt Nick. „Die Person, die früher ganztägig Belegen hinterherlief, hat nun eine neue, strategischere Funktion. Statt reaktiv zu arbeiten, kann sie Ausgaben aktiv nachverfolgen und analysieren. So beschäftigen wir uns mit künftigen Entwicklungen – und nicht nur mit dem, was bereits passiert ist.“

Benutzerfreundliche Oberfläche und automatisierte Workflows

„Bei der Auswahl war uns besonders wichtig, wie einfach die Software für Nicht-Finanzfachleute zu bedienen ist“, so Nick. „Eine App mit OCR-Funktion und integrierter Firmenkartenkontrolle sorgt dafür, dass Ausgaben unterwegs schnell und unkompliziert eingereicht werden können.“

Mit Payhawk kann die GDS Group ihr Team aus viel beschäftigten Kreativ- und Technikprofis optimal unterstützen. Belege in Papierform und Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an – Ausgaben lassen sich nun jederzeit mobil erfassen.

„Payhawk spart mir Zeit – und noch wichtiger: meinem Team“, sagt Hannah. „Ich kann Ausgaben delegieren und aus der Ferne zügig freigeben. Das sorgt für ein hervorragendes Nutzererlebnis und schafft Raum für strategische Aufgaben.“

Die Akzeptanz im Unternehmen ist hoch – und das ist entscheidend, um die Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Integrierte Richtlinienkontrollen und benutzerdefinierte Felder werden so optimal genutzt.

„Payhawk ist nicht nur für Finanzmitarbeitende intuitiv“, so Howard. „Einloggen, Beleg hochladen, Ausgaben in Sekunden codieren – einfacher geht es nicht. Dafür gibt es Bestnoten.“

Mit Multi-Entity-Management auf der Gewinnerseite

Das Multi-Entity-Management ist für die GDS Group geschäftskritisch. Mit Standorten in den USA, Großbritannien und dem Kosovo muss das Unternehmen Ausgaben weltweit in Echtzeit erfassen und kontrollieren können.

„Wir arbeiten länderübergreifend – in Großbritannien, den USA und Europa. Dafür brauchen wir eine Lösung, die in all diesen Regionen funktioniert“, erklärt Nick. „Payhawk war eine der wenigen Plattformen, die das leisten – ein entscheidender Vorteil für uns.“

Mit der Multi-Entity-Funktion und dem zentralen Group Dashboard behalten Unternehmen wie die GDS Group jederzeit die Kontrolle über ihre internationalen Finanzen. Die umfassende Funktionspalette ermöglicht:

• Maximale Transparenz bei Ausgaben über alle Standorte hinweg
• Effiziente Steuerung des Cashflows in verschiedenen Währungen
• Einheitliche Vorgaben für Reisekosten und Budgets weltweit
• Optimierte Kreditorenprozesse
• Schnelleren Monatsabschluss
• Nahtlose Buchhaltung für mehrere Gesellschaften
• Schnelles Onboarding neuer Teams und Mitarbeitender

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Payhawk verschafft der GDS Group einen klaren Überblick über internationale Ausgaben, reduziert den Zeitaufwand und steigert die Genauigkeit der Berichterstattung – dank durchdachter Kategorien und benutzerdefinierter Felder.

„Payhawk ist für uns eine große Entlastung“, sagt Nick. „Es nimmt dem Finance Team viele manuelle Aufgaben ab und verbessert die Qualität sowie Aktualität unserer Monatsberichte.“

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