Mehr Agilität durch verbessertes Spesen-Management - bei Kolsquare

Das Leben vor Payhawk

Vor Payhawk nutzte Kolsquare verschiedene Lösungen. Das Finanzteam spürte jedoch schnell, dass es das Ausgabenmanagement vereinfachen musste. Dies galt besonders für Spesenabrechnungen und Kartenzahlungen.

Die bisherige Lösung und die Prozesse von Kolsquare bedeuteten, dass das Finanzteam für jede Ausgabe eine Firmenkarte ausstellen musste. Es war ein langwieriger, umständlicher Prozess. Dieser machte das Leben sowohl für die Finanz- als auch für andere Kollegen schwieriger.

Das Finanzteam wusste, dass es einen besseren Weg geben musste. Sie suchten nach einer neuen Lösung, die ihr gesamtes Ausgabenmanagement optimieren würde. Das Spesenmanagement und die Firmenkarten sollten auf einer einzigen Plattform zusammengefasst werden.

Kolsquares CFO Alexis Klahr war zunächst von der kommerziellen Möglichkeit des Cashbacks bei Payhawk angezogen. Letztendlich entschied er sich jedoch aufgrund der einfachen Implementierung, der Projektunterstützung und der Funktionalität für uns.

Alexis sagt:

Payhawk begleitete das Finanzteam durch jede Phase der Implementierung. Besonders bei der Integration unserer verschiedenen Ausgabenkategorien. Was wirklich den Unterschied machte, war die Einfachheit des Lösungswechsels und die persönliche Unterstützung, die wir von Payhawk erhielten. Die Integration der verschiedenen Kategorien wurde durch regelmäßige Nachverfolgung mit dem Customer Success Team erleichtert.

Kolsquares fünf liebste effizienzsteigernde Vorteile

Seit dem Wechsel zu uns haben die Mitarbeiter von Kolsquare viel Zeit gespart. Die Spesenzyklen (Einreichung, Belegerfassung usw.) sind deutlich schneller geworden.

Das Spesenmanagement wurde ebenfalls schneller und einfacher. Dies ist den Firmenkarten, benutzerdefinierten Genehmigungsworkflows, automatisierten Mitarbeitererstattungen und vielem mehr zu verdanken.

Alexis Klahr nennt seine und die fünf Lieblingsfunktionen seines Teams:

1. Echtzeit-Spesenabrechnungen: Mit Payhawk sind Spesenabrechnungen für ganz Kolsquare unkompliziert. Mitarbeiter können jetzt ihre Belege mit unserer KI-Kamera scannen. Alle Daten werden automatisch extrahiert und an das Finanzteam gesendet.

2. Mitarbeitererstattungen: Vor der Nutzung von Payhawk mussten Mitarbeiter Ausgaben selbst vorstrecken. Anschließend warteten sie auf die Erstattung über ihr Gehalt. Das bedeutete, dass alle bis zum Monatsende warten mussten. Jetzt gibt das Unternehmen einigen Teammitgliedern Firmenkarten. Die Ausgaben der Mitarbeiter ohne Karten werden direkt auf der Payhawk-Plattform mit nur wenigen Klicks erstattet.

3. Genehmigungsworkflows: Genehmigungsworkflows sind besonders effektiv für außergewöhnliche Ausgaben. Jeder Mitarbeiter kann einfach eine Erhöhung über die Plattform beantragen. Die verantwortliche(n) Person(en) können die Anfrage mit nur wenigen Klicks genehmigen. Dies macht die Mittel schnell und richtlinienkonform verfügbar.

4. Bessere Wechselkurse: Kolsquare leistet regelmäßig Zahlungen an ausländische Lieferanten und benötigt einen guten Kurs, um den ROI wirklich zu unterstützen. Alexis sagt:

Payhawk hat viel bessere Wechselkurse für internationale Zahlungen als die Mehrheit seiner Konkurrenten. Das schätzen wir sehr bei der Zusammenarbeit mit ausländischen Lieferanten.

5. Nahtlose Exporte: Die über einjährige Zusammenarbeit mit Payhawk bedeutet, dass wir viele Daten zu analysieren haben. Wir verfügen über eine ausreichend lange Erfolgsbilanz, um Leistung, Ausgaben usw. zu untersuchen. Diese Daten helfen dem Team bei der Planung und Vorbereitung von Budgets mit Echtzeitdaten zur Hand.

Der Übergang zu Payhawk war für Kolsquare nicht nur ein Werkzeugwechsel. Es war ein echter Wendepunkt! Das Finanzteam arbeitet jetzt mit verbesserter Effizienz und Agilität. Das Spesenmanagement wird zum Kinderspiel.

Unterstützung der sich wandelnden Rolle des CFO

Bei Payhawk ist unsere Lösung perfekt für wachsende Unternehmen geeignet. Sie integriert sich schnell und einfach in den Fintech-Stack von Unternehmen wie Kolsquare. Sie unterstützt die nächste Stufe der digitalen Transformation (eine Lösung statt mehrerer Tools für Spesen, Karten, Abonnements und mehr).

Für Kolsquares CFO Alexis Klahr gehen die beruflichen Herausforderungen über das Zahlenjonglieren hinaus. Er beschäftigt sich mit Cybersicherheit, KI, ESG und vielem mehr.

Alexis erklärt:

Die Rolle des CFO verändert sich erheblich. Dies gilt besonders mit dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz (KI) und der zunehmenden Automatisierung von Finanzaufgaben. Die Integration von KI in Finanzprozesse ermöglicht es Finanzteams, sich von Routineaufgaben zu befreien. Sie können sich mehr auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren. Dieser Übergang wirkt sich erheblich auf die operative Effizienz aus. Er lässt uns [CFOs] eine größere strategische Rolle im Unternehmen spielen.

Diese Entwicklung bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, insbesondere in Bezug auf die Cybersicherheit. Der Finanzsektor steht vor immer komplexeren Herausforderungen beim Schutz von Daten und der Sicherung von Finanztransaktionen. Als Hüter wichtiger Finanzdaten muss der CFO jetzt die Cybersicherheit als wesentlichen Bestandteil seiner Rolle integrieren.

Schließlich ist die Erfüllung von ESG-Kriterien ebenfalls zu einem wichtigen Anliegen für Finanzteams geworden. Kolsquare hat hier eine Vorreiterrolle übernommen, um für nachhaltigen Erfolg bereit und optimiert zu sein.

Alexis beschreibt:

Die Erfüllung der CSRD-Richtlinie ist für uns noch nicht verpflichtend (angesichts der Größe unseres Unternehmens). Aber Kolsquare ist ein Unternehmen mit einer Mission. Wir haben bereits einen internen und externen Ausschuss eingerichtet, um KPIs zu CSR-Themen zu überwachen. Wenn die Richtlinie also für Unternehmen unserer Größe gilt, haben wir bereits alle Grundlagen, um konform zu sein.

Fazit

Bei Payhawk ist es unsere Mission, CFOs und Finanzteams zu befähigen, Zeit durch intelligente Automatisierung zu sparen. So können sie sich auf wichtige Dinge konzentrieren, wie Prognosen, Strategie und Wachstum.

Kunden wie Kolsquare haben alles, was sie zur Ausgabenverwaltung benötigen, zur Hand. Firmenkarten, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen und mehr – alles an einem Ort.

Sind Sie bereit, Zeit zu sparen und die Kontrolle über Ausgaben zu übernehmen? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo.