Die Monatsabschluss-Checkliste für Finanzteams

Sie wissen, dass es Zeit für den Jahresabschluss ist, wenn Ihr Finanzteam um 8 Uhr morgens in einer Flut von Papieren zu ertrinken droht und sich gegen 18 Uhr die Pizzaschachteln türmen. Der Monatsabschluss macht vielleicht nicht so viel Arbeit wie das Jahresende, aber für Finanzteams ohne die richtigen Prozesse, Tools und Programme ist er nach wie vor mit einem überwältigenden Aufwand verbunden.

Was geschieht während eines Monatsabschlusses? Finanzteams müssen alle Salden abgleichen und dem Vorstand die Leistung des Monats melden, indem sie Informationen von mehreren Teams zusammentragen — eine zeitintensive Angelegenheit.

Eine gute Kadenz zum Monatsende trägt dazu bei, dass der Jahresabschluss einfacher wird und das Unternehmen einen klareren Überblick über die Verfassung des Geschäfts und den Betriebsgewinn erhält. Mit einer besseren Transparenz bei den Ausgaben kann das Unternehmen beispielsweise bessere Entscheidungen in Bezug auf Marketing, Einstellung von Mitarbeitern, neue Geschäftsstrategien oder das Betriebskonzept treffen.

Laden Sie unseren Leitfaden mit Tipps für CFOs herunter, die zu einem reibungslosen Monatsabschluss verhelfen. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Ihren Monat schneller und effizienter abschließen können.

Was ist ein Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss umfasst das Zusammentragen von Informationen, die Überprüfung und der Abgleich von Aussagen. In der Regel bemühen Unternehmen sich, den Abschluss innerhalb der ersten Tage eines jeden Monats fertigzustellen.

Warum?

Er verrät dem Unternehmen, welche Gewinne erzielt wurden.

Mithilfe des Monatsabschlusses kann ein Unternehmen herausfinden, ob seine Ziele erreicht wurden, und davon hängen wiederum viele kritische Entscheidungen ab. Die Einführung einer neuen Rolle, die Miete neuer Büros, Gehaltsanpassungen, Boni und vieles mehr können von diesen Informationen abhängen. Und bei Ungenauigkeiten kann es zu einer Katastrophe kommen.

Die meisten Finanzteams schließen jeden Monat ab, gerade weil sich dadurch weniger Fehler in die Buchhaltung einschleichen und das Unternehmen in der Entscheidungsfindung schnell sein kann. Das ist besonders in einem volatilen Markt, wie wir ihn in den letzten Jahren erlebt haben, von großer Bedeutung.

Die gute Nachricht ist, dass es laut CFOs und anderen Finanzleitern ganz bei Ihnen liegt, wie schwer oder einfach sich ein Monatsabschluss gestaltet. Mithilfe von Planung und soliden Prozessen, einschließlich einer gut organisierten Monatsabschluss-Checkliste, können Sie von einem monatlichen Kampf zu einem Kinderspiel und einem glücklichen CEO übergehen (obwohl Letzteres natürlich auch von der Leistung abhängt).

Aus diesem Grund haben wir diesen Artikel geschrieben: Sie können ihn als Checkliste für den Monatsabschluss zur Hand nehmen.

Was spricht für einen Monatsabschluss? Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Die meisten Finanzteams entscheiden sich dazu, die Konten jeden Monat auf den aktuellen Stand zu bringen und abzuschließen (und viele machen das auch tatsächlich). Jeden Monat die Bücher abzuschließen, hört sich zunächst nach sehr viel Arbeit an. Aber es gibt Möglichkeiten, den Vorgang einfach zu gestalten, beispielsweise durch den Einsatz von Hilfsmitteln für das Ausgabenmanagement – wie Firmenkarten und unterstützende Ausgabenverwaltungslösungen.

Hier einige Vorteile, die ein Monatsabschluss bietet:

Ganzjährig aktuelle und präzise Einblicke in die Finanzen

So werden alle Führungskräfte regelmäßig über den Zustand und die Verfassung des Unternehmens informiert.

Zeitnahe und fundierte Entscheidungen

Vorbei sind die Tage der jährlichen Planung und Budgetierung. Die meisten Abteilungen müssen zu verschiedenen Zeiten im Jahr auf große, wichtige Veränderungen reagieren, was bedeutet, dass genaue Finanzdaten von entscheidender Bedeutung sind.

Optimierte Steuererklärungen und Audits

Wenn Sie die Bücher nach jedem Monat abschließen, sind Sie bestens auf Audits vorbereitet und können Ihre Steuererklärungen monatlich einreichen.

Hervorheben des Verbesserungspotenzials im Geschäftsbetrieb

Jeden Monat muss die Geschäftsleitung den Betriebserfolg basierend auf Daten und Fakten erörtern. Das Unternehmen erhält zeitnahes Feedback zu den Auswirkungen neuer Initiativen.
Ohne genaue Aufzeichnungen über den monatlichen Gewinn (und weitere Kennzahlen wie den Umsatz pro Person) hat das Unternehmen kein handfestes Feedback.

Der Monatsabschluss-Prozess

Es gibt keinen perfekten Prozess für den Monatsabschluss. Jede Unternehmen arbeitet anders und hat andere Rahmenbedingungen sowie Ressourcen. Der Prozess um den Monatsabschluss lässt sich allerdings in unterschiedliches Phasen unterteilen, diese sehen wie folgt aus:

1. Debitorenbuchhaltung
2. Kreditorenbuchhaltung
3. Kontenabstimmung
4. Aktiva und Passiva
5. Berichterstellung

Schritt 1: Debitorenbuchhaltung (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)
Erfassen Sie zunächst alle Einnahmen, die Sie im Laufe des Monats erhalten haben, unabhängig davon, ob es sich um Bareinnahmen, Rechnungen, Gutschriften oder sonstige Einnahmen handelt. Für einen transparenten Überblick sollte jede Transaktion protokolliert werden. Mit der richtigen Accounts Payable Software lässt sich dieser Schritt bereits automatisieren.

Schritt 2: Kreditorenbuchhaltung (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)
Für die Kreditorenbuchhaltung ordnen Sie alle ausgehenden Zahlungen dem entsprechenden Ausgabenbeleg oder der entsprechenden Rechnung zu. Wichtig dabei ist, alle Belege einzuholen und zu archivieren. Mittels OCR-Technologie kann die Belegeinholung und Digitalisierung vorab automatisiert werden.

Schritt 3: Kontenabstimmung (Reconcilation)
In diesem Schritt wird jede Transaktion mit der entsprechenden Kontobewegung verglichen und überprüft. Am Ende müssen die Buchungen mit dem Saldo des entsprechenden Buchhaltungskontos übereinstimmen. Dazu gehören ebenso die Abstimmung der Kassenbestände, Umsatzsteuerkonten und Sozialversicherungskonten.

Schritt 4: Aktiva und Passiva
Dokumentieren Sie nun Ihr gesamtes aktuelles Anlagevermögen und Ihre liquiden Mittel sowie alle aufgenommenen Kredite und deren Verlauf. Erfassen Sie ebenso Neuanschaffungen und Transaktionen, die in Zusammenhang mit diesen Vermögenswerten stehen.

Schritt 5: Monatsabschluss
Im letzten Schritt können Sie den monatlichen Abschlussbericht erstellen. Dieser zeigt den aktuellen Stand der Aktiva, Passiva und des Eigenkapitals zum Monatsende. Stellen Sie alle relevanten Positionen zusammen, z. B. Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital.

Diese Bilanz ist die Grundlage vieler Entscheidungen und sollte sorgfältig verarbeitet werden.

Die Monatsabschluss-Checkliste für Finanzteams

Um Ihnen zu einer durchgehend strukturierten Arbeitsweise und schneller Erledigung der anstehenden Aufgaben zu verhelfen, haben wir eine Liste von Punkten zusammengestellt, die die meisten CFOs und Finanzteams für den Monatsabschluss abarbeiten.

Erstellen Sie eine Checkliste für Ihr Unternehmen

Letztendlich gestaltet sich der Ablauf in jedem Unternehmen anders, weshalb Sie zusammen mit Ihrem Team eine Checkliste erstellen sollten, die speziell auf den Monatsabschluss in Ihrem Betrieb ausgelegt ist.

In unserem eBook, CFO-Tipps und -Tricks für einen professionellen Jahresabschluss, haben wir CFOs aus verschiedenen Branchen befragt, um eine informative Checkliste mithilfe derer zu erstellen, die sich am besten damit auskennen.

Sobald Sie diese Liste auf Ihren Betrieb angepasst haben, besprechen Sie die Zuweisung der Aufgaben mit Ihren Teammitgliedern. Sie könnten ein einfaches Projektmanagement-Tool in Betracht ziehen, wie Trello oder welches Tool auch immer Ihr Unternehmen bereits verwendet. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wie die einzelnen Punkte abgehakt werden oder, wo es hakt.

Versammeln Sie Ihr Team und tragen Sie alle Informationen zusammen

Sie werden bereits wissen, dass an dem Monatsabschluss nicht nur eine Person beteiligt ist. Jeder im Finanzteam muss mithelfen und enge Beziehungen zu anderen Führungskräften und Abteilungsleitern knüpfen.

Organisieren Sie gegen Monatsende wiederholt Besprechungen mit Ihrem Team und achten Sie darauf, ob es durch Feiertage zu einer geringeren Kapazität kommen könnte. Verteilen Sie die Aufgaben auf Ihr Team.

Organisieren Sie dann Besprechungen mit den für Ihre Budgets verantwortlichen Mitarbeitern, um alle Kosten zu besprechen, die in der Gewinn- und Verlustrechnung zu verzeichnen sind.

Stellen Sie abschließend sicher, dass das Personal seine Ausgaben eingereicht hat. Es sei denn, Sie haben eine zeitsparende, automatisierte Ausgabenverwaltungslösung, die sich in Echtzeit darum kümmert.

Wie schwer ist es, die Informationen zusammenzutragen? Nun, das hängt proportional mit der Raffinesse Ihres Software-Stacks zusammen. CFOs mit einer gut implementierten Ausgabenverwaltungslösung können diesen Schritt im Fluge erledigen, während es in Unternehmen, in denen mehr manuelle Prozesse erforderlich sind, an dieser Stelle zu Probleme kommen könnte.

Gleichen Sie die Forderungen ab

Verwenden Sie Ihre Ausgabenverwaltungslösung, um alle ausgegangenen und fälligen Rechnungen automatisch zu überprüfen. Sie sehen außerdem, was nicht bezahlt wurde, um nachhaken zu können. Überprüfen Sie auch, ob bei den beglichenen Rechnungen der richtige Betrag bezahlt wurde.

Prüfen Sie die Verbindlichkeiten

Prüfen und gleichen Sie alle fälligen Rechnungen ab. Sie müssen auch alle Unternehmensausgaben kontrollieren, egal ob es sich um Spesenabrechnungen, Rechnungen oder Firmenkarten handelt.

An diesem Punkt können Sie in Ihrem Betrieb ein letztes Mal alle dazu auffordern, ihre Ausgaben zu melden, oder wenn Sie eine intelligente Ausgabenverwaltungssoftware von einem Unternehmen wie Payhawk haben, geschieht das sogar automatisch.

Überprüfen Sie das Budget und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor

Ein präzises Budget ist für Unternehmen unerlässlich und der Monatsabschluss eignet sich ideal, um das Budget im Auge zu behalten.

Da die gesamte Budgetierung im Wesentlichen eine Prognose ist, können die Budgets bei einer regelmäßigen Überprüfung anderen Bereich zugeteilt werden, wenn sie nicht ausgegeben wurden. Umgekehrt müssen Warnmeldungen ausgelöst werden, wenn die Ausgaben von einer Abteilung des Unternehmens zu hoch sind.

Überprüfen Sie das Anlagevermögen und führen Sie eine Bestandszählung durch

Vielleicht entscheiden Sie sich dazu, das nicht jeden Monat zu machen, aber es sollte auf jeden Fall auf der Checkliste stehen, vor allem, wenn Ihr Unternehmen eine Menge von Vermögenswerten besitzt, die schnell an Wert verlieren.

Überprüfen Sie das Anlagevermögen des Unternehmens und betrachten Sie dessen Abschreibungen als Kosten. Führen Sie auch eine Bestandszählung durch, um zu verstehen, welcher Wert übrigbleibt. Indem Sie diese Veränderungen erfassen und diese Abschreibungskosten über das Jahr verteilen, vermeiden Sie plötzliche Gewinneinbußen.

Erstellen Sie Finanzberichte und aktualisieren Sie Ihre Finanzunterlagen

Die strategische Finanzplanung erfordert genaue Berichte, GuV und Bilanzen.
Zum Monatsende müssen Sie diese wichtigen Dokumente aktualisieren.

Das Geschäftsbuch und die Jahresabschlüsse wie die GuV und die Bilanz sind besonders wichtig für die Abschlussphase. Führungskräfte benötigen diese Berichte, um sich über die Geschäftsentwicklung auf dem Laufenden zu halten und als wichtige Entscheidungsgrundlage für das nächste Geschäftsjahr. Stellen Sie sicher, dass die Finanzberichte korrekt sind, damit Sie eine gute Grundlage für die strategische Finanzplanung Ihres Unternehmens haben.

So wird der Monatsabschluss von Mal zu Mal leichter

Der Monatsabschluss bereitet vielen Unternehmen Kopfzerbrechen. Das muss aber nicht so sein. Erwägen Sie mittel- bis langfristige Lösungen, mit denen Sie Aufgaben vereinfachen, automatisieren und digitalisieren können und Ihre Abhängigkeit von manuellen Prozessen verringen.

Retrospektiven

Treffen Sie sich mit Ihrem Team für eine Retrospektive, um am Monatsende die rückblickend schwierigsten Aspekte zu bestimmen. Ist es die Informationssammlung? Sind es die Budgetanpassungen? Gibt es technologische Schwierigkeiten? Oder liegt das Problem bei den Menschen? Eine Retrospektive kann Ihnen helfen, die Aspekte des Prozesses festzuhalten, die gezielt verbessert werden sollten und als positiver Nebeneffekt kann sie sich für Ihr Team wie eine therapeutische Maßnahme anfühlen.

Ziehen Sie externe Unterstützung in Betracht

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens haben Sie wahrscheinlich eine Art Mischung aus interner Buchhaltung, externen Buchhaltungsdiensten, Buchhaltungslösungen und/oder einem ERP-Buchhaltungstool. Wie genau Ihre Finanzabteilung tatsächlich funktioniert, hängt von der Größe Ihres Unternehmens und seinen Bedürfnissen ab. Doch es ist in jedem Fall wichtig, dass alles reibungslos läuft, damit dem pünktlichen Monatsabschluss nichts im Weg steht. Idealerweise arbeiten Sie auch mit einem Anbieter einer Ausgabenverwaltungslösung (der sowohl Firmenkarten als auch eine Software anbietet) zusammen, der sich mit den besten ERP-Systemen für Ihre Unternehmensgröße integrieren lässt.

Die meisten CFOs, mit denen wir uns für die Erstellung des Leitfadens und der CFO-Tipps & -Tricks für einen professionellen Jahresabschluss unterhalten haben, beauftragen Wirtschaftsprüfer mit den Steuererklärungen.

Eine zuverlässige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein Steuerberaten bietet Ihnen professionelle Hilfe, wenn Sie sich intern nicht um den Jahresabschluss kümmern können oder bei Ihrer derzeitigen Unternehmensorganisation niemand die Zeit dafür hat.

Überprüfen Sie Ihre Finanzsysteme

Schauen Sie sich die aktuellen Systeme an und vergleichen Sie sie mit anderen Lösungen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind. Wenn Sie am Ende des Monats immer noch Kontoauszüge durchforsten und veraltete Spesenabrechnungen manuell erstellen, ist es an der Zeit, eine All-in-One-Finanzlösung in Betracht zu ziehen, um Ihre Ausgabenverwaltung zu vereinfachen.

Erwägen Sie die Investition in ein ERP-System, falls Sie noch keines haben

Die meisten Unternehmen haben mittlerweile in ein ERP investiert oder wollen in ein ERP investieren, um unterschiedliche Teams und Datenquellen im Unternehmen zusammenzubringen.

Ein ERP ist der metaphorische Klebstoff, der alle einzelnen Systeme in einer größeren Organisation vereint. Mit einer ERP-Lösung haben die einzelnen Abteilungen nach wie vor ihre eigenen Systeme, aber alle sind verbunden und können über eine Schnittstelle erreicht werden, was den Geschäftsführern einen entscheidenden Zugang zu Echtzeitdaten ermöglicht.

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage wurde festgestellt, dass die Buchhaltung bei 89 Prozent der Befragten das Hauptargument für die Anschaffung eines ERP-Systems war. Als wichtigste Komponenten wurden das Hauptbuch (GL), die Debitorenbuchhaltung (AR), die Kreditorenbuchhaltung (AP), die Budgetierung und die Finanzberichterstattung genannt.

Wie Sie mithilfe von Payhawk Ihren Checklistenprozess für den Monatsabschluss optimieren

Die All-in-One-Finanzlösung von Payhawk mit Visa-Kreditkarten, Ausgabenverwaltung, Erstattungen, Abonnementverwaltung und Integrationen kann Ihnen helfen, Ihren Monatsabschluss schneller und einfacher fertigzustellen. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Payhawk Ihrem Unternehmen helfen kann.

Reduzieren Sie die Anzahl der Ausgaben in Ihrem Bericht mit unbegrenzten virtuellen Visa-Karten

Payhawk macht es wirklich einfach, virtuelle Firmenkreditkarten an jeden in Ihrem Team zu verteilen. In Kombination mit Ausgabenlimits und vollständiger Sichtbarkeit können Sie Ihren Mitarbeitern dadurch nicht nur die Bezahlung erleichtern und ihre Eigenverantwortung stärken, sondern bringen auch mehr Struktur in den Arbeitsalltag.

Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr andauernd dazu aufgefordert werden, [ihre Anträge einzureichen](die alle Ihre Abonnements auflistet). Sie haben die volle Sichtbarkeit der Ausgaben jedes Teams, während es den Mitarbeitern leichtfällt, einen passenden Beleg oder eine Rechnung zu allen Kosten bereitzustellen.

Automatisieren Sie manuelle Prozesse

Der Ver- und Abgleich von Rechnungen mit Transaktionen kann mühsam sein und stiehlt Finanzteams oft die Zeit, die sie in die strategische Planung investieren sollten.

Mit einer kleinen Investition in eine Finanzlösung können diese Aufgaben automatisiert und in Ihre aktuellen Buchhaltungstools integriert werden. Beispielsweise ermöglichen unsere Visa-Firmenkarten es jedem Karteninhaber, Belege für die Transaktionen in der App einzureichen, sogar Papierbelege (dank OCR-Technologie, die die Informationen wie von Zauberhand erfasst und einspeist).

Payhawk verschickt bei fehlenden Unterlagen auch automatische Erinnerungen an die Karteninhaber, sodass das Finanzteam von dieser unliebsamen Aufgabe befreit wird.

Arbeiten Sie in einer Cloud

Angesichts der zunehmenden Arbeit im Homeoffice können Sie dafür sorgen, dass alle Ihre Finanzprozesse sich in der Cloud befinden, was einen schnelleren Monatsabschluss ermöglicht.

Erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Monatsabos

Unternehmen sind bei ihrer Arbeit zunehmend auf monatliche Abonnements von SaaS-Unternehmen angewiesen. Bei diesen Abos kann man jedoch schnell den Überblick verlieren.

Aus diesem Grund haben wir jetzt eine spezielle Funktion implementiert, die alle Ihre Abonnements auflistet, Sie über bevorstehende Verlängerungen informiert und Sie auf überflüssige Abos hinweist.

Machen Sie sich den Zeit- und Energieaufwand, der in den Monatsabschluss gesteckt wird, bewusst und wie wichtig es ist, dabei richtig vorzugehen. Würde ein wenig Hilfe von einer Softwarelösung das alles nicht um einiges erleichtern?

Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie, wie die Payhawk-Funktionen Ihren Monatsabschluss mit nur wenigen Klicks optimieren können.