Finance Tech: Setzen wir sie effektiv ein – oder bestimmt sie uns?

Unser jüngstes Webinar Finance Tech: Nutzen wir die Technik oder nutzt sie uns? brachte führende Expertinnen und Experten zusammen, die wertvolle Einblicke zum Umgang mit aktuellen Herausforderungen gaben. Wir danken herzlich den Teilnehmenden:

Andrew Rudchuk, Leiter Finanztransformation bei Starship Technologies
Tsvetina Yancheva, Direktorin Produktmarketing bei Payhawk
Und Georgi Ivanov (Moderator), Senior Communications Manager bei Payhawk.

Gemeinsam beleuchteten sie die wichtigsten Hürden, die Finanzteams daran hindern, ihre Technik optimal zu nutzen, und zeigten konkrete Wege auf, diese Herausforderungen zu meistern.

Fehlgebrauch von Technologie: Verlorene Budgets und verpasste Renditen

Zu Beginn unseres Webinars stellte Georgi Ivanov, Leiter Kommunikation bei Payhawk und ehemaliger CFO, eine zentrale Herausforderung vor:

„Wir laufen Gefahr, mit KI dieselben Fehler zu machen wie zuvor bei ERP-Systemen, BI-Tools und RPA. Trotz hoher Investitionen nutzen viele Finanzteams nur 20 bis 30 % der Funktionen ihrer Software – das kostet Unternehmen jedes Jahr Millionen!“

Das eigentliche Problem? Transformation erwartet man von der Technik – doch grundlegende Abläufe und Prozesse bleiben unberücksichtigt. Einfach ein Tool einzuführen, sei es KI oder ein ERP-System, reicht nicht aus. Selbst die beste Technologie bringt wenig, wenn die zugrundeliegenden Prozesse nicht effizient sind.

Auch Tsvetina Yancheva, Direktorin Produktmarketing bei Payhawk, bestätigte: „Zu Beginn von Payhawk lag unser Fokus auf der Digitalisierung von Prozessen. Doch wir haben schnell erkannt: Wenn ein Prozess ineffizient oder fehlerhaft ist, hilft Digitalisierung allein nicht. Zuerst muss der Prozess verbessert werden.“

Oft verpassen Finanzteams wichtige Funktionen ihrer Software, weil der Arbeitsalltag sie zu sehr beansprucht, um sich mit dem vollen Potenzial der Tools auseinanderzusetzen.

Unser Panel war sich einig: Finanzleiter müssen dafür sorgen, dass ihr Team nicht nur bei der Einführung digitaler Tools dabei ist, sondern Prozesse laufend anpasst, um die Systeme optimal zu nutzen.

Starships Ansatz: Die „realen“ Kosten und Einsparungen berechnen

Andrew Rudchuk, Leiter Finanztransformation bei Starship Technologies, einem Unternehmen für autonome Roboter, teilte einen wichtigen Praxiswert:

„Beim Kauf von Software kaufen wir nicht nur ein Tool, sondern die Fähigkeit, unsere Prozesse richtig umzusetzen – und das heißt, die Effizienz genau zu verstehen. Man muss die ‚realen‘ Kosten pro Aufgabe berechnen – sei es für die Bearbeitung einer Spesenabrechnung oder einer Rechnung.“

Am Beispiel von Spesenabrechnungen zeigte sich: Nach Berücksichtigung von Softwarekosten und Arbeitszeit lagen die Kosten pro Vorgang bei etwa 100 Euro – da war klar, dass Handlungsbedarf besteht. Andrews Methode, die ‚realen‘ Kosten zu berechnen, verschaffte ihm und seinem Team klare Einblicke, wo Zeit und Geld verloren gehen.

Diese genauen Berechnungen veränderten Starships Umgang mit dem Thema ROI grundlegend. Andrew und sein Team untersuchten jeden Finanzprozess – von Spesen bis Rechnungsgenehmigungen – und ordneten jedem Schritt die tatsächlichen Kosten zu, statt nur auf theoretische Einsparungen zu setzen.

KI im Finanzwesen: Chancen erkennen und nutzen

Mit dem Fokus auf Finanztechnologie kam das Gespräch schnell zum nächsten großen Thema: Künstliche Intelligenz.

Obwohl KI als Zukunftstechnologie gilt, stehen viele Finanzteams noch am Anfang ihrer Nutzung. Die Aussichten sind jedoch vielversprechend, wie Tsvetina erklärt:

„Bei Payhawk sehen wir schon jetzt, dass KI in Finanzprozessen viel bewirkt – besonders bei zeitaufwändigen Aufgaben wie dem Nachverfolgen von Belegen oder der Ausgabenabstimmung.“

Das Panel war sich einig: Die beste KI ersetzt keine Menschen, sondern steigert ihre Effizienz. Moderne Finanzteams brauchen KI, die repetitive, einfache Aufgaben übernimmt, damit sie sich auf strategische Entscheidungen und anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können. „KI soll Teams unterstützen und effizienter machen, nicht ersetzen!“

Genau diese Zusammenarbeit bringt den größten Mehrwert: Routineaufgaben automatisieren, damit Menschen sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Neue Technologien stellen aber auch neue Anforderungen. Andrew und Tsvetina waren sich einig, dass die nächste Generation von Finanzverantwortlichen neue Fähigkeiten braucht. „Finanzprofis müssen KI verstehen, nicht nur bedienen“, so Andrew.

Es geht darum, zu wissen, wie KI funktioniert und wie man sie nutzt, um Prozesse zu verbessern und Entscheidungen zu unterstützen. Tsvetina betont, wie wichtig eine stabile Dateninfrastruktur ist, die KI nahtlos integriert.

KI lebt von gut gepflegten, strukturierten und integrierten Daten. Wenn Finanzsysteme fragmentiert sind, kann KI keine wertvollen Erkenntnisse liefern. Tsvetina warnt:

„Bereiten Sie sich jetzt auf KI vor – in fünf Jahren könnte es zu spät sein.“

Kurz gesagt: Die Zukunft der Finanzabteilung besteht nicht nur darin, KI einzuführen, sondern eine passende Infrastruktur zu schaffen, die KI optimal unterstützt. Finanzdaten müssen nahtlos fließen, damit KI effizient arbeiten kann.

Die fünf wichtigsten Erkenntnisse:

1. Verstehen Sie Ihre Prozesse: Bevor Sie neue Technologie einführen, kennen Sie Ihre Abläufe genau. Ermitteln Sie Kosten pro Aufgabe und finden Sie Schwachstellen.
2. Nicht nur digitalisieren, sondern optimieren: Digitalisierung allein reicht nicht. Defekte Prozesse müssen zuerst verbessert werden – erst dann die passende Technik integrieren.
3. KI als Unterstützung nutzen: KI macht Ihr Team effizienter, ersetzt es aber nicht. Setzen Sie KI vor allem für repetitive, einfache Aufgaben ein.
4. Die richtige Infrastruktur schaffen: Sorgen Sie für integrierte Finanzsysteme und gut strukturierte Daten. Nur so kann KI ihr volles Potenzial entfalten.
5. Offen bleiben und dazulernen: Die nächste Generation von Finanzleitern muss KI verstehen. Beginnen Sie heute, sich mit KI vertraut zu machen und für die Zukunft zu rüsten.

Die Finanzwelt verändert sich stetig. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Finanzteams KI nutzen und ihre Prozesse kontinuierlich optimieren.

Wie unser Panel betonte, geht es nicht nur darum, in neue Tools zu investieren, sondern diese wirklich sinnvoll einzusetzen. Entdecken Sie, wie KI in Finanzprozessen mit Payhawk funktioniert, lernen Sie unsere KI-Agenten kennen und erfahren Sie mehr über die bisherige Wirkung.