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Trish Toovey
Sie möchten Ihre Bücher schneller schließen? Dann beseitigen Sie zuerst das wahre Hindernis: manuelle Abstimmungen. Finanzteams brauchen keine überflüssigen Features – sie brauchen intelligente Automatisierung, die Zeit spart und Kapazitäten für Strategie, Teamarbeit und kluge Entscheidungen schafft. Die besten Lösungen bieten weit mehr als Tempo: Sie schaffen Transparenz, minimieren Fehler und eröffnen Freiräume für das, was wirklich zählt.
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Automatisierte Abstimmung ist längst kein „Nice-to-have“ mehr – sie macht heute den Unterschied zwischen Finanzteams, die aktiv zum Unternehmenswachstum beitragen, und jenen, die lediglich den täglichen Aufwand verwalten. Doch bei der Vielzahl an Anbietern und Lösungen stellt sich schnell die Frage: Wo beginnt man, und wie findet man die passende Lösung?
Ein präziser Abgleich Ihrer Konten ist die Grundlage jeder fundierten Finanzsteuerung.
Sie wissen: Der Abgleich interner Buchungen mit Kontoauszügen ist unerlässlich, um Vorschriften einzuhalten, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und Ihre finanzielle Integrität zu sichern. Sie wissen aber auch, wie zeitintensiv, manuell und fehleranfällig dieser Prozess sein kann.
Genau hier entfaltet Automatisierung ihr volles Potenzial. Sie nimmt Ihnen den operativen Aufwand ab – Banktransaktionen, Rechnungen und Ausgaben lassen sich mühelos abgleichen, Daten fließen durchgängig und verlässlich. Und je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr Gesellschaften und Mitarbeiterausgaben gilt es effizient zu managen.
Mit zunehmender Komplexität braucht es Echtzeit-Abstimmungen, auf die Sie sich verlassen können. Die nahtlosen ERP- und Buchhaltungsintegrationen von Payhawk sowie unsere flexiblen Vorlagen helfen Ihnen, Engpässe zu vermeiden und wertvolle Zeit im Finanzteam zurückzugewinnen – ganz ohne Qualitätseinbußen.
Wie gut das funktioniert, zeigt das Beispiel des Kunstfertigungsunternehmens MDM Props, das dank automatisierter Abstimmung über Payhawk vier volle Arbeitstage einspart. Uchenna, Finance Manager bei MDM Props, berichtet:
Mit dem alten Banksystem wussten wir oft nicht, wofür wir zahlten – das war katastrophal für unseren Cashflow… Wir mussten Kontoauszüge als PDF exportieren, Belege manuell zusammensuchen und alles aufwendig zuordnen. Das dauerte Tage, manchmal sogar Wochen. Mit Payhawk sehen wir unsere Ausgaben jetzt in Echtzeit… und wissen jederzeit genau, wo wir stehen.
Sparen Sie Zeit und treffen Sie fundiertere Entscheidungen dank Echtzeit-Abstimmungen
Die passenden Funktionen sind entscheidend, damit Ihre Finanzprozesse reibungslos laufen. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, stellen wir Ihnen die wichtigsten Features vor, die wirklich den Unterschied machen.
Eine Software, die einfach zu bedienen ist, wird auch genutzt – und das ist bereits die halbe Miete.
Achten Sie auf eine übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche, smarte Menüs und integrierte Kontrollmechanismen, die Ihre Mitarbeiter zuverlässig bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen. Dazu gehören automatische Belegnachverfolgung, OCR-Technologie, die Daten automatisch erfasst, sowie automatisch abgeglichene Ausgaben und Transaktionen.
Das Resultat: Ein Tool, das Ihre Mitarbeiter begeistert, weniger Fehler bei der Dateneingabe, konsequente Richtlinieneinhaltung und ein deutlich schnellerer, reibungsloser Abstimmungsprozess.
Echtzeit-Abstimmung bringt nur dann Mehrwert, wenn sie Ihr gesamtes Unternehmen abdeckt. Mit umfassender Übersicht und Kontrolle über alle Gesellschaften stellen Sie sicher, dass Transaktionen automatisch und präzise den richtigen Ausgabenkategorien zugeordnet werden – egal ob Abteilung, Standort oder Team.
Ob E-Commerce-Logistik oder Marketingkampagnen – alle Ausgaben laufen über ein zentrales System, in dem Karteninhaber bequem vorgegebene Kategorien in der App wählen. So erhält Ihre Finanzabteilung schnellere, sauberere Daten, zügige Abstimmungen und keine bösen Überraschungen am Monatsende – auch bei mehreren Gesellschaften.
Prüfpfade und Dokumentationen schaffen volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Transaktionsprozess – von der Erfassung bis zur Freigabe, inklusive Zeitstempel.
Ein ausführliches Protokoll hält Daten, Transaktionstypen, Beträge, Änderungen und Benutzeraktionen fest. Diese Aufzeichnungen schützen vor Betrug, sichern die Einhaltung von Buchhaltungs- und Steuervorschriften und ermöglichen Prüfern eine schnelle und einfache Überprüfung.
Stellen Sie sich vor, Ihr CFO braucht für eine wichtige Vorstandssitzung morgen verlässliche Cashflow-Zahlen. Ohne automatisierte Abstimmung bedeutet das oft Nachtschichten.
Mit einer Lösung wie Payhawk passiert die Abstimmung direkt und automatisch.
Sobald eine Firmenkarte eingesetzt oder eine Ausgabe eingereicht wird, erfolgt der Abgleich mit Ihren Buchhaltungsdaten sofort. Keine ungefähren Schätzungen oder hektische Nacharbeiten mehr – stattdessen stets präzise, aktuelle Zahlen, die jederzeit sichere Entscheidungen ermöglichen.
Um den Monatsabschluss zu beschleunigen, müssen Zahlungsdaten automatisch in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übertragen werden. Wichtig ist auch, dass die Software eine nahtlose Integration ermöglicht – zum Beispiel den Import von MwSt.-Codes, Abteilungsdaten, Projekten und Kontenplänen sowie den Export von Ausgaben und Transaktionen. So bleiben Ihre Daten stets synchron und aktuell.
Setzen Sie auf Software, die native Schnittstellen zu Microsoft Dynamics 365, NetSuite und PO-Synchronisierung bietet. Für komplexe Anforderungen sind leistungsstarke APIs für individuelle Integrationen ein Muss.
Nehmen wir an, Sie sind im Transport- und Logistikbereich tätig – Ihre Anforderungen an das Ausgabenmanagement unterscheiden sich deutlich von denen der Technologiebranche.
Mit einer Flotte, vielen Fahrern und reisenden Vertriebsmitarbeitern brauchen Sie eine Lösung, die Firmenkarten im großen Stil verwaltet und individuelle oder Team-Ausgabenlimits einfach festlegt.
Wichtig ist eine Software, die sich durch echte Erfahrung und Mehrwert speziell für Ihre Branche auszeichnet.
Sie sind es leid, Belege hinterherzulaufen und am Monatsende widersprüchliche Daten zu entwirren? Bei Payhawk gestalten wir die Abstimmung nicht als lästige Nacharbeit, sondern integrieren sie nahtlos in den Ablauf, wie Ihr Team Ausgaben tätigt, einreicht und genehmigt.
Von direkten ERP-Integrationen über Echtzeit-Synchronisation bis hin zur automatischen Kategorisierung – so nehmen wir Ihnen die manuelle Arbeit bei der Abstimmung ab und geben Ihnen vollständige Kontrolle über Ihre Finanzdaten in allen Tochtergesellschaften.
Sind Sie skeptisch, ob KI und Automatisierung ihre Versprechen halten? Unsere Praxisbeispiele sprechen für sich. So haben verschiedene Unternehmen ihre Abstimmungsprozesse mit unserer Lösung revolutioniert:
Magdalena Velikova, Finance Manager bei AIOPSGROUP, berichtet:
„Seit dem Wechsel zu Payhawk sparen wir täglich etwa zwei Stunden und insgesamt bis zu zwei Tage bei der Bearbeitungszeit. So kann ich mich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.“
Eine nahtlose Integration erleichtert Esma Güzel, Finance und Operations Manager bei Cognito Media, die Arbeit enorm:
„Die Integration von Payhawk mit Exact funktioniert einwandfrei. Es ist schnell und fühlt sich an, als würde ich in nur einem System arbeiten. Sobald eine Zahlung genehmigt ist, ist sie sofort in Exact Online verfügbar. Das spart viel Zeit und macht die Arbeit effizienter.“
Vor Payhawk wurden bei Discordia alle Spesen manuell verwaltet. Heute profitiert das Unternehmen von deutlich höherer Produktivität – mehr als 2.000 Fahrer fühlen sich dadurch gestärkt, wie CFO Tsvetomir Uzunov erklärt:
Unsere Mitarbeiterproduktivität hat sich mehr als vervierfacht. Mit wachsender Flotte erwarten wir noch stärkere Effekte. Die Automatisierung durch Payhawk hat die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und Fehler bei der manuellen Spesenverwaltung deutlich reduziert.
Für Unternehmen mit vielen Gesellschaften ist eine skalierbare Lösung wie die von GDS Group ideal:
„Wir arbeiten in Großbritannien, den USA und Europa, daher benötigen wir ein Produkt, das in mehreren Regionen kompatibel ist. Payhawk war eine der wenigen Lösungen, die in diesen (und weiteren) Regionen funktionieren – das war ein entscheidender Vorteil.“
Sie möchten wissen, welche Alternativen es gibt? Hier eine Übersicht weiterer Lösungen:
Wenn Sie eine Ausgabenmanagement-Lösung suchen, die auch Abstimmungsfeatures bietet, könnten diese Plattformen interessant sein:
Für reine Abstimmungszwecke empfehlen sich unter anderem:
Das klassische Monatsende ist überholt. Mit unserer Software genießen Sie Echtzeit-Abstimmung oder kontinuierlichen Abschluss.
Payhawk nutzt dabei KI und Machine Learning, um einzigartige Finanztransparenz zu schaffen und Reportingzyklen zu beschleunigen. Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Zeit für strategische Entscheidungen. George Kutnerian, CEO und Mitgründer von Wellpointe Inc., fasst zusammen:
Die kontinuierliche Abschlussfunktion von Payhawk sorgt dafür, dass unsere Finanzdaten stets aktuell sind und wir fundiertere Entscheidungen treffen können.
Die passende Abstimmungssoftware macht Ihnen das Leben leichter. Sie unterstützt Sie dabei, finanzielle Entscheidungen sicher zu treffen, minimiert Risiken, erhöht die Transparenz und bietet eine intuitive, angenehme Nutzererfahrung.
Entdecken Sie die Echtzeit-Abstimmungsfunktionen von Payhawk oder vereinbaren Sie eine persönliche Demo und erfahren Sie, wie viel Zeit Ihr Team bei der Abstimmung sparen kann.
Trish Toovey ist bei Payhawk für die Märkte in Großbritannien und den USA tätig und verantwortet die Erstellung von Inhalten. Mit einem vielseitigen Hintergrund in der Finanz-, Mode- und Reisebranche bringt sie umfassende Erfahrung in der Texterstellung mit. Von Werbetexten bis hin zu Videoskripten deckt sie ein breites Spektrum ab und sorgt dafür, dass die Inhalte zielgerichtet und wirkungsvoll sind.
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