Wellpointe Inc. verbindet Gesundheitsversorgung und Immobilien in einem gemeinsamen Konzept und gehört zu den führenden Anbietern hochwertiger betreuter Wohnlösungen. Das Unternehmen ist auf die ganzheitliche Betreuung älterer Menschen mit komplexen chronischen Erkrankungen spezialisiert – etwa Alzheimer oder andere Formen von Demenz – und stellt ein sorgfältig abgestimmtes, integriertes Versorgungssystem bereit.
„Heute können unsere Mitarbeitenden ihre Ausgaben direkt selbst über Payhawk codieren. Jeder, der eine Ausgabe tätigt, nutzt dabei den Kontenplan und ordnet die Transaktion korrekt zu. Mein Ziel ist es, dass künftig alle Ausgaben bereits beim Kauf vollständig codiert werden.“
Bevor Payhawk eingeführt wurde, stand das Team von Wellpointe Inc. beim Wachstum vor erheblichen Herausforderungen. Die Verwaltung finanzieller Abläufe über mehrere Gesellschaften und Länder hinweg war sehr zeitintensiv – besonders bei Fusionen und Übernahmen (M&A). Der bisherige Umgang mit Kreditkartenausgaben über eine Bank ohne Einlagenkonto war umständlich und fehleranfällig.
George Kutnerian, CEO von Wellpointe Inc., erinnert sich:
Als wir durch M&A zu wachsen begannen, wollten wir jeder Tochtergesellschaft eigene Kreditkarten zur Verfügung stellen. Doch das war ein langsamer und komplizierter Prozess, der viel manuelle Arbeit erforderte und anfällig für Fehler war.
George beschreibt seine Anforderungen an eine neue Lösung – und die Entscheidung für Payhawk – so:
Das Team war bereit für den nächsten Schritt. Die bisherigen Prozesse führten zu Verzögerungen beim Monatsabschluss, verursachten eine hohe Arbeitsbelastung und schränkten die Datenqualität ein. Allen im Team war klar: Das geht auch besser.
Mehr Effizienz im Multi-Entity-Ausgaben- management mit Payhawk
Mit mehreren Tochtergesellschaften und über 250 Mitarbeitenden in Kalifornien suchten George und sein Team nach einer Lösung, um Kartenzahlungen zu vereinfachen sowie Ausgabenkontrolle und Genauigkeit zu verbessern.
George erklärt:
Genau da kam Payhawk ins Spiel: Wir nutzen die Lösung, um mit Echtzeitdaten kontinuierliche Finanzabschlüsse zu ermöglichen – und unsere FP\&A-Fähigkeiten zu stärken. Die Tools von Payhawk im Ausgabenmanagement haben uns die Transparenz und Effizienz gebracht, die wir dringend gebraucht haben!
Seit der Einführung von Payhawk hat das Team von Wellpointe Inc. seine Finanzprozesse grundlegend verändert. Durch die individuelle Vergabe von Firmenkreditkarten an die Tochtergesellschaften konnten manuelle und fehleranfällige Zuweisungen vollständig abgeschafft werden.
Die Ausgaben jeder Einheit lassen sich jetzt automatisch und präzise nachverfolgen. Das senkt den internen Aufwand deutlich und steigert die Datenqualität spürbar.
Diese Veränderung hat dem Team geholfen, die volle Kontrolle über Ausgaben zurückzugewinnen und jede Transaktion in Echtzeit zu erfassen.
George ergänzt: „Mit Payhawk haben wir unsere manuellen, fehleranfälligen Zuweisungen abgeschafft. Wir können die Ausgaben jeder Tochtergesellschaft genau und automatisch verfolgen – das reduziert unseren Aufwand, verbessert die Datenqualität und gibt uns wieder volle Kontrolle über unsere Ausgaben.“
Als Geschäftsführer eines wachstumsorientierten Unternehmens weiß George, wie entscheidend die richtige Technologie für Skalierung, Transparenz und Konsistenz ist – besonders im Bereich M&A.
Ein Beispiel dafür ist die Umsetzung von Turnaround-Strategien im Zuge von Übernahmen. George erklärt, dass M&A bei Wellpointe Inc. in der Regel mit einem klar strukturierten Zweijahresplan verbunden ist. Bereits zu Beginn ist definiert, wo das Unternehmen nach Jahr eins und zwei stehen soll – und der Fortschritt wird laufend in Echtzeit überprüft.
George sagt:
Wir wollen nicht blind unterwegs sein … Und genau da hilft uns ein Tool wie Payhawk: Es zeigt uns in Echtzeit, wie wir im Vergleich zu unserem Plan stehen. So können wir rechtzeitig gegensteuern – ob in Monat zwei oder drei nach dem M&A. Wir wachen nicht erst in Monat neun auf und merken, dass wir unsere Ziele für Jahr eins womöglich nicht erreichen.
Mit Payhawk hat das Team jederzeit Zugriff auf aktuelle Ausgabendaten – und kann frühzeitig reagieren, wenn Anpassungen notwendig sind. Diese Transparenz schützt vor bösen Überraschungen und stellt sicher, dass gesetzte Ziele nicht an fehlender Datenbasis scheitern.
Die Firmenkarten, die vollständig integrierte Ausgabenmanagement-Software und die nahtlosen ERP-Integrationen unterstützen Wellpointe Inc. dabei, auf Kurs zu bleiben, Meilensteine zu erreichen und Risiken früh zu erkennen.
George beschreibt: „Dank Payhawks Funktion für kontinuierliche Abschlüsse sind unsere Finanzdaten immer aktuell – das ermöglicht uns fundiertere Entscheidungen!“
Ein weiterer zentraler Aspekt, bei dem Wellpointe Inc. gezielt Technologie einsetzt, ist die Nutzung smarter Analysen für fundierte Entscheidungen im Bereich Multi-Entity-Management.
George erklärt:
Payhawk hat uns geholfen, den Fokus von der täglichen Buchhaltung auf eine strategischere FP&A-Funktion zu lenken. Dadurch konnten wir uns auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren – zum Beispiel die Analyse von Abweichungen bei wichtigen Kostenfaktoren wie Lebensmitteln an verschiedenen Standorten – und so fundierte Entscheidungen zur Optimierung unserer Abläufe treffen.
Die präzisen Echtzeit-Ausgabedaten unterstützen das Team dabei, die eigene Leistung besser zu messen. George betont, wie entscheidend eine hohe Datenqualität ist, um Transparenz zu schaffen und die Produktivität in einer wachsenden Organisation zu steigern.
Wir sind an mehreren Standorten in den USA vertreten – und als Anbieter betreuter Wohnformen zählen Lebensmittel zu unseren größten Ausgaben. Diese Kosten schwanken je nach Region. Payhawk hilft uns, diese Abweichungen zu analysieren: Liegt es an lokalen Bedingungen? Am zuständigen Einkaufsteam? Oder an den Bezugsquellen? Heute können wir solche Fragen viel schneller beantworten.
Das Ergebnis: Der datenbasierte Ansatz von Wellpointe Inc. verbessert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern erhöht auch die Reaktionsfähigkeit in einem dynamischen Marktumfeld.
Im Gegensatz zu vielen traditionellen Ausgabenmanagement-Tools, bei denen die Buchhaltung die finale Kategorisierung übernimmt, ermöglicht Payhawk es, die Verantwortung direkt an die Ausgabenträger zu übertragen – also an die Personen, die über alle relevanten Informationen zur Ausgabe verfügen. Dies geschieht mithilfe integrierter, anpassbarer Codes und Felder – und entlastet das Finanzteam spürbar.
George beschreibt:
Payhawk entlastet unser Buchhaltungsteam von Aufgaben, die ich als "nicht wertschöpfend" bezeichne. Ein gutes Beispiel: Unsere Ausgabenträger können ihre Transaktionen direkt in Payhawk selbst kategorisieren. Und mit Kategorisieren meine ich nicht nur eine Notiz, sondern echte Buchungscodes. Unser Kontenrahmen ist direkt eingebunden. Jeder, der eine Ausgabe tätigt, kann den passenden Code auswählen. Mein Ziel ist es, dass alle Ausgaben schon beim Kauf korrekt kategorisiert werden – und mit Payhawk haben wir ein Tool, das genau das möglich macht und eine transparente Ausgabenkultur unterstützt.
Diese neue Art der Ausgabenerfassung spart nicht nur Zeit, sondern fördert auch Verantwortungsbewusstsein – und schafft die Grundlage für eine nachhaltige, verlässliche Ausgabenkultur.
George erinnert sich:
Nehmen wir ein Geschäftsessen. Ich lege meine Payhawk-Karte hin, der Kellner nimmt sie mit. Noch bevor er zurück ist, habe ich bereits eine Benachrichtigung über die Transaktion auf meiner Payhawk-App. So schnell funktioniert das.
Mit Payhawk wird der gesamte Ablauf nicht nur schneller, sondern auch deutlich einfacher – und vermeidet Engpässe bei der Nachverfolgung und Analyse von Ausgaben.
Viele wachsende Unternehmen stellen fest: Die Tools aus der Start-up-Phase reichen nicht mehr aus, wenn die Zahl der Gesellschaften steigt – sei es durch Übernahmen oder organisches Wachstum. Dann braucht es ein stabiles Fundament, das Überblick über Finanzen, Lager, Bestellungen und Kundenbeziehungen schafft.
Wenn im Intercompany-Kontext größere Geldflüsse entstehen, führt das schnell zu Reibung – und erfordert ein leistungsfähigeres ERP-System.
Mit Payhawk lassen sich Ausgaben über mehrere Gesellschaften hinweg auf einer einzigen Plattform verwalten – inklusive nahtloser ERP- und HRIS-Integrationen. Die Lösung ist auf die Bedürfnisse wachsender KMUs ebenso abgestimmt wie auf börsennotierte Unternehmen. Sie funktioniert in über 32 Ländern – ob in den USA, im Vereinigten Königreich, im EWR oder, wie bei Wellpointe Inc., innerhalb eines Landes.
Als wachsendes Unternehmen haben wir Kapitalpartner und spezielle Reporting-Anforderungen. Wir müssen für jede Gesellschaft Einzelabschlüsse erstellen und gleichzeitig konsolidieren. Mit Payhawk und der ERP-Integration fließen die Daten genau so, wie wir es für unser Multi-Entity-Setup brauchen. Die Integration von Payhawk mit NetSuite läuft mehr als geschmeidig.
Mit der richtigen Technologie und einem engagierten Team konnte Wellpointe Inc. die eigene Produktivität steigern und die finanzielle Steuerung deutlich verbessern.
Die Tools für Ausgabenmanagement haben zentrale Herausforderungen gelöst – und das Unternehmen dabei unterstützt, die Komplexität seines Multi-Entity-Modells erfolgreich zu meistern.
George fasst es zusammen:
Dank Payhawk können wir uns noch stärker auf unsere Mission konzentrieren: außergewöhnliche Betreuung für unsere Bewohner – in dem Wissen, dass unsere Finanzprozesse bestens aufgestellt sind!
Neugierig, wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann? Buchen Sie eine persönliche Demo und entdecken Sie, wie unsere Lösungen Ihr Wachstum unterstützen können.
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