Nahtloses Ausgabenmanagement über alle Tochtergesellschaften hinweg – mit Wellpointe Inc.

Leben vor Payhawk

Bevor Payhawk ins Spiel kam, stand das Team von Wellpointe Inc. beim Wachstum vor großen Herausforderungen. Die Verwaltung finanzieller Prozesse über mehrere Gesellschaften und Länder hinweg war extrem zeitaufwendig – besonders bei Fusionen und Übernahmen (M&A). Der bisherige Umgang mit Kreditkartenausgaben über eine Bank (ohne Einlagenkonto) war umständlich und mühsam.

George Kutnerian, CEO von Wellpointe Inc., erinnert sich:

Als wir begannen, durch M&A zu wachsen, wollten wir für jede Tochtergesellschaft eigene Kreditkarten ausstellen. Doch das war ein langsamer, komplizierter Prozess, der viel manuelle Arbeit erforderte und fehleranfällig war.

George beschreibt seine Erfolgskriterien bei der Suche nach einer Lösung (und der Wahl von Payhawk) wie folgt:

• Eine skalierbare Lösung: Aktuell (2023) gibt es fünf Gesellschaften, mit Wachstumsplänen für 2024 und darüber hinaus
• Zentrale Verwaltung von Ausgaben (Karten & Kreditorenbuchhaltung) für alle fünf Wellpointe-Gesellschaften
• Segmentiertes Ausgaben-Tracking, korrekt zugeordnet zur jeweiligen Einheit
• Die Möglichkeit, Ausgaben direkt bei der Einreichung korrekt zu kategorisieren
• Echtzeit-Integration mit NetSuite
• Saubere Belegerfassung (keine zerknitterten oder abgelehnten Belege)

Das Team war bereit für Veränderung. Die bestehenden Prozesse verzögerten nicht nur den Monatsabschluss, sondern sorgten auch für eine hohe Arbeitsbelastung und Unsicherheiten bei der Datenqualität – sie wussten, dass es besser geht.

Ausgabenfehler eliminieren mit Payhawk

Mit mehreren Tochtergesellschaften und über 250 Mitarbeitenden in Kalifornien suchten George und sein Team nach einer Lösung, um Kartenzahlungen zu vereinfachen und die Ausgabenkontrolle sowie Genauigkeit zu verbessern.

George erklärt:

Genau da kam Payhawk ins Spiel: Wir nutzen die Lösung, um mit Echtzeitdaten kontinuierliche Finanzabschlüsse zu ermöglichen – und unsere FP&A-Fähigkeiten zu stärken. Die Tools von Payhawk im Ausgabenmanagement haben uns die Transparenz und Effizienz gebracht, die wir dringend gebraucht haben!

Seit dem Wechsel zu Payhawk hat das Team von Wellpointe Inc. seine Finanzprozesse grundlegend transformiert. Durch die Ausgabe individueller Firmenkreditkarten an die Tochtergesellschaften über Payhawk konnten manuelle, fehleranfällige Zuweisungsprozesse vollständig abgeschafft werden.

Jetzt lassen sich die Ausgaben jeder Tochtergesellschaft präzise und automatisch nachverfolgen – das reduziert nicht nur den internen Aufwand erheblich, sondern verbessert auch die Datenqualität spürbar.

Diese Veränderung hat dem Team geholfen, die volle Kontrolle über Ausgaben zurückzugewinnen und jede Transaktion in Echtzeit zu erfassen.

George ergänzt: „Mit Payhawk haben wir unsere manuellen, fehleranfälligen Zuweisungen abgeschafft. Wir können die Ausgaben jeder Tochtergesellschaft genau und automatisch verfolgen – das reduziert unseren Aufwand, verbessert die Datenqualität und gibt uns wieder volle Kontrolle über unsere Ausgaben.“

Echtzeitdaten und kontinuierlicher Abschluss als Erfolgsfaktor bei M&A

Als Leiter eines Unternehmens, das stark auf M&A setzt, weiß George genau, wie wichtig die richtige Technologie für Skalierung, Transparenz und Konsistenz ist.

Ein Beispiel dafür, wie Wellpointe Inc. unsere Technologie nutzt, ist die Unterstützung bei der Umsetzung ihrer Turnaround-Strategien im Rahmen von M&A. George erklärt, dass M&A bei Wellpointe Inc. in der Regel mit einem zweijährigen Turnaround-Plan verbunden ist – mit klar definierten Meilensteinen. Sie wissen genau, wo sie am Ende von Jahr eins und Jahr zwei stehen wollen – und verfolgen ihren Fortschritt laufend in Echtzeit.

George sagt:

Wir wollen nicht blind unterwegs sein … Und genau da hilft uns ein Tool wie Payhawk: Es zeigt uns in Echtzeit, wie wir im Vergleich zu unserem Plan stehen. So können wir rechtzeitig gegensteuern – ob in Monat zwei oder drei nach dem M&A. Wir wachen nicht erst in Monat neun auf und merken, dass wir unsere Ziele für Jahr eins womöglich nicht erreichen.

Mit Payhawk hat das Team von Wellpointe Inc. jederzeit Zugriff auf aktuelle Ausgabendaten – und kann so frühzeitig reagieren, wenn Anpassungen nötig sind. Diese detaillierte Transparenz sorgt dafür, dass sie nicht überrascht werden und ihre Jahresziele nicht durch fehlende Daten gefährden.

Unsere Firmenkarten, die vollständig integrierte Ausgabenmanagement-Software und die nahtlosen ERP-Integrationen helfen ihnen, auf Kurs zu bleiben, Meilensteine zu erreichen und böse Überraschungen zu vermeiden.

George beschreibt: „Dank Payhawks Funktion für kontinuierliche Abschlüsse sind unsere Finanzdaten immer aktuell – das ermöglicht uns fundiertere Entscheidungen!“

Optimierte FP&A bei mehreren Tochtergesellschaften

Ein weiterer entscheidender Weg, wie das Team von Wellpointe Inc. Technologie einsetzt? Um gezielt smarte Analysen für fundierte Entscheidungen im Bereich Multi-Entity-Management zu priorisieren.

George erklärt:

Payhawk hat uns geholfen, den Fokus von der täglichen Buchhaltung hin zu einer strategischeren FP&A-Funktion zu verlagern. Dieser Wandel ermöglichte es uns, uns auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren – etwa die Analyse von Abweichungen bei wichtigen Ausgaben wie Lebensmittelkosten an verschiedenen Standorten – und fundierte Entscheidungen zur Optimierung unserer Abläufe zu treffen.

Die präzisen Echtzeit-Ausgabedaten, die wir bereitstellen, helfen dem Team, die eigene Performance wirkungsvoller zu messen. George betont, wie wichtig die Datenqualität ist, um Transparenz zu gewährleisten und die Produktivität in der wachsenden Organisation zu steigern.

Wir sind innerhalb der USA an mehreren Standorten aktiv – und als Anbieter betreuter Wohnformen gehören Lebensmittel zu unseren größten Kostenfaktoren. Doch diese Kosten variieren lokal. Die Lösung von Payhawk hilft uns, diese Abweichungen zu untersuchen und zu hinterfragen: Liegt es an lokalen Gegebenheiten? Am zuständigen Einkaufspersonal? Oder an der lokalen Bezugsquelle? Heute können wir diese Fragen viel effizienter beantworten.

Das Ergebnis: Der datengetriebene Ansatz des Teams von Wellpointe Inc. verbessert nicht nur die Entscheidungsfindung, sondern macht sie auch agiler und handlungsfähiger in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Zeit sparen & Verantwortlichkeiten stärken – mit smarter Ausgabenkategorisierung

Im Gegensatz zu vielen traditionellen Ausgabenmanagement-Tools, bei denen die Buchhaltung die finale Kategorisierung übernehmen muss, ermöglicht Payhawk es Unternehmen, die Verantwortung direkt an die Ausgabenträger zu übergeben – also an jene, die alle relevanten Informationen zur Ausgabe haben. Das geschieht über integrierte, anpassbare Codes und Felder – und spart dem Finanzteam enorm viel Zeit.

George beschreibt:

Payhawk entlastet unser Buchhaltungsteam von Aufgaben, die ich als "nicht wertschöpfend" bezeichne. Ein gutes Beispiel: Unsere Ausgabenträger können ihre Transaktionen selbst kategorisieren – direkt in Payhawk. Und wenn ich kategorisieren sage, meine ich nicht nur eine Notiz, sondern echte Buchungscodes. Unser Kontenrahmen ist direkt in Payhawk integriert. Jeder, der dort Ausgaben tätigt, kann also den passenden Code auswählen. Mein Ziel ist es, dass alle Ausgaben direkt beim Kauf korrekt kategorisiert werden – und mit Payhawk habe ich meinem Team ein Tool an die Hand gegeben, das genau diese Erwartung unterstützt und eine transparente Ausgabenkultur fördert.

Diese neue Art des Ausgaben-Trackings spart nicht nur Zeit, sondern überträgt auch Verantwortung an die richtigen Stellen – und legt damit den Grundstein für eine starke, nachhaltige Ausgabenkultur.

George erinnert sich:

Nehmen wir ein Geschäftsessen. Ich lege meine Payhawk-Karte hin, der Kellner nimmt sie mit zum Bezahlen. Noch bevor er zurück am Tisch ist, habe ich bereits eine Benachrichtigung über die Transaktion auf meiner Payhawk-App erhalten. So schnell geht das.

Mit Payhawk ist der gesamte Prozess nicht nur schnell, sondern auch einfach – und macht Schluss mit Engpässen bei der Ausgabenverfolgung und -analyse.

Eine NetSuite-Integration, „so geschmeidig wie Butter“

Viele wachsende Unternehmen stellen schnell fest: Die Tools aus der Start-up-Phase reichen nicht mehr aus, wenn die Zahl der Tochtergesellschaften wächst – sei es durch Übernahmen oder organisches Wachstum. Sie brauchen ein stärkeres Rückgrat, das ihnen einen umfassenden Überblick über Finanzen, Lagerbestände, Bestellungen und Kundenbeziehungen ermöglicht.

Wenn im Intercompany-Kontext viel Geld zwischen den Einheiten fließt, entsteht schnell Reibung – und das erfordert ein fortschrittlicheres ERP-System.

Mit Payhawk können Unternehmen ihre Ausgaben über mehrere Einheiten hinweg auf einer einzigen Plattform verwalten – inklusive nahtloser ERP- und HRIS-Integrationen. Unsere Lösung ist auf die Anforderungen etablierter börsennotierter Unternehmen ebenso zugeschnitten wie auf wachsende KMUs. Sie funktioniert in über 32 Ländern – ob in den USA, im Vereinigten Königreich, im EWR oder, wie bei Wellpointe Inc., innerhalb eines Landes.

Als wachsendes Unternehmen haben wir Kapitalpartner und spezielle Reporting-Anforderungen. Wir müssen Finanzberichte für jede Einheit einzeln erstellen und gleichzeitig konsolidieren können. Mit Payhawk und der ERP-Integration fließen die Daten genau so, wie wir es für unser Multi-Entity-Setup brauchen. Die Integration von Payhawk mit NetSuite läuft so geschmeidig – ich würde sagen: wie Butter.

Fazit

Durch die Kombination aus der richtigen Technologie (Payhawk) und einem starken Team konnte Wellpointe Inc. die eigene Produktivität maximieren und die finanzielle Kontrolle deutlich verbessern.

Unsere Tools für Ausgabenmanagement haben ihre größten Herausforderungen gelöst und sie auf ihrem Weg durch die Komplexität eines Multi-Entity-Geschäftsmodells wirksam unterstützt.

George sagt:

Dank Payhawk können wir uns noch stärker auf unsere Mission konzentrieren: außergewöhnliche Betreuung für unsere Bewohner – in dem Wissen, dass unsere Finanzprozesse bestens aufgestellt sind!

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