Wellpointe Inc. krijgt grip op uitgaven over meerdere entiteiten

Het leven vóór Payhawk

Voor de overstap naar Payhawk stond het team van Wellpointe Inc. voor grote uitdagingen tijdens hun groei. Het beheren van financiële processen over meerdere entiteiten en locaties kostte veel tijd, vooral bij fusies en overnames (Mergers & Acquisitions - M&A). Hun oude werkwijze voor het beheren van creditcarduitgaven via een bankinstelling (zonder storting) was bovendien omslachtig en frustrerend.

George Kutnerian, CEO van Wellpointe Inc., herinnert zich:

Toen we begonnen te groeien via M&A wilden we creditcards uitgeven aan afzonderlijke dochterondernemingen. Maar dat proces verliep extreem traag en leidde tot een complexe, handmatige toewijzing die veel tijd kostte en foutgevoelig was.

George beschrijft zijn succescriteria bij het zoeken naar een oplossing (en het kiezen van Payhawk) als:

• Een schaalbare oplossing: het bedrijf beheert meerdere entiteiten en blijft uitbreiden met nieuwe overnames.
• Gecentraliseerde processen voor uitgavenbeheer (kaarten en crediteuren) voor vijf Wellpointe-entiteiten
• Gesegmenteerde uitgavenregistratie, gekoppeld aan de juiste entiteit
• De mogelijkheid om uitgaven correct te categoriseren bij het indienen
• Realtime integratie met NetSuite
• Duidelijke bonnetjesregistratie (dus geen verkreukelde of afgewezen exemplaren)

Het team was klaar voor verandering. De bestaande processen vertraagden niet alleen de financiële afsluitingen, maar zorgden ook voor een hoge werkdruk en zorgen over de nauwkeurigheid van gegevens. Ze wisten dat het anders en beter kon.

Foutgevoelige uitgavenprocessen elimineren met Payhawk

Met meerdere dochterondernemingen en meer dan 250 medewerkers in Californië was George samen met zijn team op zoek naar een oplossing om kaartuitgaven te vereenvoudigen en meer grip en nauwkeurigheid te krijgen op uitgaven.

George legt uit:

Toen zijn we overgestapt op Payhawk. We gebruiken de oplossing om realtime data te benutten en onze financiële afsluitingen continu up-to-date te houden – en onze FP&A-capaciteiten te versterken. De tools van Payhawk geven ons het inzicht en de efficiëntie die we hard nodig hadden!

Sinds de overstap naar Payhawk heeft het team van Wellpointe Inc. hun financiële processen volledig vernieuwd. Door zakelijke creditcards toe te wijzen aan individuele entiteiten via Payhawk, zijn de handmatige en foutgevoelige toewijzingsprocessen volledig verdwenen.

Ze kunnen nu automatisch en nauwkeurig de uitgaven per entiteit volgen. Dit bespaart intern veel werk en verhoogt de nauwkeurigheid van de data.

Dankzij deze verandering heeft het team opnieuw volledige controle over uitgaven gekregen en kunnen ze elke transactie in realtime verwerken.

George vervolgt:

Met Payhawk hebben we onze foutgevoelige, handmatige processen geëlimineerd. We kunnen nu de uitgaven per entiteit automatisch en nauwkeurig volgen. Dat helpt ons om de werkdruk te verlagen, de datanauwkeurigheid te verbeteren en weer controle te krijgen over onze uitgaven.

Realtime data en gemakkelijk de maand afsluiten als basis voor succesvolle M&A

Als leider van een bedrijf dat groeit via overnames begrijpt George hoe belangrijk technologie is voor schaalbaarheid, inzicht en consistentie.

Een voorbeeld van hoe Wellpointe Inc. onze technologie gebruikt, is als benchmarktool binnen hun M&A-strategieën. George legt uit dat M&A bij Wellpointe meestal draait om een turnaroundtraject van twee jaar, met duidelijke mijlpalen voor het eerste en tweede jaar. De voortgang wordt realtime gevolgd en bijgestuurd waar nodig.

George zegt:

We willen niet met oogkleppen op werken. Technologie zoals Payhawk helpt ons om in realtime te zien hoe we ervoor staan en te vergelijken met onze planning. Of het nu maand twee of maand drie na de overname is, we kunnen op tijd bijsturen. Zo voorkomen we dat we pas in maand negen beseffen dat we onze doelen voor jaar één misschien niet gaan halen.

Dankzij Payhawk heeft het team van Wellpointe Inc. altijd toegang tot realtime uitgavendata, zodat ze vroegtijdig kunnen bijsturen. Dit inzicht helpt hen om verrassingen te voorkomen en de jaarplandoelen daadwerkelijk te halen.

Onze zakelijke betaalkaarten, volledig geïntegreerde uitgavenbeheer-oplossing en naadloze ERP-integraties zorgen ervoor dat ze op koers blijven, hun doelen behalen en onaangename verrassingen vermijden.

George zegt het zo:

Dankzij de continue afsluitfunctionaliteit van Payhawk is onze financiële data altijd actueel. Dat stelt ons in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen!

FP&A stroomlijnen voor meerdere entiteiten

Nog een belangrijk onderdeel van hoe het team van Wellpointe Inc. technologie inzet? Slimme analyses prioriteren voor betere besluitvorming binnen multi-entity beheer.

George legt uit:

Payhawk heeft ons geholpen om de stap te maken van dagelijkse boekhouding naar een meer strategische FP&A-functie. Daardoor kunnen we ons nu richten op activiteiten met meer waarde, zoals het analyseren van afwijkingen in belangrijke kostenposten (zoals voedselkosten op verschillende locaties) en weloverwogen beslissingen nemen om onze operatie te optimaliseren.

Dankzij de nauwkeurige realtime uitgavendata die we leveren, kan het team prestaties beter meten. Volgens George is de kwaliteit van de data cruciaal om transparantie te waarborgen en de productiviteit te verhogen in een snelgroeiende organisatie.

We zijn actief op meerdere locaties in de VS. En als aanbieder van assisted living zijn voedselkosten een van onze grootste uitgaven. Maar die kosten kunnen lokaal sterk verschillen. Met Payhawk kunnen we onderzoeken waar die verschillen vandaan komen. Zijn het puur lokale factoren? Ligt het aan de persoon die lokaal inkoopt? Of aan de leveranciers? Nu kunnen we die vragen veel efficiënter beantwoorden.

Deze datagedreven aanpak versterkt niet alleen de besluitvorming, maar stelt het team ook in staat om wendbaar en proactief te blijven in een concurrerende markt.

Tijd besparen en verantwoordelijkheid stimuleren met uitgavencodering

In tegenstelling tot veel traditionele uitgavenbeheer-platforms, waarbij de boekhouding de uiteindelijke codering moet doen, stelt Payhawk bedrijven in staat om die verantwoordelijkheid te verplaatsen naar de daadwerkelijke uitgever. Dankzij ingebouwde aanpasbare categorieën en velden bespaart het finance-team veel tijd.

George vertelt:

Payhawk helpt ons om de boekhouding vrij te maken van wat ik zie als activiteiten die geen waarde toevoegen. Een goed voorbeeld is dat we onze medewerkers nu zelf hun transacties laten coderen. En met coderen bedoel ik niet simpelweg een notitie toevoegen. Ons rekeningschema zit in Payhawk, dus iedereen die uitgeeft, kan direct de juiste categorie selecteren. Uiteindelijk wil ik dat elke uitgave direct bij het doen correct wordt gecodeerd. En met Payhawk hebben we een tool die die verwachting ondersteunt en helpt bij het opbouwen van een transparante uitgavencultuur.

Deze manier van werken bespaart niet alleen tijd, maar vergroot ook het eigenaarschap bij de gebruiker en versterkt de uitgavencultuur in de hele organisatie.

George illustreert dit met een praktijkvoorbeeld:

Stel, we hebben een zakendiner. Ik reken af met mijn Payhawk-kaart en de ober gaat ermee naar achter. Nog voordat hij terug is aan tafel, heb ik al een melding van de transactie in de mobiele app van Payhawk. Zo snel gaat het.

De aanpak met Payhawk is dus niet alleen efficiënt, maar ook gebruiksvriendelijk en voorkomt vertraging in het bijhouden en analyseren van uitgaven.

NetSuite-integratie die vlekkeloos verloopt

Veel snelgroeiende bedrijven merken dat hun oude systemen niet meer voldoen zodra ze meerdere entiteiten beheren, via M&A of organische groei. Dan is er behoefte aan een robuust fundament dat inzicht biedt in alles: van financiën en voorraadbeheer tot orders en klantrelaties.

Als er veel geld tussen entiteiten beweegt, ontstaan er frictiepunten. Dan heb je een geavanceerd ERP-systeem nodig om dat in goede banen te leiden.

Bij Payhawk helpen we klanten om uitgavenbeheer voor meerdere entiteiten te stroomlijnen via één platform en naadloze koppelingen met ERP- en HRIS-systemen. Onze oplossing is geschikt voor zowel beursgenoteerde bedrijven als snelgroeiende MKB’s, actief in meer dan 32 landen. Van de VS tot het VK en de EER. Ook voor nationale operaties, zoals bij Wellpointe Inc., biedt dit schaalbaar voordeel.

Als groeibedrijf werken we met investeringspartners en hebben we specifieke rapportage-eisen. We moeten financiële gegevens per entiteit kunnen segmenteren en ook geconsolideerd kunnen rapporteren. Dankzij Payhawk en de ERP-integratie stroomt de data op een manier die perfect past bij dat multi-entity model. De integratie met NetSuite loopt zó soepel... ik zou zeggen: als boter.

Conclusie

Door de juiste technologie (Payhawk) te koppelen aan een sterk team, heeft Wellpointe Inc. productiviteit gemaximaliseerd en meer financiële controle gerealiseerd.

Onze tools voor uitgavenbeheer hebben hun grootste knelpunten opgelost en ondersteunen het bedrijf in de complexe wereld van multi-entity operaties.

George zegt het zo:

Dankzij Payhawk kunnen we ons nog beter richten op onze missie: het leveren van uitzonderlijke zorg aan onze bewoners, met de zekerheid dat onze financiële processen in goede handen zijn.

Ook ontdekken hoe Payhawk jouw groeiende bedrijf kan ondersteunen? Plan vandaag nog een persoonlijke demo.