Hoe je uitgaven beter zichtbaar kunt maken en wat je ermee kunt doen

Toegang krijgen tot duidelijke, realtime uitgavengegevens kan organisaties zoals het jouwe veel voordelen opleveren. Van het opsporen van financiële inefficiënties en het optimaliseren van uitgaven tot het nemen van weloverwogen beslissingen en het verbeteren van de winstgevendheid, transparante uitgavengegevens kunnen een enorm verschil maken voor de financiële strategie van je bedrijf.

Maar hoewel de zichtbaarheid van uitgaven van vitaal belang is voor het volgen, beheren en rapporteren van uitgaven, is het niet altijd gemakkelijk - vooral niet als je meerdere losgekoppelde oplossingen gebruikt en probeert de punten met elkaar te verbinden.

Een recent IFP Spend Management Pulse Report belicht de uitdagingen waar veel organisaties mee te maken hebben en dit artikel gaat in op een aantal van de grootste.

Meer dan een kwart van de bedrijven heeft geen real-time inzicht in gegevens

Naast andere uitdagingen, zoals menselijke fouten, tijdverlies door afstemming en ineffectieve software, heeft 28% van de middelgrote bedrijven hulp nodig bij het in real-time inzichtelijk maken van uitgaven en gegevens.

En ondanks dat 51% zegt dat hun algemene uitgavenbeheer 'zeer goed' is, zegt 24% dat ze zich ongelooflijk veel zorgen maken over bedrijfsuitgaven.

Om een impactvolle en effectieve strategie voor uitgavenbeheer te leveren, moet je de delicate balans beheersen tussen het stimuleren van de uitgaven van medewerkers om wendbaarheid en groei te ondersteunen en tegelijkertijd overbesteding en uitgaven buiten het beleid te beperken.

Slechts 28% van de werknemers is bevoegd om geld uit te geven.

Op de vraag over uitgavencontrole en autorisatie antwoordde 50% van de financiële leiders dat alle uitgaven vooraf moeten worden goedgekeurd.

Voor veel CFO's en financiële leiders is de voor de hand liggende oplossing om alle uitgaven vooraf goed te keuren met processen zoals inkooporders (PO). PO-systemen kunnen enorm nuttig zijn voor grotere uitgaven, maar zijn niet altijd de beste oplossing voor kleinere on-the-go uitgaven.

Maar het ideale scenario zou zijn om gebruik te maken van een oplossing met PO, vergoedingen en zakelijke betaalkaarten (met ingebouwde controles) in één. Door een allesomvattende oplossing te gebruiken die al deze processen dekt, kun je ervoor zorgen dat al je zaken gedekt zijn; grotere uitgaven vormen geen risico, en kleinere of projectuitgaven kunnen flexibel blijven.

Je kunt werknemers ook meer macht geven, bijvoorbeeld met bedrijfskaarten met limieten, controles en automatische goedkeuringen, zodat je werknemers geld kunnen uitgeven zonder dat ze voortdurend het beleid hoeven te lezen.

*Onderstaande afbeelding is in het Engels
Bron: Payhawk Spend Management Report

43% van de bedrijven wil de zichtbaarheid van uitgaven verbeteren

Wil je je minder zorgen maken over te hoge uitgaven? Dan heb je realtime inzicht nodig in je uitgavengegevens. En veel andere financiële teams zijn het hiermee eens: 43% (kleine bedrijven en 35% (grote bedrijven) van de financiële leiders zegt dat ze prioriteit geven aan het verbeteren van de zichtbaarheid van uitgaven in hun organisatie.

Hoe willen deze bedrijven de zichtbaarheid van hun uitgaven verbeteren? In een notendop, door te investeren in initiatieven op het gebied van uitgavenbeheer. 22% van de bedrijven is zelfs van plan om tussen de $500.000 en $1 miljoen te investeren om hun uitgavenbeheerprocessen te verbeteren met tools en andere initiatieven.

Financiële leiders zien duidelijk het belang in van het gebruik van de meest effectieve tools voor uitgavenbeheer, maar hoe weten ze welke ze moeten kiezen?

Simpel gezegd moeten de juiste oplossingen voor uitgavenbeheer organisaties realtime inzicht geven in de uitgavengegevens van het hele bedrijf of van meerdere entiteiten, alle financiële processen stroomlijnen om uren en zelfs dagen te besparen (van het vastleggen van bonnetjes tot real-time reconciliatie), en helpen bij het vastleggen van uitgaven op een manier die ervoor zorgt dat boekhoudkundige gegevens naadloos overgaan in een gekozen ERP- of boekhoudsoftware.

Hoe bereik je ongeëvenaarde zichtbaarheid van uitgaven?

Zichtbaarheid van uitgaven is van het grootste belang; het is de basis van alle zakelijke beslissingen. Zonder deze zichtbaarheid kun je eenvoudigweg niet plannen, prognosticeren of je bedrijf laten groeien.

Inefficiënt uitgavenbeheer leidt tot vertragingen in goedkeuringen, een afname in de productieactiviteit van medewerkers en kan leiden tot meer fouten in het hele uitgavenbeheerproces. Dit kan leiden tot frauduleuze onkostendeclaraties, onjuiste belastinggegevens, te hoge uitgaven en nog veel meer.

"We vertrouwen op de aanpasbare klasse-instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties om prestaties te analyseren. Of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is zeer nuttig bij het toewijzen van uitgaven", zegt Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play Hospitality.

"Aan het einde van de periode kijken we naar twee dingen. Ten eerste, hebben we onze uitgaven goed kunnen voorspellen? Hiervoor geven we Payhawk direct door aan onze locatiemanagers, zodat zij kunnen rapporteren waar ze geld aan uitgeven. Deze aanpak betekent dat ze de uitgaven kunnen vergelijken met hun budget en ervoor kunnen zorgen dat ze in elke grootboekcategorie aan het budget voldoen. Vervolgens kijken we aan het einde van de periode naar de variatie ten opzichte van het budget - of een uitgavencategorie boven of onder het budget uitkwam. Payhawk stelt ons in staat om snel te zien of er sprake is van overbesteding op specifieke plaatsen in onze P&L. Bijvoorbeeld als we zien dat we te veel of meer uitgeven aan DJ's op een bepaalde locatie dan verwacht." Andrew vervolgt.

Bij Payhawk, houd je met onze uitgebreide uitgavenbeheer tool volledige controle over de uitgaven van al je entiteiten, zonder afbreuk te doen aan de gebruikerservaring of inefficiënties te creëren.

Multi-entity management

Het Group Dashboard van Payhawk stroomlijnt het beheer van meerdere entiteiten en biedt een centraal overzicht van uitgaven, inclusief banktransacties, vergoedingen, facturen en abonnementen. Met behulp van het dashboard kun je eenvoudig topbestedingen per team en entiteit identificeren en krijg je een duidelijk beeld van de cashflow over entiteiten en valuta's heen. Bovendien kun je met waarschuwingen voor een laag saldo snel actie ondernemen voordat je in lastige situaties terechtkomt.

Real-time zichtbaarheid en integraties

Om financiële beslissingen op korte en lange termijn te kunnen nemen, heb je realtime inzicht in je uitgaven nodig. En met onze intelligente software voor uitgavenbeheer en directe integraties heb je het inzicht binnen handbereik. Integratie met je ERP- of boekhoudsystemen betekent dat je gegevens direct worden bijgewerkt; iedereen werkt met dezelfde gegevens en er is geen ruimte voor miscommunicatie.

Controle op uitgaven en bedrijfskaarten voor werknemers

Door werknemers hun eigen bedrijfspas te geven, maak je uitgaven controleerbaar. Je kunt kaartlimieten instellen en een uitgavenbeleid opstellen om uitgaven bij te houden, overbesteding tegen te gaan en werknemers tegelijkertijd de vrijheid te geven om binnen een kader uit te geven.

Bestedingscontroles worden geregeld vanaf een centraal dashboard, dus als er zorgen zijn over kaartactiviteiten, kunnen kaarten binnen enkele seconden worden geblokkeerd binnen de app.

Leon Steenbrink, CFO bij Mercell Nederland, zegt: "Mijn favoriete [Payhawk] functie is de mogelijkheid om een uitgavenbeleid toe te wijzen aan medewerkers. Ik vind het prettig omdat het medewerkers in staat stelt hun functie uit te voeren zonder toestemming te vragen om geld uit te geven dat ze al hebben begroot."

Slimme ontvangstgegevens en automatische reconciliatie

Met onze Optical Character Recognition (OCR)-technologie maken werknemers een foto van hun kassabon vanuit de Payhawk-app, waarna de benodigde kassabon- of factuurgegevens direct worden geëxtraheerd en gecategoriseerd als kassabon of factuur, zodat ze correct kunnen worden verwerkt door de boekhouding.

Door dit deel van het proces te automatiseren, worden fouten verminderd en hoeven werknemers minder tijd te besteden aan het handmatig kopiëren van gegevens, en zodra de bonnetjes zijn geüpload, worden ze automatisch vergeleken met transacties op de bankrekening.

Aangepaste goedkeuringsworkflows en goedkeuringsfilters voor uitgaven

Stel je eigen aangepaste workflows in voor bepaalde typen uitgaven of uitgavenverzoeken en breng goedkeuringsketens in overeenstemming met het uitgavenbeleid van het bedrijf, hoe complex deze ook zijn. Dit geeft je meer controle en flexibiliteit over het uitgavenprocessen, zodat alle bedrijfsuitgaven binnen het beleid blijven en onnodige of dubbele kosten tot een minimum worden beperkt.

Met onze goedkeuringsfilters voor uitgaven kun je uitgaven filteren op status (goedgekeurd, in behandeling, enz.), waardoor financieel managers een beter overzicht krijgen van uitgaven, zodat ze de cashflow beter kunnen beheren en zich beter aan budgetten kunnen houden.

Abonnementenbeheer

Negenentwintig procent van de bedrijfsuitgaven gaat naar facturen, wat betekent dat als er dubbele of slapende abonnementen zijn waar je geld aan verspilt. Met onze abonnementenbeheer functie kun je verborgen kosten snel en efficiënt ontdekken.

Beoordeel maandelijkse abonnementsschommelingen en wijs direct probleemgebieden aan om snel te handelen en overbesteding te voorkomen.

De volgende stappen

Lees meer over de uitdagingen waar financiële professionals zoals jij voor staan op het gebied van uitgavenbeheer, waaronder uitgavenbeheersing en zichtbaarheid, door het Payhawk Spend Management rapport te downloaden. Of, als je Payhawk's uitgavenbeheer in actie wilt zien, boek dan vandaag nog een demo.