Cómo puede tu empresa mejorar la visibilidad sobre el gasto

Acceder a datos de gastos claros y en tiempo real puede brindar muchas ventajas a organizaciones como la tuya. Desde detectar ineficiencias financieras y optimizar el gasto hasta tomar decisiones informadas y mejorar la rentabilidad, contar con datos de gasto transparentes puede marcar una enorme diferencia en la estrategia financiera de tu empresa.

Sin embargo, aunque la visibilidad del gasto es vital para seguir, gestionar y elaborar informes sobre los gastos, no siempre es fácil conseguirla, especialmente si utilizas varias soluciones desconectadas e intentas relacionar los datos.

El reciente informe IFP Spend Management Pulse realizado en colaboración con Payhawk destaca los retos a los que se enfrentan muchas organizaciones, y este artículo aborda algunos de los más importantes.

Más de una cuarta parte de las empresas carecen de visibilidad sobre los datos en tiempo real

Además de otros retos, como errores humanos, tiempo malgastado en la conciliación y software ineficaz, el 28% de las medianas empresas necesita ayuda para obtener visibilidad y datos del gasto en tiempo real.

Y a pesar de que el 51% afirma que sus prácticas generales de gestión de gastos son "muy buenas", el 24% manifiesta una gran preocupación por el gasto corporativo.

Para ofrecer una estrategia de gestión de gastos impactante y eficaz, debes dominar el delicado equilibrio entre permitir el gasto de los empleados para promover la agilidad y el crecimiento de la empresa y, al mismo tiempo, reducir el gasto excesivo y fuera de política.

Solo el 28% de los empleados tiene autonomía para gastar

Cuando se les preguntó por el control y la autonomía en los gastos, el 50% de los responsables financieros señaló que todos los gastos deben aprobarse previamente.

Para muchos CFO y responsables de finanzas, la solución obvia es aprobar previamente todos los gastos con procesos como las órdenes de compra. Los sistemas de órdenes de compra pueden ser muy útiles para gastos grandes, pero no siempre son los más adecuados para gastos menores e imprevistos.

Lo ideal sería aprovechar una solución todo en uno que incluya órdenes de compra, reembolsos y tarjetas corporativas (con controles integrados). Al utilizar una solución completa que abarque todos estos procesos, puedes asegurarte de que todas tus necesidades estén cubiertas; los gastos más grandes no crean riesgos, y los gastos más pequeños o de proyectos se mantienen ágiles.

También puedes dar más libertad a tus empleados usando tarjetas corporativas con límites, controles y aprobaciones automáticas, permitiéndoles gastar sin tener que repasar las políticas continuamente.

El 43% de las empresas quiere mejorar la visibilidad de sus gastos

¿Quieres dejar de preocuparte por que se gaste más de la cuenta? Necesitas visibilidad en tiempo real de tus datos de gasto. Muchos equipos financieros están de acuerdo: el 43% (pequeñas empresas) y el 35% (grandes empresas) de los responsables financieros consideran prioritaria la mejora de la visibilidad de los gastos en sus organizaciones.

¿Cómo piensan estas empresas mejorar la visibilidad de los gastos? Básicamente, invirtiendo en iniciativas de gestión de gastos. De hecho, el 22% de las empresas tiene previsto invertir entre 500.000 y 1 millón de dólares para mejorar sus procesos de gestión de gastos con herramientas y otras iniciativas.

Los responsables financieros ven claramente la importancia de utilizar las herramientas más eficaces para la gestión del gasto, pero ¿cómo saben cuáles elegir?

En pocas palabras, las soluciones de gestión de gastos adecuadas deben ofrecer a las organizaciones visibilidad en tiempo real de los gastos de toda la empresa o de la gestión de gastos de múltiples entidades, agilizar todos los procesos financieros para ahorrar horas e incluso días (desde la extracción de los datos de los recibos hasta la conciliación en tiempo real), y ayudar a recopilar los gastos de forma que los datos contables fluyan sin problemas hacia el ERP o software de contabilidad elegido.

Cómo lograr una visibilidad excepcional sobre los gastos

Tener visibilidad sobre todos los gastos es fundamental, dado que es la base de todas las decisiones de la empresa. Sin esta visibilidad, simplemente no puedes planificar, prever o hacer crecer tu negocio.

Las ineficiencias en la gestión de gastos causarán retrasos en las aprobaciones y una disminución de la productividad de los empleados, además de que pueden aumentar los errores en todo el proceso de gestión de gastos. Esto te expone a reclamaciones de gastos fraudulentos, información fiscal incorrecta y gastos excesivos, entre muchas otras cosas más.

"Nos apoyamos en la configuración de categorías personalizables de Payhawk para distinguir entre locales y analizar su rendimiento. Ya sea para categorizar entre locales o para asignarlos al código correcto del libro mayor, resulta extremadamente útil para la asignación de gastos", afirma Andrew Jacobi, vicepresidente de Finanzas de EE. UU. en State of Play Hospitality.

"Al final del periodo, nos fijamos en dos cosas. En primer lugar, ¿hemos sido capaces de prever nuestros gastos correctamente? Para ello, ponemos Payhawk directamente en manos de los gerentes de nuestros locales para que puedan informar de en qué gastan el dinero. De este modo, pueden hacer un seguimiento de los gastos con respecto a su presupuesto y asegurarse de que lo están cumpliendo en cada categoría del libro mayor. A continuación, al final del periodo, examinamos la desviación con respecto al presupuesto, es decir, si una categoría de gasto ha superado o no el presupuesto. Payhawk nos permite detectar rápidamente si hay un exceso de gasto en lugares específicos de nuestra cuenta de resultados. Por ejemplo, si vemos que estamos gastando demasiado o más de lo previsto en DJs en un local concreto", continúa Andrew.

En Payhawk, nuestro completo software de gestión de gastos te brinda un control absoluto sobre los gastos en todas tus entidades sin comprometer la experiencia del usuario ni crear ineficiencias.

Gestión multi-entidad

El Panel de Grupo de Payhawk simplifica la gestión multi-entidad, ofreciendo una vista centralizada de los gastos, que incluye transacciones bancarias, reembolsos, facturas y suscripciones. Este panel te ayuda a identificar fácilmente a los miembros que más gastan de cada equipo y entidad y te brinda una imagen clara del flujo de caja en todas las entidades y divisas. Además, las alertas de saldo bajo te permiten actuar rápidamente antes de que se presenten situaciones complicadas.

Visibilidad en tiempo real e integraciones

Para tomar decisiones financieras a corto y largo plazo es necesario conocer los gastos en tiempo real. Con nuestro software inteligente de gestión de gastos y las integraciones nativas, tienes toda la información a tu alcance. La integración con tu ERP o sistemas de contabilidad significa que tus datos se actualizan al instante, por lo que todo el mundo trabaja con la misma información y no hay margen para malentendidos.

Controles de gasto y tarjetas corporativas para empleados

Al asignar a los empleados sus propias tarjetas corporativas, haces que se responsabilicen de los gastos. Puedes establecer límites en las tarjetas y crear políticas de gasto para controlar los gastos, reduciendo así el gasto excesivo, mientras das libertad a los empleados para gastar dentro de un marco definido.

Los controles de gasto se gestionan desde un panel centralizado, lo que permite congelar las tarjetas en cuestión de segundos desde la aplicación si se detecta alguna actividad inusual.

Leon Steenbrink, director financiero en el mercado de adquisiciones Mercell Nederland, afirma:

Mi función [de Payhawk] favorita es la posibilidad de asignar políticas de gasto a los empleados. Me gusta porque permite a los empleados desempeñar su función sin tener que pedir permiso para gastar dinero que ya han presupuestado.

Extracción inteligente de los datos de recibos y conciliación automática

Nuestra tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite a los empleados tomar una foto de su recibo desde la aplicación Payhawk, y los datos necesarios del recibo o factura se extraen y categorizan instantáneamente como recibo o factura para que puedan ser procesados correctamente por contabilidad.

La automatización de esta parte del proceso reduce los errores y el tiempo que los empleados dedican a copiar manualmente los datos. Una vez cargados, los datos de los recibos se concilian automáticamente con las transacciones de la cuenta bancaria.

Flujos de aprobación personalizados y filtros para la aprobación de gastos

Establece tus propios flujos de aprobación personalizados para determinados tipos de gastos o solicitudes de gastos y adáptalos a las políticas de gastos de la empresa, por complejas que sean. Esto te da un mejor control y flexibilidad sobre tus procesos de gasto, al tiempo que aseguras que todos los gastos de la empresa se ajustan a la política y minimizas los costes innecesarios o duplicados.

Nuestros filtros de aprobación de gastos permiten filtrar los gastos por estado (aprobados, pendientes, etc.), lo que ofrece a los responsables financieros una mayor visibilidad sobre los gastos, ayudándoles a gestionar mejor el flujo de caja y a ajustarse a los presupuestos.

Gestión de suscripciones

El 29% del gasto empresarial se destina a facturas, lo que significa que si tienes suscripciones duplicadas o inactivas en las que estás malgastando tu dinero, necesitas saberlo. Con nuestro software de gestión de gastos de suscripciones, puedes descubrir costes ocultos de forma rápida y eficaz.

Evalúa los cambios de precio mensuales de tus suscripciones y localiza al instante las áreas problemáticas para actuar con rapidez y reducir el gasto excesivo.

Tus próximos pasos

Conoce los retos a los que se enfrentan otros profesionales de las finanzas como tú a la hora de gestionar los gastos de su empresa, incluidos los controles de gastos y la visibilidad, descargando el informe de gestión de gastos de Payhawk. ¿Prefieres ver por ti mismo cómo funcionan los controles de gastos de Payhawk? Habla con uno de nuestros expertos hoy mismo y descubre cómo te pueden ayudar a mejorar la gestión de tus gastos.