Vous manquez de visibilité sur les dépenses de votre entreprise ? Rassurez-vous : vous n’êtes pas seul. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des moyens d’améliorer cette visibilité, mais aussi d’en tirer parti d’un point de vue stratégique. On vous explique comment dans cet article.
L’accès en temps réel aux données sur les dépenses de l’entreprise est un avantage à ne surtout pas négliger. De la détection des possibles erreurs à l’optimisation des dépenses, en passant par la prise de décisions éclairées et à l’amélioration de la
rentabilité, des données de dépenses transparentes peuvent faire une énorme différence dans la stratégie financière de votre entreprise.
Mais si la visibilité est essentielle pour le suivi et la gestion des dépenses d’entreprise, elle n’est pas toujours aisée. Une récente étude menée par Payhawk sur plus de 1000 leaders de la finance en Europe montre ainsi l’existence d’un fossé numérique pour la fonction finance. Ainsi, seuls 35 % des DAF déclarent que les technologies en place répondent à leurs besoins actuels et qu’elles sont capables de soutenir la croissance.
À ce titre, quels sont les principaux défis auxquels les organisations sont aujourd’hui confrontées ?
Interrogés sur les principaux problèmes qu’ils ont rencontrés avec leurs outils technologiques au cours de l’année écoulée, 99% des DAF déclarent avoir rencontré des difficultés. Un chiffre majeur ! Et ces difficultés sont majoritairement liées aux données : visibilité limitée (51 %), mauvaise compréhension (44 %), retards (42 %) et données inexactes (37 %).
De même, moins d’un quart (23%) des personnes interrogées pensent que leurs outils technologiques actuels les aident à obtenir de vrais insights, tandis que la quantité de données à traiter augmente.
Or, il est très difficile (si ce n’est même impossible) d’exploiter des données pour soutenir une prise de décision efficace si ces informations ne sont ni structurées, ni facilement accessibles.
Pour mettre en place une stratégie de gestion des dépenses optimale, l’entreprise doit pourtant trouver le juste équilibre entre la responsabilisation des salariés et la réduction des dépenses excessives. Ce qui implique d’avoir une visibilité claire et en temps réel sur les flux de données !
Interrogés sur le contrôle et la responsabilisation des collaborateurs en matière de dépenses, la moitié des responsables financiers ont déclaré que toutes les dépenses devaient être préapprouvées dans leur entreprise.
Mais ce processus, parfois long et chronophage, peut manquer d’efficacité. L’idéal serait donc de mettre en place une solution combinant reçus, remboursements et cartes d’entreprise avec contrôles intégrés. En utilisant une telle solution, vous vous assurez que toutes les bases sont couvertes, tout en responsabilisant les salariés avec des cartes dotées de plafonds, de contrôles et d’autorisations automatiques. Cela leur permet de réaliser les dépenses nécessaires en toute autonomie, sans avoir à se référer constamment à la politique de l’entreprise en la matière.
Notre étude montre que 93% des DAF interrogés estiment que leur rôle s’est élargi au cours des 3 dernières années. De même, 65% d’entre eux pensent qu’ils doivent être plus ouverts et assumer davantage de responsabilités en matière de stratégie d’entreprise.
Mais comment faire, dans la mesure où les outils sur lesquels les DAF se sont longtemps reposés ne répondent plus à leurs besoins actuels ? Pour remédier à ce déséquilibre, les DAF savent qu’ils n’ont pas d’autre choix que d’investir dans de nouvelles technologies, et notamment celles qui visent à accélérer la croissance plutôt qu’à simplement réduire les coûts.
À ce titre, l’investissement dans des solutions de cybersécurité, de comptabilité fournisseurs et de gestion des dépenses fait partie des priorités pour les DAF interrogés sur les 5 prochaines années.
Une chose est sûre : le rôle de la direction financière évolue et devient de plus en plus stratégique. D’où l’importance d’avoir accès à des données en temps réel et de qualité. Dans ce contexte, il est désormais essentiel, pour les DAF, de disposer d’un ensemble de technologies agiles et adaptées à leur fonction.
Vous le savez, la visibilité des dépenses est primordiale : elle est à la base d’une prise de décisions stratégiques efficace. En effet, c’est elle qui va conditionner la planification et le développement de votre activité.
Par ailleurs, une mauvaise gestion des dépenses risque d’entraîner des erreurs, des retards dans les approbations, ou encore une diminution de la productivité des salariés. Demandes de remboursement frauduleuses, informations fiscales incorrectes, dépenses excessives… Les risques qui guettent les entreprises mauvaises gestionnaires sont nombreux.
Heureusement, les solutions technologiques permettent d’éviter ces écueils fréquents. Chez Payhawk, notre plateforme de gestion des dépenses vous permet ainsi de garder un contrôle total sur les dépenses de toutes vos entités sans compromettre l’expérience utilisateur. Découvrez ici quelques-unes de nos nombreuses fonctionnalités :
Le tableau de bord de Payhawk rationalise la gestion multi-entités en offrant une vue centralisée des dépenses, y compris les transactions bancaires, les remboursements, les factures et les abonnements. Grâce à ce tableau de bord, vous pouvez facilement identifier les plus grosses dépenses par équipe et par entité et obtenir une image claire des différents flux de trésorerie. De plus, les alertes en cas de solde faible vous permettent d’agir rapidement. Comme le dit le fameux adage : mieux vaut prévenir que guérir !
La prise de décisions à court et à long terme nécessite une visibilité en temps réel sur les dépenses. Grâce à notre logiciel intelligent de gestion des dépenses et à nos intégrations natives, vous disposez de ces informations en un clin d'œil.
Par ailleurs, l’intégration avec votre ERP ou vos systèmes comptables signifie que vos données sont mises à jour instantanément ; tout le monde travaille à partir des mêmes données, sans erreurs ni malentendus possibles.
En attribuant à vos collaborateurs leur propre carte d’entreprise, vous responsabilisez et autonomisez leurs dépenses. Vous pouvez ainsi fixer des plafonds personnalisés et créer des politiques de dépenses pour un meilleur suivi et une gestion optimisée. Chez Payhawk, les dépenses sont contrôlées à partir d’un tableau de bord centralisé, de sorte que si l’activité de la carte est suspecte, elle peut être bloquée dans l’application en quelques secondes.
Grâce à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), les salariés ont juste à prendre une photo de leur reçu depuis l’application Payhawk, et les données nécessaires sont instantanément extraites puis classées. Elles peuvent ensuite être traitées par le service comptable. L’automatisation du processus réduit les erreurs potentielles et le temps passé par les salariés sur la gestion de leurs dépenses. À la clé : une gestion simple et efficace des notes de frais, sans fraude possible !
Le petit plus : une fois téléchargées, les données des reçus sont automatiquement rapprochées des transactions du compte bancaire.
Avec Payhawk, vous pouvez définir vos propres workflows personnalisés et aligner les chaînes d’approbation sur les politiques de dépenses de l’entreprise, quelle que soit leur complexité.
Vous bénéficiez ainsi d’un meilleur contrôle et d’une plus grande flexibilité sur vos processus de dépenses, tout en vous assurant que l’ensemble des dépenses de l’entreprise sont conformes à sa politique. Vous réduisez aussi au minimum les coûts inutiles ou les doublons.
Nos filtres d'approbation des dépenses vous permettent également de filtrer les dépenses par statut (approuvées, en attente, etc.), ce qui aide les responsables financiers à mieux gérer les flux de trésorerie et à respecter les budgets.
29% des dépenses d’entreprise concernent les factures. Grâce à notre fonctionnalité de gestion des dépenses d’abonnement, vous pouvez les rationaliser en découvrant l’existence d’abonnements en double ou inactifs, et traquer les coûts cachés rapidement.
Enfin, vous avez également la possibilité d’évaluer les fluctuations mensuelles des coûts liés aux abonnements et d’agir rapidement pour réduire les dépenses excessives.
Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de Payhawk ? Prenez rendez-vous avec l'un de nos experts.
L'équipe éditoriale de Payhawk est composée de professionnels de la finance chevronnés, forts de plusieurs années d'expérience dans la gestion des dépenses, la transformation numérique et la Fintech. Nous avons pour objectif de fournir à nos lecteurs un contenu riche et qualitatif.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
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