Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des abonnements ?

En 2024, le marché de la gestion de la facturation des abonnements devrait atteindre les 6,85 milliards de dollars, signe de son fort dynamisme. Un chiffre qui pourrait monter à 22 032,8 millions de dollars en 2032 !

Alors, en quoi la gestion des abonnements est-elle cruciale pour les entreprises, et ce quelle que soit leur taille ? Quels sont les avantages que celles-ci peuvent en retirer ? Enfin, quelle stratégie adopter pour une bonne gestion de ses abonnements ?

Réponses dans cet article.

Qu’est-ce que la gestion des abonnements et pourquoi est-elle essentielle pour les entreprises ?

Le modèle de facturation par abonnement est un business model qui permet aux entreprises de fournir à leurs clients des produits ou des services de manière réitérée, à des intervalles prédéfinis et moyennant des frais fixes. Ces paiements récurrents peuvent être effectués de manière personnalisée, ou bien chaque semaine, chaque mois ou encore chaque année.

Pour les entreprises, le modèle d’abonnement a l’avantage de fournir une source de revenus prévisible et stable, car les clients sont généralement liés par une obligation contractuelle pendant une certaine période. Elles peuvent ainsi prévoir leurs flux de trésorerie et optimiser leur budget. Par ailleurs, les modèles d’abonnement contribuent à fidéliser les clients (car ces derniers sont plus susceptibles de poursuivre avec un produit ou un service qu’ils paient régulièrement), et donc à réduire le taux d’attrition.

Lorsque c’est l’entreprise qui bénéficie de ces abonnements, les choses peuvent être un peu plus complexes. En effet, les abonnements font partie des charges fixes, au même titre que le loyer ou les salaires. Et, à partir d’un certain nombre, leur gestion se complique. L’automatisation s’impose alors comme la meilleure solution pour faciliter la gestion des abonnements, via un logiciel adapté disposant de fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Quels sont les avantages d’une gestion efficace des abonnements ?

Pour les organisations, le modèle de la facturation par abonnement présente de nombreux avantages. Voici les plus importants (cette liste est non exhaustive !) :

Une flexibilité accrue

Les logiciels par abonnement ont l’avantage de pouvoir accompagner les entreprises en fonction de leurs besoins et de leur rythme de croissance. Un changement de gamme, la souscription d’un nouveau service… Il est possible de faire évoluer son outil de manière simple et flexible, dès que le besoin se fait sentir.

La fidélisation de la clientèle

Par sa nature particulière, le modèle de l’abonnement permet de fidéliser les clients. En effet, le contrat d’abonnement est reconduit chaque mois ou chaque année, ce qui permet de réduire les résiliations. Ainsi, le client qui a besoin d’un produit ou d’un service particulier sera peu enclin à changer de fournisseur, car les démarches à réaliser sont plus complexes.

Un coût avantageux

A usage comparable, c’est-à-dire en tenant compte du rapport qualité/prix et de la question de la gestion des risques, le coût de l’abonnement est bien souvent plus avantageux pour l'entreprise cliente.

Un suivi complet

La mise en place d’un logiciel de gestion des abonnements permet aux entreprises de bénéficier de fonctionnalités de reporting pour suivre chaque abonnement de manière simple et rapide, et ainsi optimiser les coûts afférents.

Une conformité légale et réglementaire garantie

La législation fiscale, comptable ou relative à la protection des données est très évolutive. Si elle ne se tient pas au courant des changements en la matière, l’entreprise peut potentiellement se mettre en danger. L’abonnement comporte à ce titre un avantage majeur : les mises à jour du logiciel sont incluses et sont effectuées sans nécessité pour l’utilisateur d’intervenir.

La construction d’une relation client approfondie

Le business model de l’abonnement permet d’établir un lien durable et de qualité avec ses fournisseurs. Côté entreprise, il offre également la possibilité de disposer d’une riche base de données clients, que l’on peut utiliser pour développer son activité professionnelle. Par exemple : en proposant des produits ou services complémentaires, des fonctionnalités innovantes, etc.

La réduction des coûts opérationnels

Enfin, la mise en place d'un système de gestion des abonnements permet de rationaliser des tâches administratives nécessaires mais chronophages, et de sortir d’une gestion manuelle peu efficace. En utilisant une solution de gestion des abonnements, les entreprises bénéficient ainsi d’un gain de temps et d’argent, tout en offrant à leur personnel administratif la possibilité de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Comment une bonne gestion des abonnements peut-elle optimiser les finances de l’entreprise ?

Une bonne gestion des abonnements est donc cruciale pour optimiser les finances d'une entreprise. En effet, celle-ci permet de mieux contrôler les coûts récurrents, d’augmenter le fonds de roulement et d'éviter les dépenses superflues. Par ailleurs, en mettant en place un suivi des abonnements, l’entreprise peut identifier les services sous-utilisés ou superflus, ce qui permet de réallouer les ressources financières vers des activités à plus forte valeur ajoutée.

Une gestion proactive des abonnements contribue également à une meilleure prévisibilité budgétaire, car elle facilite la planification des dépenses à long terme. Enfin, en centralisant les informations sur les abonnements, les entreprises peuvent automatiser les processus de facturation et de renouvellement, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de paiements en retard, ce qui améliore encore leur efficacité financière.

Les risques liés à une mauvaise gestion des abonnements

La facturation par abonnement a certes de nombreux avantages. Pour autant, ce modèle peut s’avérer complexe à mettre en place. Il n’est pas non plus sans risques. Le plus important est de connaître précisément ces risques, ce qui permet de prendre des mesures pour les limiter autant que possible.

Ainsi, une mauvaise gestion du modèle des abonnements peut mettre en péril l’entreprise sur le plan financier. C’est le cas lorsque l’entreprise souscrit un trop grand nombre d’abonnements, ou lorsqu’elle paie pour des services qu’elle n’utilise pas… D’où l’importance d’un suivi régulier et précis.

C’est également le cas lorsqu’elle privilégie une gestion manuelle des abonnements, ce qui ouvre la porte à des erreurs humaines potentiellement coûteuses. Sans parler du manque d’efficacité, qui représente également un coût pour l’entreprise.

Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place des stratégies de gestion des abonnements ?

• L’utilisation d’un logiciel fiable : Pour apporter tous ses avantages potentiels à l’entreprise, la gestion des abonnements doit s'appuyer sur un logiciel solide, basé sur l’automatisation. On évitera évidemment la gestion manuelle des opérations liées aux abonnements, bien trop risquée et propice aux erreurs humaines.

• L’automatisation des processus de gestion des abonnements : Pour gagner en temps et en efficacité. Par exemple, avec la solution Payhawk, la validation des dépenses, des factures et des bons de commande offre la possibilité aux équipes financières d'accroître leur efficacité organisationnelle.

• La réalisation d’audits réguliers : Effectuer un suivi régulier permet d’évaluer le nombre d’abonnements en cours, ainsi que l’utilisation qui en est faite. Ce qui permet, in fine, de conduire à de meilleures décisions sur le plan stratégique.

Optimiser la gestion des paiements récurrents pour une meilleure efficacité

Comment une entreprise peut-elle optimiser la gestion de son modèle d’abonnement ? La solution Payhawk, qui permet de réunir toutes les dépenses d’une entreprise sur une seule et même plateforme, vous propose quelques pistes grâce à ses fonctionnalités innovantes.

Tableau d’amortissement pour un meilleur contrôle et une meilleure visibilité des dépenses

Un tableau d'amortissement est un tableau qui permet de prendre en compte la perte de valeur, au fil du temps, d'un bien ou d'une dette. Il peut être utilisé pour un bien en comptabilité, ou pour une dette en matière financière.

Le tableau d'amortissement est un outil essentiel de la planification financière. Grâce à lui, les entreprises peuvent prévoir leurs dépenses, optimiser leur trésorerie et prendre des décisions stratégiques.

Reporting détaillé

La fonction de reporting détaillé permet d’automatiser tous les champs obligatoires relatifs aux notes de frais : catégorie, date, taux de TVA… Cela permet d’améliorer la cohérence et l’efficacité du traitement des notes de frais.

Paiements en masse

Le remboursement des notes de frais est une tâche chronophage, surtout dans le cas où une entreprise gère plusieurs entités. Mais il est important que le processus soit rapide et efficace. Pour rationaliser ce processus, Payhawk propose une fonctionnalité de paiements en masse, qui permet de sélectionner plusieurs dépenses et de les payer en même temps.

Gestion des fournisseurs

Doublons, données erronées… Pour éviter toute anomalie, nous nous assurons chez Payhawk que les informations relatives à vos fournisseurs sont toujours à jour et synchronisées entre notre logiciel et votre système ERP ou de comptabilité.

Vous aussi, vous pourriez bénéficier d'une solution pour mieux gérer vos abonnements et vos dépenses d'entreprise ? Pour en savoir plus, réservez une démo personnalisée dès aujourd'hui !