Comment Payhawk peut vous aider à réinventer une politique dédiée à la gestion des dépenses de votre entreprise ?

Comment socialiser la politique de dépenses de votre entreprise ?

Dans de nombreuses entreprises, les équipes chargées de la comptabilité utilisent encore plusieurs logiciels de gestion obsolètes pour gérer la politique de dépenses et de frais de l'entreprise. Elles s'appuient sur des cartes d’entreprise de crédit physiques attribuées à certains employés, mais pas à tous, qui collectent les notes de frais lors des déplacements professionnels, des réunions, etc.

Les employés doivent ensuite soumettre les reçus avant la fin du mois pour que le département financier puisse effectuer manuellement la pénible clôture de fin de mois.

Simple en théorie mais long et contraignant dans la pratique. En effet, plusieurs problèmes se présentent : les reçus perdus, les dépenses soumises en retard et les employés sans carte d'entreprise qui attendent d'être remboursés.

Souvent, dans les entreprises disposant d'anciens logiciels de gestion des dépenses, la politique de dépenses elle-même se trouve dans un fichier sur l'ordinateur. La politique décrit clairement les limites de dépenses pour des activités et des rôles spécifiques et les flux d'approbation appropriés, ce qui est très bien. Le problème est que personne ne peut la mémoriser et que personne n'emporte le papier pour le vérifier à chaque fois qu'il dépense. En fait, il devient plutôt inutile.

Dites adieu aux processus d'approbation longs et inefficaces

Il est rare, dans le monde des affaires, qu'il existe une solution simple et efficace à vos problèmes. Mais chez Payhawk, nous avons relevé le défi.

Nous proposons des cartes d'entreprise acceptées dans le monde entier, accompagnées d'un puissant logiciel de gestion des dépenses. Cela résulte en une solution qui permet d'en finir avec les traces écrites, les outils traditionnels encombrants, les clôtures de fin de mois stressantes et les politiques d'approbation des dépenses inaccessibles.

Avec Payhawk, vous disposez du cadre approprié pour donner à vos chefs d'entreprise et à vos équipes financières la liberté de personnaliser et de contrôler les budgets et les dépenses de l'entreprise à partir d'une plateforme conviviale.

« En tant qu'administrateur, je peux adapter les limites des cartes d’entreprise instantanément pour répondre aux besoins de l'entreprise. Chaque titulaire de carte dispose d'une limite mensuelle, mais des dépenses imprévues peuvent également survenir au-delà de cette limite », explique Tineke Van Maerken, vice-présidente des finances chez Luxair.

Les fonctionnalités concernant les flux d’approbation et les limites de dépenses de Payhawk

Vous avez donc décidé de mettre en place une politique de dépenses, dans votre entreprise en pleine expansion. Imaginons que vous utilisiez Payhawk et réfléchissez aux avantages que vous ressentiriez en tant qu'entreprise.

Une conformité renforcée
Tout ce dont vous et votre équipe avez besoin est intégré à l'outil Payhawk. Il n'y a pas besoin d'un dossier sur la politique de dépenses de l'entreprise détaillant chaque règlement, processus et procédure. Vous pouvez simplement appliquer et mettre à jour la politique dédiée à la gestion des dépenses de votre entreprise, dans l'outil, en quelques clics. La politique intégrée signifie qu'il est pratiquement impossible pour vos utilisateurs de dépenser sans respecter les règles mises en place.

Politiques de dépenses et flux d'approbation
L'élaboration de politiques dédiées à la gestion des dépenses n'a jamais été aussi simple. Grâce à nos flux d’approbation avancés qui contrôlent instantanément les cartes comme les retraits aux distributeurs de billets, les limites récurrentes et les chaînes d'approbation en un clic pour les demandes, vous pouvez facilement gérer les dépenses de votre équipe depuis la plateforme ou l'application mobile.

Lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications aux cartes de l'entreprise, l'outil Payhawk permet d’effectuer des modifications en masse, ce qui vous fait gagner un temps précieux dans la gestion des contrôles individuels des cartes.

Chaîne d'approbation
Chez Payhawk, nous savons qu'aucune politique d'approbation des dépenses n'est la même. C'est pourquoi nous avons créé des chaînes d'approbation personnalisées qui reflètent vos politiques de dépenses individuelles. Il n'y a pas non plus de chaîne de commandement centrale.

Vous pouvez désigner plusieurs employés responsables de l'approbation des demandes de fonds, ce qui signifie que les approbations reçoivent toujours une réponse. Vous pouvez également définir des limites d'approbation automatiques pour les demandes de fonds, de sorte que vous n'avez pas à harceler les administrateurs ou l'équipe de comptabilité pour des demandes mineures et inférieures à un montant donné.

Toutefois, si votre entreprise nécessite une politique de dépenses plus rigide, vous pouvez fixer une limite récurrente de zéro pour vos utilisateurs et approuver chaque demande au fur et à mesure qu'elles sont faites.

Limites de dépenses
Notre outil permet aux administrateurs de définir des seuils individuels ou d'équipe et de les ajuster à tout moment, en quelques clics seulement. Lorsqu'un utilisateur a besoin de demander plus d'argent, il peut simplement remplir une demande de fonds et le responsable du budget associé recevra des notifications pour approuver ou refuser en temps réel.

Approbations souples
Vous n'êtes pas à votre bureau ? Grâce à la souplesse de notre système d’approbation, les administrateurs ou les responsables du budget n'ont pas besoin d'être connectés sur la plateforme pour approuver les demandes. Passez par l'application Payhawk sur votre appareil mobile pour des approbations instantanées pour votre équipe.

Facilitez la gestion des dépenses pour tous

Avec des politiques de dépenses, les règles du jeu sont beaucoup plus équitables pour tous les membres de l'entreprise. L'équipe comptabilité a une visibilité sur les dépenses et chaque employé qui soumet des dépenses comprend les politiques et les procédures.

Réservez une démo, avec nos experts, dès aujourd'hui si vous voulez en savoir un peu plus.
personne n'emporte le papier pour le vérifier à chaque fois qu'il dépense. En fait, il devient plutôt inutile.