Comment intégrer une politique de dépenses dans la plateforme Payhawk ?

Comment bien intégrer et appliquer votre politique de dépenses ?

Dans de nombreuses entreprises, les équipes comptables utilisent encore plusieurs logiciels de gestion (souvent obsolètes) pour gérer la politique de dépenses et de frais de l'entreprise. Elles s'appuient sur des cartes d’entreprise physiques attribuées seulement à certains employés, pour leurs frais de déplacements professionnels, pour des réunions importantes, etc.

Les employés doivent ensuite soumettre les reçus avant la fin du mois pour que le département financier puisse effectuer manuellement la clôture mensuelle.

Simple en théorie mais long et contraignant dans la pratique. En effet, plusieurs problèmes se présentent : les reçus perdus, les notes de frais soumises en retard et les employés sans carte d'entreprise qui attendent d'être remboursés.

Dites adieu aux processus d'approbation longs et inefficaces

Chez Payhawk, nous proposons des cartes d'entreprise Visa, accompagnées d'un puissant logiciel de gestion des dépenses : une solution idéale pour en finir avec les traces écrites, les outils traditionnels désuets, les clôtures mensuelles stressantes et les workflows d'approbation interminables.

Avec Payhawk, vous disposez du cadre approprié pour donner à vos équipes la liberté de personnaliser et de contrôler leurs budgets à partir d'une plateforme intuitive.

En tant qu'administrateur, je peux adapter les limites des cartes d’entreprise instantanément pour répondre aux besoins de l'entreprise. Chaque titulaire de carte dispose d'une limite mensuelle, mais des dépenses imprévues peuvent également survenir au-delà de cette limite, explique Tineke Van Maerken, VP Finance chez Luxair.

Les fonctionnalités de workflows d’approbation et de limites de dépenses de Payhawk

Vous avez donc décidé de mettre en place une politique de dépenses, dans votre entreprise en pleine expansion. Voici quelques-uns des nombreux avantages de Payhawk en la matière :

Une conformité renforcée
Tout ce dont vous et votre équipe avez besoin est intégré à la plateforme Payhawk. Il n'y a pas besoin d'un dossier sur la politique de dépenses de l'entreprise détaillant chaque règlement, processus et procédure. Vous pouvez simplement appliquer et mettre à jour la politique dédiée à la gestion des dépenses de votre entreprise, dans l'outil, en quelques clics. En intégrant votre propre politique de dépenses, vous vous assurez que vos salariés ne réalisent pas de dépenses non-autorisées.

Politiques de dépenses et workflows d'approbation
L'élaboration de politiques de gestion des dépenses n'a jamais été aussi simple. Grâce à nos workflows d’approbation avancés, vous pouvez contrôler les cartes d'entreprise de vos collaborateurs en intégrant des limites de retraits DAB ou des limites journalières par exemple. En quelques clics, les salariés peuvent entrer leurs notes de frais pour qu'elles soient validées par le manager, via l'application mobile ou la plateforme web.

Payhawk permet également d’effectuer des modifications en masse sur toutes vos cartes, ce qui vous fait gagner un temps précieux dans la gestion des contrôles individuels des cartes.

Workflows d'approbation
Chaque entreprise dispose de ses propres politiques en place. C'est pourquoi nous avons créé des workflows d'approbation personnalisables qui vous permettent de refléter vos politiques de dépenses individuelles.

Vous pouvez désigner plusieurs employés responsables de l'approbation des demandes de fonds. Vous pouvez également définir des limites d'approbation automatiques pour les demandes de fonds, de sorte que vous n'avez pas à contacter les administrateurs ou l'équipe comptable pour des petits montants par exemple.

Toutefois, si votre entreprise nécessite une politique de dépenses plus rigide, vous pouvez émettre des cartes à zéro pour vos utilisateurs, qui devront effectuer une demande de fonds pour chacun de leurs achats.

Limites de dépenses
Notre outil permet aux administrateurs de définir des seuils individuels ou d'équipe et de les ajuster à tout moment, en quelques clics seulement. Lorsqu'un utilisateur a besoin de demander plus d'argent, il peut simplement remplir une demande de fonds et le responsable du budget associé recevra des notifications pour approuver ou refuser en temps réel.

Processus agile
Vous n'êtes pas à votre bureau ? Grâce à la souplesse de notre système d’approbation, les administrateurs ou les responsables du budget n'ont pas besoin d'être connectés sur la plateforme pour approuver les demandes. Passez par l'application Payhawk sur votre appareil mobile pour des approbations instantanées pour votre équipe.

Facilitez la gestion des dépenses pour tous

Grâce à l'intégration de vos politiques de dépenses, les règles du jeu sont beaucoup plus équitables pour tous les membres de l'entreprise. L'équipe comptable a une visibilité sur les dépenses et chaque employé qui soumet des dépenses comprend les politiques et applique les procédures en place.

Réservez une démo avec nos experts si vous voulez en savoir un peu plus.